Читать интересную книгу Семейная жизнь наизнанку, или Что посеешь, то и пожнешь! - Ксения Гермес

Данная систематизация также относится к вашему компьютеру. Вас не приводят в ужас сотни папок, документов, картинок, разбросанных по разным углам? Чтобы найти нужный документ необходимо как следует напрячь зрение и водить курсором по каждой папке читая названия. Вас это не раздражает?

Потратьте несколько часов на то, чтобы все рассортировать в компьютере и удалить ненужные файлы, если вы уже несколько месяцев к ним не притрагивались, не просматривали и уже забыли, что хранится внутри папок.

Удалите файлы, не относящиеся к работе: музыкальные клипы, фильмы, картинки, игры и поставьте в своих социальных сетях статусы «Не доступен. Работаю!».

Наведите порядок в компьютере, на своем столе, в шкафах и полках, и вы почувствуете свободнее, и заметите, что ваш рабочий кабинет стал более просторным.

Также не открывайте по 25 вкладок в браузере и не пытайтесь судорожно искать нужную, сразу же закрывайте лишнюю или добавляйте ее в закладки (Ctrl+D) – и вы всегда сможете быстро найти нужные страницы.

Проведя ревизию в своем кабинете, вы не потеряете важный документ или заявление, и сможете быстро и вовремя находить необходимые файлы и предоставить их по требованию. О вас будут отзываться как о человеке, у которого все четко и систематизировано, у кого все под рукой и на кого можно положиться. Порядок – это дело привычки. Приучайте себя к хорошему!

Советую прочесть книгу Масааки Имаи «Кайдзен, ключ к успеху японских компаний», сравните как работают японцы и как работают русские.

Не обрастайте ненужными вещами!

Правило четвертое: что нам не дает сосредоточиться?

Как я уже писала выше, нас постоянно окружают потоки информации: шум от рекламы, музыка, гул голосов прохожих, шум от транспорта, гудки машин, яркие рекламные баннеры – все проходит через наше восприятие- глаза, слух, обоняние и кожу.

Что вас окружает на рабочем месте?

Делая годовой отчет, уникальный проект, проверяя домашнюю работу и т.д., многие одновременно успевают перекусить, сходить на перекур, послушать музыку, пообщаться в «Агенте», «вКонтакте», «Одноклассниках», и подумать о текущем отчете или проекте. Кажется, что это элементарно, но мы не замечаем, какое влияние оно оказывают на нас. В итоге, спустя несколько часов у вас ухудшается память, снижается восприятие, ухудшается координация, вы начинаете «зависать», вам труднее сосредоточится, вы больше раздражаетесь и еще больше устаете. К концу дня вы измотаны, хотя практически еще ничего не успели сделать.

Вы можете заниматься несколькими вещами одновременно, но от этого ваш мозг перегружается и «дает сбои». Когда ему необходимо быстро переключаться с одной деятельности на другую: одновременно успевать думать о проекте, слушать музыку, переваривать пищу, отвечать подруге в «What’s App», через некоторое время он начинает закипать и постепенно «отключаться». Из-за многих отвлекающих факторов мозг быстро устает и вам трудно сосредоточиться, отсюда усталость, апатия и раздраженность к концу дня.

Замечали ли вы, что иногда вам трудно сосредоточиться? Это может выглядеть, как легкая рассеяность, когда вы долго ищите необходимый документ или предметы, вспоминаете, что нужно оставить кому-то сообщение, вас затягивает в Сеть, но вскоре вы возвращаете в реальность и снова пытаетесь заняться проектом, но перед этим лучше бы и кофе попить, чтобы собраться…

Для того чтобы войти в ритм и начать ПЛОДОТВОРНО работать, а это касается всех профессий, НАМ ТРЕБУЕТСЯ ОКОЛО 30—40 МИНУТ, на то, чтобы вникнуть в очередной отчет. Если каждые 10 минут вы отвлекаетесь на общение, музыку, кофе, то, во-первых, от этого страдает качество вашей работы, а во-вторых ваш организм, который через несколько часов устанет, так ничего практически не сделав.

Не делайте несколько вещей одновременно!

Не смотрите краем глаза телевизор, не слушайте музыку и не общайтесь в чатах, когда вам срочно нужно напечатать отчет, ответить на деловое письмо или подумать над дизайном рекламы.

Итак, давайте подумаем, что же вас чаще всего отвлекает в рабочие часы? Поставьте баллы от 1 до 10 напротив выбранных пунктов, где 1 балл- это меня не отвлекает, а 10 баллов- совсем не дает сосредоточиться. Ниже дополните свои варианты, если не нашли необходимого.

