Независимо от того, являетесь ли вы членом команды или ее лидером, важно придерживаться принципов управления проектами: заранее оговорите исходные условия проекта, план его реализации, а также условия его контроля.
Когда вы только начинаете сотрудничество с новым деловым партнером, помощником или руководителем, избыток коммуникации лучше, чем ее недостаток. Уточните, какой формат коммуникации они предпочитают, и расскажите, как можно выстроить оптимальную схему работы с вами. Если вы предоставляете профессиональные услуги, то предварительная фаза обсуждения условий с клиентом формирует ожидания от всего сотрудничества в целом: потом всегда намного сложнее вернуться назад и что-то изменить, чем сразу все сделать как надо. В этот момент вы чувствуете себя уязвимым, поскольку вы еще не получили работу и не доказали свою ценность. Поэтому, вместо того чтобы обсудить условия работы и систему вознаграждения, вы, вероятно, думаете: «Сейчас пусть они идут, мы поговорим об этом потом». Если именно так вы обычно и поступаете и если вас все же утвердили для выполнения проекта, постарайтесь избежать создания замкнутого стрессового круга – заранее обсудите время дополнительного общения с клиентом или условия внесения изменений.
Избавьтесь от дел, которые впустую тратят ваше время
Можете ли вы перечислить пять дел, которые отнимают больше всего времени в течение дня? Знаете ли вы, почему вы изначально занимаетесь этими делами? Например, если вы «сидите в интернете», то задумайтесь о причине. Может, вы пытаетесь справиться с волнением или скукой? Проверяете ли вы постоянно электронную почту, чтобы чувствовать свою необходимость? Возможно, вам трудно сосредоточиться на работе, которую вы выполняете, потому что она слишком сложна? Или же серфинг в интернете, в общем, бесцелен? Может, вы «не там ищете», пытаясь установить значимые связи в социальных сетях? Если так, постарайтесь найти способ удовлетворять такие базовые потребности более конструктивно или же ограничьте время, которое вы на них тратите.
Можно ли автоматизировать или систематизировать какое-либо действие, отнимающее у вас время? Совсем недавно я начала использовать систему, которая автоматически фильтрует и упорядочивает входящие электронные сообщения в соответствии с требованиями, которые я создала. Это экономит мне несколько часов в неделю. Бинго!
Здесь у вас есть возможность инициировать внедрение в вашей компании принципов корпоративной культуры, ограничивающих стандартные факторы, отнимающие время. Многие организации вводят специальные правила, предоставляя сотрудникам время на размышление и завершение работы{79}.
«Приручите» свою электронную почту
Люди часто жалуются, что чрезмерное число электронных сообщений «высасывает» из них время и умственную энергию. Я снова обратилась за советом к Клэр Долан, вице-президенту Oracle Corporation. Она в корне изменила принцип использования электронной почты в своей компании, что помогло ее сотрудникам значительно повысить ясность мышления при выполнении рабочих задач. Долан объяснила: «Большинство людей не могут работать в полную силу, если получают 100 электронных писем в день. Я попросила своих сотрудников запомнить, что электронное письмо – всего лишь очередной метод коммуникации, другими словами, это не “сама работа”! Моя команда отреагировала на мое заявление тем, что начала с большей разборчивостью относиться к своей электронной переписке. Они начали общаться друг с другом и обсуждать решение проблем, не засоряя электронный ящик. После этого наша результативность повысилась, а сами сотрудники отныне испытывают меньше стресса»{80}.
Независимо от того, как справляется ваша компания в целом, вы всегда можете научиться контролировать собственную электронную почту. Я рекомендую работу Дэвида Аллена (и я включила его сайт в список дополнительных источников в конце этой главы). Его подход поможет вам научиться фильтровать электронные письма: те, которые требуют немедленного внимания (можно либо немедленно принять меры, либо перенести письма в список задач, удаляя из входящих, либо делегировать, либо отложить) и которые не требуют немедленного внимания (в этом случае вы можете отправить письмо в архив или вовсе удалить его). Если вы не заняты в отделе по работе с клиентами, когда ваши обязанности предполагают ответ на электронные письма в режиме реального времени, выделите регулярное время для проверки входящих сообщений вместо того, чтобы делать электронную почту экраном по умолчанию. (Лучше установите на рабочий стол мотивирующую заставку, которая будет напоминать о вашей «точке горизонта»!) Сообщите всем время, когда вы проверяете электронную почту и когда от вас можно ожидать ответ.
