г) Ваша основная причина- не успела, потому что долго выбирала одежду и делала макияж. Внешний вид на работе- дело ответственное, и если вы знаете за собой дурную привычку опаздывать из-за задержек в гардеробе, то приучайте себя выбирать и одежду с вечера. Даже засыпая достаточно подобрать в уме завтрашний внешний вид, чтобы с утра не примерять по несколько раз фасоны и стили. Вы же знаете, если вы вдруг решите поменять блузку на другую, то придется переодеваться полностью начинаю от нижнего белья и заканчивая туфлями.
Если вам действительно важно приходить на работу вовремя и быть хозяином своего времени, то потрудитесь изучить способы своих опозданий и устранить их. Умело пользуйтесь своим временем.
Правило второе: все успеть невозможно или не прыгайте выше головы!
Как бы умело вы не планировали список дел или штурмовали трудные задачи- всегда появляется некий предел своих возможностей. Неразумно пытаться в течение дня выполнить 20 различных задач, так как от спешки будет страдать качество работы, а вы получите дозу усталости и раздражения. Например, я по складу характера, темперамента и других личных особенностей не умею медленно работать и люблю заниматься несколькими делами одновременно (природа женщин этим даром явно не обделила). Я прихожу в ужас, когда приходится работать с людьми, привыкшими к медленному темпу: кто плавно, не спеша разговаривает, тянет мысль словно она резиновая и никогда не закончится. Через пять минут разговора я уже теряю нить беседы и уношусь мыслями далеко вперед, успевая попутно выполнить мелкие дела и подумать о великом.
Сейчас я живу под девизом «все успеть невозможно» ибо спешка не раз оборачивалась для меня казусами и неприятностями. Приходилось что-то переделывать, начинать заново, возвращаться обратно, что еще больше меня задерживало и выводило из себя.
Если на работе вам дают сразу несколько поручений, то не спешите выполнять их все сразу. Для начала определитесь, что вам важнее: качество или количество. Есть предприятия, нацеленные на скорость и на количество, для них не важны внешний вид продукта, товара, плана, главное выполнить в срок, для других все наоборот. К какой категории относитесь вы? Ваша работа требует от вас скорости или качества?
В конечном счете, чрезмерные умственные и физические нагрузки (а когда мы пытаемся успеть все и сразу- это и есть, своего рода, нагрузка), вскоре довольно ощутимо дают о себе знать. Напряжение возникает от того, что вы не успеваете выполнить поставленную задачу в срок, драгоценные минуты истекают, начальник выразительно на вас поглядывает, вы торопитесь еще больше- пишите обеими руками, в уме складываете цифры, и проговариваете текст презентации, с мольбой смотря на часы. Длительные нагрузки приводят к усталости, головной боли, гипертонии и болезням желудка и так далее.
Упражнение «Колесо времени».
Выполните небольшое упражнение «Колесо времени»9, с его помощью вы увидите, в какой области у вас есть «неполадки», и куда следует направить ваше внимание, чтобы улучшить качество работы и сократить потерю времени.
Определите свой уровень компетенции в настоящее время, что вам удается выполнять лучше всего, в какой области вы ас, а над какими практически не задумываетесь? Отметьте на осях точки, где 1- очень низкий балл, а 10- очень высокий, затем сравните баллы по всем осям, и соедините линии выбранных баллов, как на примере ниже.
У меня получилась такая картина…
Как вы видите, меньше всего я умею «избегать оттягивания» (умышленно занимаюсь другими делами, лишь бы не садиться за необходимое), также «самодисциплина» и «отлаженные методы работы» – получили самые низкие баллы. Отталкиваясь от областей с наименьшими баллами, можно найти для них решения и как минимум помочь себе эффективнее работать с наименьшими душевными затратами, а как максимум можно позаботиться о своем здоровье.
Заполните ваше колесо времени.
Таким образом ваши слабые места ясно показывают где вы теряете время и с чем необходимо бороться в первую очередь.
