пользуетесь специальным блокнотом для посева). Не стоит размещать несколько посевов на одной странице: так будет трудно увидеть, что вы сделали и как далеко продвинулись. Кроме того, внушительный список дел только усиливает психическое давление и может повредить вашей мотивации. Однако при использовании одного посева на лист будет легко и просто определить количество предстоящих задач, просто пересчитав страницы.
Возможно, потребуется время, чтобы привыкнуть к декомпозиции задач посева на одном листе. Если на это не хватило утреннего часа, разделите декомпозицию на несколько дней. Кроме того, поскольку многие этапы посевов невозможно выполнить за один день, совершенно нормально, если вы не успеете закончить все задачи за день.
Создание задач за утренний час и их выполнение сами по себе являются важной частью посева.
Утренняя деятельность: задачи перед открытием собрания (9:00)
Когда вы привыкнете к декомпозиции задач по этому методу, начните указывать также необходимое время и в дальнейшем используйте получившийся график для самостоятельной оценки работы и планирования будущих мероприятий (однако это необязательно, если психологически тяжело вам дается).
Если ваша команда регулярно проводит мероприятия, а вы хотите, чтобы все четко и слаженно выполняли необходимые действия, можно подготовить инструкцию для каждого участника. В таком случае замените поле «Необходимое время» на «Ответственный». Это также считается посевом.
Как отличить крупные «зерна-задачи», которые можно разбить на более мелкие
Если делить задачи на всё более мелкие и мелкие «зерна», то только на эту работу может уйти целый день. Тут легко забеспокоиться, ведь одного утреннего часа точно не хватит. Но не стоит переживать: мы разбиваем задачи на мелкие «зерна», чтобы связать их с конкретными действиями. Другими словами, вам не нужно утруждать себя декомпозицией тех задач, которые вы уже освоили на высоком уровне, незаметном для вас.
Необходимо разделять на более мелкие только те задачи, которые вызывают у вас следующие ощущения:
• вы задаетесь вопросами «Могу ли я сделать это проще?», «А нормально ли это?», но продолжаете действовать так, как привыкли;
• я хочу внедрить это в свою жизнь;
• хочу бросить себе новый вызов, но пока не получается;
• процедура не отлажена, и я не знаю, как действовать;
• эта задача всегда требует дополнительного времени.
Другими словами, декомпозируйте по системе посева те задачи, которые можете охарактеризовать так: я в целом понимаю, что это важно, но пока еще не удалось этим заняться; я думаю об этом, но у меня не получилось продвинуться.
Вопросы по цветовой кодировке и размеру задач
Многие люди часто не понимают, как лучше кодировать задачи по цвету и по размеру «зерна». Разберем несколько распространенных вопросов.
У меня нет красных задач
Вопрос: когда я пытаюсь раскрасить задачи на день, там только жатва (зеленая), прополка (синяя) и заготовка (черная). Что делать, когда задач посева нет?
Ответ: в принципе нормально, что задач посева (красных) меньше, чем задач других цветов, поэтому не стоит переживать.
Что касается процентного соотношения, то 70 процентов задач — это жатва (зеленая). Доля каждой другой задачи — около 10 процентов, и в некоторые дни может оказаться, что красных пунктов нет вовсе. Однако часто люди упускают задачи посева, поскольку недооценивают его важность. Так что я советую найти хотя бы одно важное задание для посева в утреннее время, пусть даже совсем небольшое. Кроме того, если вы не нашли задачу для посева на день, подумайте о том, каких целей вы хотели бы достичь в рамках недели, месяца или года.
Более того, действия, направленные на упрощение процедур жатвы, тоже относятся к задачам посева (красный), так что попробуйте зайти с этой стороны. И постепенно количество красных строчек будет расти.
Какого цвета проверка почты?
Вопрос: я работаю с заграничными компаниями и могу определить цвет задачи только после того, как проверю почту утром. Является ли проверка почты жатвой (зеленой) или посевом (красной задачей)?
Ответ: получение информации из писем по электронной почте и разработка стратегии на день вполне может быть задачей посева. Однако с некоторыми письмами нужно разобраться немедленно, а другие, напротив, могут подождать, поэтому, когда вы привыкнете к кодированию, можете использовать цвет и для писем. Время, необходимое для ответа на письмо, меняется в зависимости от ситуации, но лучше выработать свою личную систему и пытаться ответить на все за ограниченный срок. Так что я рекомендую заниматься посевом в первый час утра, чтобы вам ничего не мешало.
Пример
Беглый просмотр содержимого письма, оценка срочности и важности — посев (красный), 15 минут.
Классификация — посев (красный), 20 минут.
Ответ на отдельные письма — жатва (зеленый), 20 минут.
Что делать, если каждый день приходится заниматься жатвой (зелеными задачами)
Вопрос: я работаю каждый день. По мере работы задач жатвы (зеленых) становится только больше и больше. Даже если я пытаюсь быстро решить их и перейти к посеву (красным), зеленые пункты все равно накапливаются, и я не могу справиться с важными делами.
Ответ: неприятности из-за все большего количества зеленых задач могут возникнуть у каждого. Именно поэтому я советую включить в расписание обработку жатвы за определенный период времени и повторную ее сортировку (сам этот процесс будет посевом, то есть красной задачей).
В этом случае я использую в «Блокноте утренней деятельности» обзор задач на месяц и распределяю действия по следующим разделам:
• с кем нужно связаться,
• проекты на будущее,
• что я хочу делать в будущем,
• темы, которые я хочу изучить,
• книги и другие материалы, с которыми я хочу ознакомиться,
• другое важное.
Если в этих пунктах обнаружились дела, которыми я уже месяц не занималась безо всяких последствий, то я смело бросаю их. Если же какие-то последствия все-таки возникли, то возвращаюсь к этой задаче.
Здесь уместна аналогия с одеждой: даже когда я выбрасываю вещи, которые не носила в течение двух сезонов, у меня все равно не возникает проблем из-за того, что я их не носила. Схожим образом можно не обрабатывать сразу все накопленные задачи жатвы (зеленые). С течением времени они могут стать заготовкой (черными). Вам станет психологически легче, если вы будете разбирать их раз в месяц.
Как отличить задачу жатвы от посева?
Вопрос: я часто не могу понять разницу между жатвой (зеленой) и посевом (красным). Мне кажется, что определение срочности зависит от человека и ситуации. Как мне перестать колебаться?
Ответ: как вы и сказали,