Уделите время (или выделите время в будущем) созданию списка приоритетных и незначительных задач. Используйте рис. 5.2, чтобы выделить время для значимой работы в последующие две-четыре недели. Отложите в сторону задачи низкой ценности.
Рис. 5.2. Запишите свои планы, которые помогут вам правильно расставить приоритеты
В: Как быть, если все задачи в моем списке дел срочные и требуют безотлагательного внимания?
О: В такие моменты кажется, что стресс нарастает внутри вас как ком. Не поддавайтесь этому состоянию. «Сделайте паузу», скажите себе, что найдете способ выполнить все важные задачи, а затем визуализируйте состояние удовлетворенности, которое вы почувствуете, преодолев кризис. Составьте два списка: в первый занесите реальные рабочие задачи (с разбивкой по проектам), а во второй – легко осуществимые текущие административные задачи. Сразу приступайте к выполнению дел из первого списка, не зацикливаясь на всем перечне. Полностью концентрируйтесь на одной задаче и используйте представленную ниже методику «3М/2П», которая поможет вам решить, с чего начать:
• Минуты – сколько у вас сейчас есть времени на выполнение своего списка дел? Если только несколько минут, то откажитесь от большинства легко реализуемых задач. Если у вас не будет времени, чтобы в обозримом будущем выполнить весь список задач, постарайтесь завершить любые из оставшихся приоритетных проектов.
• Мерило успеха – что является определяющим фактором вашего успеха? Если генерирование прибыли, уделите время самой важной задаче, которая приблизит получение дохода. Если основной критерий – завершение проекта или получение определенного результата, проанализируйте график управления проектом и определите приоритет выполнения этапов проекта или приоритет решения задач, чтобы приблизиться к завершающей стадии проекта.
• Мотивация – выделите задачу, которая, возможно, не самая важная, но которая снимет с ваших плеч самое тяжелое бремя, вселяя в вас уверенность и мотивируя на выполнение других задач.
• Последствия – какая задача в случае ее невыполнения приведет к наибольшему риску или неприятностям? Начните с нее!
• Противоречия – если перед вами слишком много приоритетов, потому что вы получили противоречащие друг другу указания или перегружены работой, составьте план по решению проблемы, которая спровоцировала эту ситуацию (например, недостаток коммуникации между двумя управляющими), прежде чем вы перейдете к выполнению задач, которые только ее усугубят.
В: Как мне учесть все мои приоритеты и не потеряться в огромном море задач?
О: Многим из моих клиентов помогает составление плана действий, на которое они тратят 10–20 минут утром или в начале недели. Они набрасывают список задач, структурируя, таким образом, свой день. Кроме того, они прогнозируют (и включают в свой график) проекты, которые должны появиться в течение недели или месяца. Затем ежедневно они корректируют список. Каждый день вы реагируете на препятствия и пытаетесь справиться с заминками. Как следствие, рекомендуется планировать свой график заблаговременно, насколько это возможно, чтобы воплощать в жизнь продуманные решения, а не реагировать импульсивно и спонтанно. Расстановка приоритетов требует интеллектуальной силы. Вам нужно удерживать в голове разную информацию и с учетом этого принимать решения. Таким образом, вы должны «расставлять приоритеты в порядке приоритета»{64}. Те специалисты, которые каждый вечер продумывают план работы на следующий день (или делают это утром), чувствуют, что их рабочий день проходит более организованно и продуктивно.
В: Как быть, если мне кажется, что я должен сделать все сам, но не могу доверить эту работу никому?
О: Я понимаю! У вас нет времени, чтобы кого-нибудь обучить, а даже если бы время и было, вам кажется, что никто никогда не выполнит эту задачу лучше вас.
Вы поставили перед собой четкие цели… но разрываетесь на части. В таком состоянии можете ли вы быть достаточно внимательными к людям и проектам, которые для вас наиболее важны? Или вы позволили стрессовой ситуации полностью вас поглотить? Если да, значит, вы к тому же лишаете людей вокруг себя возможности учиться и расти профессионально.
Ищите возможности делегировать функции и задачи. Юрист фармацевтической компании, на протяжении долгих лет заставлявшая себя «делать все и даже больше», описывает эту ситуацию так: «Это как жонглирование. Я поняла, что необходимо разграничивать стеклянные и резиновые шары – внимание следует уделять стеклянным шарам, а резиновые шары не страшно уронить или передать кому-нибудь другому».