Еще одно популярное упражнение «Учет времени», поможет найти и устранить вашу потерю времени. Не все люди знают, на что они действительно тратят свое время (свою жизнь), самые распространенные пожиратели времени нами не замечаются или не считаются таковыми. Есть единственная сложность в этом простом упражнении: записывать потраченное время необходимо сразу же после какого-либо законченного дела, а не оставлять это на вечер, полагаясь на свою память. Заполнять ваш список дел и потраченные часы по вечерам, после работы бессмысленно т.к. вы можете забыть какие-то мелочи и незначительные дела. Вам необходимо записывать «все время» – начиная от подъема, поездки до работы, и каждое выполненное дело в офисе, а также даже то, что вы вообще ничем не занимались и предавались праздному безделью, что особенно важно учесть!
Записи лучше всего вести каждый день в течение недели! Важно не округлять или приуменьшать потраченные минуты, учет времени вы делаете исключительно для себя и если вы увидите, что большую часть времени расходуете на пустые разговоры, «хождение» по Интернету и перекуры, то это еще не повод искать себе оправдание и сваливать вину на других. Если вы действительно хотите научиться эффективно и плодотворно проводить время на работе, а она занимает большую часть нашей жизни, то ведите учет времени правильно, не обманываясь и не пуская себе пыль в глаза.
Приведу пример, как НЕЛЬЗЯ вести хронометраж/учет времени. Данный отрывок из дневника Николая II10:
«11 января 1890. Четверг. Занимался с Леером, чуть-чуть не заснул от усталости.
12 января 1890. Пятница. Встал в 10—30. Я уверен, что у меня болезнь- спячка, т.к. никакими средствами до меня добудиться не могут. Катались на катке Воронцовых. После закуски поехали в Александрийский театр. Потом отправились на ужин к Пете. Порядочно нализались и повеселились.
25 января 1890. Четверг. Утром был с Леером. На каток приехали три Воронцовых. Возились с ними до после чаю.
27 января 1890. Суббота. Встал поздно, чем урезал Леера на два часа».
Как вы поняли из дневника Николая II- такой учет времени для нас абсолютно бесполезен. Таким образом мы не узнаем, сколько времени вы бы потратили на какое-либо дело, на дорогу, с каким задачами вы справились легко, а какие вызвали трудности, и конечно, неясно каковы основные поглотители времени и что необходимо устранить или изменить для более эффективного распределения времени и дел. Для наглядности приведу свой учет времени:
Желательно, чтобы ваш учет времени был таким же подробным. Если вы большую часть времени проводите в офисе, то записывайте сколько времени у вас ушло на решение того или иного дела, с кем пришлось долго разговаривать не по теме работы, кто отнимал ваше время излишними просьбами. Это же касается и тех, кто занят больше дома по хозяйству и с детьми. Для записей подойдет обычный блокнот и ручка. Всегда берите его с собой и записывайте все дела в течение недели, в течение каждого дня, а в конце сделайте вывод, на что больше всего вы тратите свое время и каким образом это можно исправить? И самое главное, на что вы тратите свое время с пользой, а на что совершенно бездарно.
После того, как вы в течение недели выполняли упражнение «Учет времени» заполните таблицу ниже:
Правило третье: проводим субботник на рабочем столе
Самый простой, но не менее важный пункт – это держать свой рабочий стол в порядке. Надеюсь, что вы не человек творческих профессий, стол у которых напоминает поле военных действий, вмещающее все от сломанных ручек и заканчивая старым бутербродом. Понимаю дизайнеров, писателей, портных и т. д. кто держит под рукой то, что может пригодится сию минуту, им не досуг искать буклеты или нитки в шкафчиках и отделениях.
Всем остальным необходимо навести порядок на своем столе, разложить многочисленные папки по полкам, каждую подписать и убрать в них соответствующие документы, отчеты, проекты и задачи. Систематизировав их по алфавиту или по годам вы облегчите себе работу на 50%. Вы больше не будете в панике метаться по кабинету в поисках нужных бумаг, так как вы знаете, где они лежат, и как их найти.
Данная систематизация также относится к вашему компьютеру. Вас не приводят в ужас сотни папок, документов, картинок, разбросанных по разным углам? Чтобы найти нужный документ необходимо как следует напрячь зрение и водить курсором по каждой папке читая названия. Вас это не раздражает?