Чтобы лучше погрузиться в выполнение какой-либо задачи необходимо избавиться от всех отвлекающих факторов и сосредоточиться только на одном деле. Так вашему мозгу легче работать, он не будет закипать от постоянного переключения на несколько вещей сразу.

Чтобы проверить, как вам мешают или «помогают» отвлекающие факторы достаточно прийти на работу и заниматься своими делами в привычной суетливой обстановке и в конце дня отметить для себя насколько вы устали и насколько продуктивно поработали.

На следующий день сделайте все по-другому: придя на рабочее место, отключите музыку, не запускайте социальные сети, почту, и не проверяйте телефон каждые 15 минут. Вместо этого занимайтесь рабочими процессами, в конце дня отметьте для себя насколько вы устали, и насколько продуктивно прошел день.

Заранее предупреждаю, что первые несколько часов/дней вы будете обеспокоенно «нырять» в телефон и соц. сети. Но ваша зависимость постепенно пройдет примерно через 1—2 недели.

Для чтобы не забыть отметить разницу, используйте таблицу ниже:

День 1 обычный

День 2 БЕЗ отвлекающих факторов

Надеюсь, что этот простой эксперимент покажет вам, что можно работать много и меньше уставать, просто занимаясь только одним делом, не перескакивая с одного на другое.

Правило пятое: избавляемся от ненужных гостей!

Что делать, если коллеги мешают своей беседой и хотят обсудить с вами вчерашний день, и тем самым убить 2 часа времени?

Вы, наверное, замечали, что не всегда вам удобно разговаривать на отвлеченные темы с кем-то из коллег, когда у вас «дело горит» и нужно срочно выполнить план до обеда. И как не вовремя подруга заскочила обсудить новое платье, и уже удобно устроилась в вашем кресле подробно смакуя покупку. Неумение выпроводить «праздно слоняющихся болтунов» приравнивается к неспособности сказать «нет», когда вам этого так хочется. И многие стоят перед дилеммой: отказать подруге и возможно этим ее обидеть, либо терпеливо выслушать, но потерять время и затем в спешке заниматься своими отчетами. Есть несколько простых способов дать понять коллегам, что вы не настроены обсуждать личные темы и вас сейчас лучше не беспокоить:

1. Если подруга зашла к вам в кабинет, то вы можете сделать вид, что вам необходимо выйти за бумагами в другой отдел или офис. Это не даст ей возможности удобно расположиться в кресле для продолжительной беседы.

2. Если этот способ не принес результата, и вас настойчиво ждут для продолжения рассказа, то вернувшись (а лучше и вовсе не возвращаться длительное время), не садитесь рядом с назойливым гостем. Останьтесь стоять перед сидящим, возвышаясь над ним, и ваш коллега или подруга будет вынужден покинуть кресло, чтобы разговаривать лицом к лицу. Когда он поднимется, вы можете повторить попытку из пункта №1 и вывести следом за собой собеседника.

3. Если вы будете стоять к нему спиной или боком, то данный «прозрачный» намек также станет понятен непрошенному гостю.

4. Также отлично помогает «активная» переписка по телефону или отсутствующий взгляд у монитора компьютера. Если вашему собеседнику не все равно с кем говорить, со слушающим человеком или со стенкой, то увидев ваш рассеянный взгляд, он поймет, что его не слушают и ретируется к себе.

5.Самая простая возможность не пускать к себе назойливого посетителя – это прикрепить на дверь табличку «Занят! Не беспокоить!» и заранее сказать об этом коллегам.

6. Если есть возможность, то просто опустите жалюзи на окнах выходящих в офис и закройте дверь не замок. Менее радикальный способ- это загородить вход к вам, каким-нибудь крупным предметом: тумбой, большим цветочным горшком, креслом и т. д.

7. Также достаточно просто сказать вошедшему, что сейчас не время, вы очень заняты и назначить встречу позже, когда вы разберетесь со своими делами.

Правило шестое: Решите вопросы, которые вас тревожат

Одним из самых сильных отвлекающих факторов, которые мешают в работе и порождают напряжение и рассеянность – это домашние проблемы, которые вам срочно необходимо решить. Вам некогда думать над задачей, которую поставил перед вами руководитель, т.к. вы обеспокоены, плохими оценками сына.

Чувство вины и стыд также отвлекают от работы. Ссора с кем-то из коллег, ваша обида и злость не будут помощниками в течение всего рабочего дня. Если в офисе есть люди, которые «заставляют» вас чувствовать себя не в своей тарелке или у вас с кем-то из коллег частые конфликты на почве личной неприязни, то имейте ввиду, подобные вещи также оказывают негативное влияние на ваше здоровье и на ваше отношение к работе.