Если вы не можете делегировать обязанности по той причине, что вокруг вас нет людей, способных выполнить необходимую работу, пройдите «свою половину пути». Сделайте так, чтобы сотрудники, которые не показывают должных результатов, получили возможность проявить себя (см. главу 11). С другой стороны, при отсутствии у них прогресса не стесняйтесь и найдите того, кто выполнит задачу лучше. Существенная часть стресса обусловлена тем, что мы миримся с низкой квалификацией или избегаем прямого обсуждения неудовлетворительных результатов, пытаясь сохранить «дипломатичность». Несите ответственность за «свои 50 %» – относитесь к другим с уважением, но при этом помогайте им выйти на нужный уровень.
Если вы делегируете, не забывайте при этом ставить цели. Визуализируйте успех и убедитесь, что ваши сотрудники также визуализировали эту картину. Не говорите: «Сделайте это и это», позволяя им сразу покинуть ваш кабинет. Стимулируйте их активно описать, какой план действий они предпримут для достижения поставленных целей. С самого начала задайте планку и разработайте план контроля. Хотите ли вы, чтобы они самостоятельно занимались проектом, предоставив вам лишь результат? Или вы разобьете проект на этапы и будете контролировать завершение каждого из них? Разработайте план коммуникации и заранее обговорите все контрольные даты. Поскольку ваши подчиненные позволяют вам в полной мере проявлять вашу профессиональную компетенцию, вы просто обязаны помочь им продемонстрировать их умения!
В: Как я могу сказать «нет», не ощущая при этом вины и не задевая чувства других?
О: Прислушайтесь к интуиции. Связано ли ваше чувство долга с искренним желанием завершить проект или же с дискомфортом из-за того, что вы отказываете другому человеку, которому что-то от вас нужно? Если вы готовы сказать «нет», когда это связано с работой, убедитесь, что вы заручились «прикрытием с воздуха» в виде одобрения вашего начальника. Вот несколько советов, как говорить «нет», не испытывая при этом угрызений совести.
• Будьте прямолинейны – донесите до собеседника четко и ясно, почему вы не можете выполнить его просьбу вообще или в установленные им сроки. Попросите больше времени или переиграйте задание. Измените его ожидания!
• Будьте искренни – объясните ситуацию: «Мы только что скорректировали наши приоритеты, и передо мной сейчас стоит другая задача… Из-за этого я не смогу уделить должное внимание вашему проекту». При необходимости обратитесь к своему начальнику: «Я работаю над проектом по поручению […] (при наличии нескольких управляющих), и сейчас мне необходимо сконцентрироваться именно на этой работе». Искренне поделитесь своими чувствами: «Когда вы только попросили меня об этом, я воспринял задачу с энтузиазмом, так как […], затем я все хорошо обдумал» или «Мне искренне жаль, но я ничем не смогу вам помочь…» Будьте вежливы и можете извиниться, если это ваши искренние чувства: «Я искренне вам признателен за то, что вы ко мне обратились, но я сейчас очень занят» или «Сейчас у меня абсолютно нет времени и ресурсов, чтобы уделить вашей просьбе должное внимание. Позвольте мне порекомендовать вам того, кто сможет вам помочь». Если вам сейчас особенно сложно, можете «переложить вину» на другого: «Я пообещала (мужу, сыну и т. д.), что буду ужинать дома хотя бы три раза в неделю» или «Я пообещала дочери, что приду на игру в субботу…»
• Будьте открыты – ответьте «нет» на определенную просьбу, но постарайтесь при этом сохранить возможность отношений в будущем. Поинтересуйтесь, можете ли вы оказать помощь, которая потребует меньших затрат, например набросать тезисы для обсуждения вместо участия в деловой встрече. Спросите, можете ли вы выполнить эту просьбу, когда у вас появится больше времени, или порекомендуйте кого-то другого. Предложите выполнить то, что вы действительно в состоянии сделать, даже если ваше предложение отличается от первоначальной просьбы. Кроме того, не забудьте спросить, как идут дела, когда в следующий раз встретите этого человека. Таким образом вы продемонстрируете свою заинтересованность в исходе.