Решите тревожащие вопросы как можно быстрее и приступайте к своим обязанностям, ведь работать под давлением беспокоящих дел практически невозможно.
Не забывайте, что длительное беспокойство – это также стресс, и он наносит вред организму. Если вы не можете избавиться от тревожных чувств, то поразмышляйте на это тему более глубоко.
Ответьте себе на вопросы:
Беспокоящие вопросы могут возникать довольно редко, и они требуют своего решения, но когда вы ощущаете давление, то здесь необходимы уже более радикальные меры. Если вам трудно понять, что же вас беспокоит или заставляет нервничать, то попробуйте в течение одной-двух недель записывать в таблицу ниже, что, как вам кажется, оказывает на вас давление, и вашу обычную реакцию на это. Например, вас беспокоит, что руководство каждые пять минут требует результаты вашей работы, и как результат вы большую часть времени вы находитесь в постоянной спешке и нервничаете, ошибаетесь. Также напряжение возникает от того, что вы чувствуете обязанность сделать то, что от вас просят или ожидают другие. Вам не хочется везти сестру мужа на корпоратив на другой конец города, но вы же семья, и не можете ей отказать или показаться грубой, поэтому вынуждены согласиться на неудобную просьбу.
Заполните таблицу
После заполнения таблицы подумайте, каким образом вы можете изменить свои реакции на беспокоящие события, или как вы можете повлиять на эти события?
Что вы можете сделать, чтобы сократить и уменьшить появление стрессовых ситуаций?
Правило седьмое: план работы на завтра и градация дел по важности
Еще один простой и эффективный способ научиться концентрироваться на текущих делах – это планировать задачи заранее или на неделю вперед.
Что мы теряем, когда не делаем этого?
– Забываем о важных делах и встречах;
– Не успеваем закончить их вовремя;
– Занимаемся ненужным, теряем время;
– Не знаем за что взяться в первую очередь;
– К концу недели накапливается стопка нерешенных дел.
Можно было бы и дальше продолжить список, но суть не в том, чтобы доказать, что планирование необходимо, а в том, чтобы вы подумали и сказали, как вы решаете, чем вы будете завтра заниматься на работе в первую очередь? Вероятно, вы держите в голове список важных задач или приходите в офис и там получаете список дел?
В любом случае, если вы начнете вносить дела в ежедневник или телефонный календарь- напоминание- это не даст вам забыть срочные задачи и позволит окинуть взглядом весь день или неделю наперед, что дает вам большую мобильность. Помимо всего сказанного, планирование дел на завтра дисциплинирует ум, и вы будете знать заранее, что вы уже успели выполнить, а что следует перенести на следующий день. Беспорядочность действий- самая частая причина потери времени.
Уделяйте особое внимание «окнам», список дел должен быть гибким, чтобы в любой момент вы могли выкрутиться из «форс-мажорных» обстоятельств.
Выделите для себя важные и срочные дела либо на первую половину дня, либо отметьте их красным цветом, а не важные и не срочные, оставьте на конец дня и отметьте зеленым.
Также будьте внимательны, если вчера вы не успели что-либо выполнить, то сегодня не стоит пытаться включить это мероприятие в 15 —минутный перерыв, когда на самом деле для его выполнения потребует больше, чем 3 часа.
Мы так устроены, что часто откладываем какое -либо дело, только потому, что оно является сложным. Мы любим тянуть время и оттягивать неприятный момент встречи с трудностями. На работе это приводит к накоплению нерешенных дел. Обычно, в первую очередь, мы выполняем самую простую задачу, потом беремся за дело посложнее. Если простых дел очень много, то до самого трудного и главного руки так и не доходят.
Чем это оборачивается к концу дня? Потерей времени, несделанными отчетами, недовольством начальства и вашим испорченным настроением.
Возвращаемся в студенчески годы, где «талантливые» студенты: пишут диплом в последнюю ночь перед защитой и в итоге все получается из рук вон плохо, допускаются грубые ошибки и недочеты. Вы недовольны ни собой, ни своей работой.
Этого можно избежать, если взять себе за правило делать сложные дела первыми. Данная истина стара как мир, но не многие ей следуют. Не делайте простые задачи в первую очередь, правильно рассчитывайте свои силы и цените свое время!