Мы обсудили несколько способов повышения эффективности. Вы можете попробовать использовать одну из представленных стратегий примерно на протяжении недели, пока не набьете руку, или же выберите те, которые больше всего вам импонируют (не стоит пытаться запомнить и реализовать все сразу).
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕВыполните упражнения по определению своих приоритетов, заполнив таблицу задач высокой значимости и незначительных дел. Таким образом, вы освободите время в рабочем графике и сможете сконцентрироваться на том, что важнее всего.
Составьте свой список отвлекающих факторов и будьте готовы свести к минимуму время, которое вы на них тратите. Определите на будущее критерии реагирования на отвлекающие факторы – Принимать, Отклонять или Ранжировать.
Составьте план, используя «мышление развития», как быть доступным для других на своих условиях.
Проанализируйте подходы, которые помогут вам сделать любое рабочее взаимодействие более эффективным и добиться более высоких результатов. Вы можете время от времени освежать их в памяти или написать самому себе заметки, которые будут у вас на виду в самых сложных ситуациях (например, в самом верху вашего блокнота).
НА ЗАМЕТКУСуществует три подхода, как научиться контролировать свой рабочий день до того, как он начнет контролировать вас.
• Еще раз пересмотрите шаги, предложенные в первой части этой главы, чтобы выявить свои сильные стороны – именно они должны лечь в основу вашей роли в компании или вашего личного бизнеса. Затем определите уровень, на котором вы сможете показать действительно высокие результаты и выполнять вашу работу: когда возникают проблемы, берите инициативу в свои руки, отсеивая все маловажные дела, на которые вы тратите время.
• Чтобы сохранить производительность, необходимо четко понимать, почему вы постоянно доступны для других и допускаете, чтобы вас отвлекали. Определите критерии, которые помогут вам целенаправленно реагировать на поступающие поручения и сообщения. Выделите время для того, чтобы «расставить все по местам» в перерывах между основной работой. Используйте акроним П-О-РА (Принять, Отклонить или Ранжировать), который поможет вам решить, как реагировать на отвлекающие факторы.
• Прежде чем погрузиться с головой в проект, уделите некоторое время размышлению о том, как вы собираетесь его реализовать, чтобы достигнуть желаемого результата и чтобы вам не пришлось переделывать работу.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕСУРСЫDavid Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity{81} и программы на сайте www.davidco.com
Rich Schefren, From Frustration to Freedom for Entrepreneurs и www.strategicprofits.com
Чтобы определить ваши сильные стороны:
Strengthsfinder 2.0 www.strengthsfinder.com/ или Kolbe Index http://www.kolbe.com/
Для умения задавать точные вопросы и отвечать на них, а также для развития критического мышления: www.vervago.com
Прикладные инструменты:
Sane Box – фильтр электронной почты, www.sanebox.com
Rescue Time – показывает, как вы проводите время в интернете, и помогает оптимизировать время, потраченное впустую, www.rescuetime.com
Раздел III
Преодолеваем стресс, который мы сами себе навязали: как не беспокоиться о том, что скажут другие
Внутренний диалог, который целый день происходит у вас в голове, похож на «мысленный iPod». Если вам никак не удается приблизиться к заветной цели или если для всех вы добились успеха, но при этом ощущение защищенности внутри отсутствует, в вашем внутреннем iPod будет играть мелодия самокритики и страха. Многие из нас сами навязывают себе стресс, хотя и не осознают этого. От такого стресса избавиться труднее всего! В разделе III вы узнаете, как изменить свое мировосприятие, физиологию, а также изменить саму проблему с настройкой вашего внутреннего iPod, чтобы вы могли жить без страха и ощущать уверенность в себе.
Бесспорно, наблюдается прямая зависимость между вашим уровнем уверенности в себе и уровнем стресса. Стресс, вызванный неуверенностью в себе, – это, по сути, пропасть между тем, как вы оцениваете себя, и тем, какими вы хотите видеть себя и свою жизнь. Это несоответствие может проявляться в виде необоснованной самокритики, сравнений себя с другими, а также в постоянной потребности в одобрении окружающих или мысленном проигрывании сценариев «что если…»: «Что если у меня не получится?», «Что если я не смогу с этим разобраться?», «Что если я не смогу больше найти клиентов?», «Что если клиенту покажется, что я не заслуживаю тех денег, которые он платит за услуги?» Или же оно может скрываться где-то глубоко внутри вас, возникая, когда вы решаете, что сморозили глупость, например во время встречи.