вперед, растягивался при помощи круговых движений, покачивался влево и вправо, как питчер перед подачей, при вступлении на позицию очищал обувь от почвы и смотрел на кончик биты.
Аналогичным образом, превращая свой утренний час в ритуал управления задачами, вы сможете настроиться и войти в трудовую колею. Ощущение радости от выполненных задач поддержит вас. И как только все это войдет у вас в привычку, диапазон действий расширится.
Психолог Михай Чиксентмихайи назвал состоянием потока такую всепоглощающую сосредоточенность человека на чем-то, при которой его уже не волнует окружающий шум. Если вы сможете расставить утренние задачи в состоянии потока, то получите мотивацию выполнить все намеченное на день.
Кроме того, составляя список задач во время утреннего часа, вы автоматически принимаете решение, какие дела необходимо реализовать, поэтому, даже если вас прервут (внезапно спросят о чем-то, или возникнет неожиданная проблема), потом вы сможете быстро вернуться к намеченному.
Отключите интернет, пока еще не привыкли к утреннему часу
В современную эпоху, когда мы имеем постоянный доступ к интернету, существует множество приложений для смартфонов, которые могут быстро создавать списки дел. Однако постановку задач в ходе утреннего часа рекомендуется осуществлять с помощью бумажного еженедельника или блокнота, пусть даже это порой и утомительно. Возможно, если вы проводите утренний час в дороге, то блокнотом тут не обойдешься, но постарайтесь не тратить время на просмотр веб-страниц и проверку почты.
Этому есть две причины:
1) так вы сохраните концентрацию и рассудительность;
2) вы не будете откладывать выполнение задачи из-за инерции.
«Обилие информации приводит к недостатку внимания», — сказал Герберт Саймон, лауреат Нобелевской премии по экономике. Если объем информации будет слишком велик, вы перестанете думать, потому что устанете выбирать, процесс принятия решений станет беднее и медленнее. Все это также окажет влияние и на определение приоритетов. Каждый раз, когда вы разблокируете смартфон или откроете браузер, вы получите новую информацию, даже если не хотите ее видеть. И если сталкиваться с такой информацией ежедневно, то критерии суждения станут расплывчатыми — будет уже неважно, обдумывали вы это мнение сами, или так кто-то сказал в интернете. Соответственно, есть опасность загрузить всю ту информацию, которая находится вокруг вас, и на ее основе решить, что вы думаете правильно.
Постарайтесь обзавестись привычкой не поглощать информацию в ходе утреннего часа, а напротив, выдавать ее. Взяв в руки смартфон, вы станете между прочим заниматься и другими делами. Чтобы сосредоточиться на составлении списка задач, рекомендую выделить время для осознанного выхода из Сети.
Кроме того, создав список задач в цифровом виде, вы сможете легко скопировать и повторить его. Это в целом полезная функция, но она сокращает время на размышления, действительно ли необходимо то или иное действие. Кроме того, простое копирование списка снижает чувство вины за то, что вы не смогли выполнить задачу, а заодно и лишает мотивации.
Некоторые пишут задания одно за другим на листочке, приклеивают их на видное место и выбрасывают, когда дела закончены. Но так поступать я тоже не рекомендую, ведь если вы просто избавитесь от выполненных задач, то упустите траекторию ваших усилий. Сохраняйте в блокноте или записной книжке линию своих достижений и задач, обозначенную разными цветами. Вы даже можете провести красную черту, чтобы отметить завершенные задачи и ощутить чувство выполненного долга.
Приложение-памятка Captio для разделения задач на ходу
Хотя я и рекомендую не пользоваться интернетом во время утреннего часа, но у многих есть возможность ставить задачи только во время поездки на работу в переполненном вагоне или автобусе. Для таких ситуаций я рекомендую приложение Captio (платное). Это простая и легкая в управлении программа, которая отправляет по почте составленную вами заметку. Также можно использовать голосовой ввод.
Отправленное вами электронное письмо с заранее заданным заголовком придет в ваш почтовый ящик, так что вы получите список задач, просто просмотрев почту на рабочем месте или в кафе. На ходу я тоже отправляю все свои заметки по электронной почте с помощью Captio.
Подготовьте специальный блокнот и ручку
Подготовку к утреннему часу я рекомендую начать с «формы».
Для постановки задач вам нужны всего лишь листок бумаги и ручка, но ваша мотивация только усилится, если вы выберете лучшую, удобную и эргономичную ручку и прекрасный блокнот, который легко носить с собой. Необязательно выбирать исключительно дорогую брендовую ручку и записную книжку (впрочем, если вам нравятся вещи известных производителей, почему бы и нет?). Возьмите блокнот, который вам сразу же захочется открыть с утра.
Лично я выбрала такие три блокнота:
• для ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач я использую «Блокнот утренней деятельности», который выпускается уже в течение десяти лет;
• для задач на ближайшие три — шесть месяцев (см. ниже) беру Life Noble Note Plain, размер B6, чистые листы без линовки;
• для «утренних страниц» (см. ниже) использую блокнот Midori с бумажной обложкой, чистые листы[4].
Для цветовой кодировки задач у меня четырехцветная шариковая ручка Lamy 2000 L401[5]. У многих четырехцветных ручек дизайн так себе, а эта выглядит стильно и вызывает у меня приятные эмоции. Однако у нее вязкие чернила, и при письме приходится сильно нажимать, поэтому я использую специальные запасные стержни. Их множество, я предпочитаю модель Jetstream SXR20005. Но у нее нет зеленого цвета, для него я использую стержень Zebra core Sherbo 4C-0.7 B-BR-8A-4.
Обратите внимание, что стержни Jetstream выпускаются под множеством серийных номеров. К ручке Lamy подходит SXR20005.
Задачи на три — шесть месяцев я записываю карандашами Tombow Play Color, в наборе 12 цветов.
Как максимально эффективно использовать первые полчаса: три этапа постановки задач
А теперь поговорим о том, как ставить задачи и сортировать их. Утренний час подразумевает ежедневные, еженедельные, ежемесячные дела и задачи на три — шесть месяцев. Поскольку порядок действий во всех случаях одинаковый, объясню на примере ежедневных задач.
1. Выпишите все задачи, которые пришли вам в голову.
2. Раскрасьте их четырьмя цветами в соответствии с системой посева.
3. Рассортируйте посев на мелкие «семена» и выберите те дела, которые можете сделать сразу же.
Этап 1. Выпишите все задачи, которые пришли вам в голову
8 апреля. Задачи на сегодня
• Утренняя проверка почты
• Ответ на запрос компании В
• Рассмотрение повестки дня планового совещания
• Посещение планового совещания
• Подготовка протокола планового совещания
• Создание предложения
• Обед с господином А
• Обеденная проверка почты
• Подготовка предложений для новых деловых партнеров
• Написание поста о хобби в блог
• Тренировка