Только представьте, как вы с самого утра, закатав рукава, рьяно беретесь за сложное дело и к обеду, с чувством триумфа свободно вздыхаете: «Я закончил! Сложности позади!». Впереди еще полдня, а перед вами остались самые простые и легкие дела, которые вы решаете быстро и с удовольствием. В концу рабочего дня вы все еще полны сил, все задачи сделаны, приоритеты расставлены, со спокойной душой можно отправляться домой.
Если бы день шел как обычно? Вы оставили самое сложное на последние часы работы, время заканчивается, а вы уже устали и нервничаете, т.к. начальник может оставить вас еще на пару часов сверхурочно. Не терпится домой, но нельзя! Вы из последних сил трудитесь над проектом, а он все никак не хочет решаться и заканчиваться. Уже восьмой час вечера, на улице темно и мокро, вы решаете оставить это на завтра… а дома все еще думаете о сложном деле, перебираете в уме разные варианты… Вы очень устали.
Не очень радужная картина.
Берем за правило: делаем сначала сложные, а затем простые дела.
Потренируйтесь составлять список дел на завтра и одновременно правильно расставляйте приоритеты и важные дела.
Попробуйте найти свой вариант эффективного планирования задач и их решения. Может быть у вас есть свой уникальный способ распределения дел?
Если вам удобнее планировать в телефоне, то воспользуйтесь соответствующими приложениями, вам помогут:
Outlook Exspress
Todoist
2Do
TimeSpread
ACalendar
Remember The Milk и так далее.
Данных программ множество на любой цвет, вкус и язык интерфейса. Устанавливайте и учитесь планировать эффективно.
Таблицы и упражнения, которые представлены ниже необходимы только тем, кто не успевает все делать вовремя, для кого работа превратилась в рутину, которую трудно выполнить з-за постоянной потери времени. Если же вы наоборот, излишне сосредоточены на часах и точности, то спросите себя, не слишком ли вы зависите от времени? Даете ли вы себе небольшие поблажки или постоянно испытываете давление времени, которого всегда так мало? Не трудоголик ли вы?
Попробуйте провести целый день без наручных часов или телефона, чтобы не смотреть на циферблат. Сначала проживите день без часов, а затем выполните тест11:
Выберите один ответ от а до е и подсчитайте баллы:
а- 5 баллов, b-4 балла, с- 3 балла, d-2 балла, е- 1 балл.
1. Без наручных часов/ без телефона, я почувствовала, что:
a) Намного меньше контролировала свою рабочую нагрузку.
b) Несколько меньше контролировала ее.
c) Уровень контроля изменился.
d) Немного больше контролировал ее.
e) Контролировал ее намного больше.
2. Без часов я ощущала:
a) Сильное беспокойство.
b) Не особо беспокоилась.
c) Уровень обеспокоенности не изменился.
d) Несколько меньше беспокоилась.
e) Вообще не беспокоилась.
3.Без часов я чувствовала:
a) Большую напряженность.
b) Небольшую напряженность, искала, где можно посмотреть который час.
c) Уровень напряженности не изменился.
d) Меньшую напряженность.
e) Вообще не напрягалась.
4. Без часов я:
a) Сделала намного меньше работы, чем обычно!
b) Сделала меньше работы.
c) Количество работы не изменилось…
d) Сделала чуть-чуть больше работы.
e) Выполнила много работы.
В конце оцените ваши ответы суммируя набранные баллы:
15—20 баллов: для вас большую роль играет привычка и заведенный порядок. Почему некоторые вещи вы делаете в определенное время дня? Навязывается ли вам такой порядок или вы вольны его изменить? Каким образом можно перестроить свое расписание, чтобы более эффективно организовать время?
9—14 баллов: здесь на организацию времени больше влияет привычка, чем эффективная организация времени. Это может вызвать ненужный стресс. Пересмотрите свои привычки, чтобы вам было удобнее заниматься своими делами.
0—8 баллов: вас не очень сильно стесняет давление времени. Это хорошая основа для усвоения приемов более эффективной организации времени и уменьшения стресса
Итоги!
Ближе к окончанию рабочего дня, подведите небольшие итоги сделанного за сегодня.
– Все ли вы успели сделать?
– Что еще осталось не оконченным?