определение срочности может меняться каждый день в зависимости от ситуации и вообще субъективно, поэтому сомневаться совершенно нормально. Вполне возможно, что одно и то же задание сегодня было посевом (красным), а завтра станет жатвой (зеленым). Жатва — это дело срочное и важное, поэтому у него есть аура неотложности, а
задачи посева — это семена, которые принесут плоды и потребуют жатвы. Если вы не можете сориентироваться, то вспомните о своей установке (работа и работа; работа и подработка; работа и инвестиции; работа и частная жизнь).
Более того, в цветовом кодировании важно не то, насколько правильно вы распределили задачи, сколько возможность на месте отнести задачу к категории жатвы или посева. Так что вполне допустимо классифицировать задачу так, как вам это кажется правильным в данный момент (даже если вы не правы, то все равно сможете увидеть свои действия в цвете).
Однако если вам неудобно или вы не понимаете, насколько срочная это задача, то можете установить свои правила, например такие: задача, которую можно выполнить за три дня, — это жатва, задача, которая требует больше времени, — посев.
Что, если внутри задач посева (красных) есть и другие задачи?
Вопрос: когда я разделяю задачу посева на более мелкие, то первые из них неизбежно более срочные, чем остальные. В этом случае к красным пунктам примешиваются другие цвета. Это нормально?
Ответ: когда вы декомпозируете посев (красный), внутри оказываются задачи жатвы (зеленые) и прополки (синие). Так посев из красного превращается в многоцветный (лучше всего раскрашивать задания тогда, когда вы уже привыкли к кодированию, чтобы не запутаться). Таким образом, важные задачи посева, которые выделены в ходе утреннего часа, могут включать в себя мелкие, конкретные задачи жатвы и прополки.
Как провести исследование конкурентов с помощью цветовой кодировки?
Вопрос: какого цвета задачи по анализу конкурентов — просмотру их домашних страниц и сбору информации?
Ответ: в широком смысле это посев — вклад в развитие нового направления бизнеса. Но если вы не знаете, на что обращать внимание, и просто просматриваете сайты, то, скорее всего, по прошествии времени задача станет заготовкой. Важно разделить посев на мелкие этапы, например такие:
• определите, что именно вы будете искать на сайтах конкурентов (посев, красный);
• составьте сравнительную таблицу (посев, красный);
• найдите информацию по ключевому слову (синий, прополка — задача явно неважная, но без нее никак);
• заполните сравнительную таблицу (черный, заготовка — ее можно заполнить в любой момент).
Когда вы привыкнете к цветовому кодированию, сможете с легкостью распределять вложенные задачи по цветам. Однако на начальном этапе подобное исследование можно рассматривать как посев (если у вас достаточно ресурсов, вы можете визуализировать процедуру, цветом обозначив задачи, которые следует выполнить).
Как обозначить срочную рабочую консультацию?
Вопрос: является ли срочная рабочая консультация, предложенная во время работы, жатвой, потому что она срочная? Или это прополка (синяя) или заготовка (черная)?
Ответ: предлагаемая консультация является жатвой для той стороны, которая ее предложила. Для тех, кому ее предлагают, это может быть и прополка, и заготовка. Поскольку цель цветовой кодировки заключается в том, чтобы добиться ощущения выполненных задач и самореализации на работе, вы можете раскрасить задачу в соответствии с собственными ощущениями.
Например, если вы в спешке отвечаете на жалобы, которых легко было избежать, и возникает ощущение, что вы зря потратили время и силы, то это вполне может быть прополка.
Как упоминалось выше, ключом к цветовой кодировке является принятие решений на месте, а не правильная или неправильная классификация. Так что вы можете судить по выбору, который сделали в самом начале.
Убираем лишние задачи с помощью еженедельной и ежемесячной сортировки
Как уже говорилось, иногда задач жатвы становится слишком много, и, даже когда хочется перейти к посеву, зеленые пункты всё копятся и копятся, что приводит к стрессу. Возникает необходимость сортировать задачи раз в неделю, раз в месяц, а также раз в три месяца — полгода. Напишите все действия, которые вы откладываете, к которым вам нелегко приступить, и те, к которым вы хотели бы приступить, но не можете.
В частности, выделите время для еженедельного пересмотра задач по следующим пунктам. Я, например, пользуюсь обновленным списком из «Блокнота утренней деятельности» и посвящаю этой работе 30 минут утреннего часа в понедельник:
• с кем нужно связаться,
• проекты на будущее,
• что я хочу делать в будущем,
• темы, которые я хочу изучить,
• книги и другие материалы, с которыми я хочу ознакомиться,
• другое важное.
Через неделю вы увидите, что некоторые задачи выполнены, а другие вообще не продвинулись. На этом этапе надо решить, стоит ли переносить задачу на следующую неделю или нет. Совершенно нет смысла держаться за задачи, с которыми ничего не случится, если вы отодвинете их на следующую неделю.
Если вы решите перенести задачу, не приходите в отчаяние оттого, что не выполнили ее, напротив, назовите это стратегической отсрочкой и попробуйте включить ее в список дел на следующей неделе. Аналогичным образом в конце месяца мы снова просматриваем задачи и проводим их переучет.
В ходе этого процесса вы сможете переключиться — не винить себя за то, что не всё сделали, а напротив, сосредоточиться на том, что нужно выполнить, и продолжить в следующем месяце.
Оставшиеся задачи — это стратегическая отсрочка
Ответственные люди чаще всего пытаются работать по полной, задерживаются допоздна или пытаются впихнуть все задачи в свое расписание. Многие находятся под гнетом представления о том, что не смогут спокойно лечь спать, если не выполнят все дела до единого, поэтому они, уже будучи усталыми, засиживаются над мелкими расчетами, делают ошибки, процесс затягивается… Я советую таким людям воспользоваться так называемой стратегической отсрочкой.
Начнем с того, что идея декомпозиции задач заключается в том, чтобы сосредоточиваться только на том, что вы не смогли сделать, и не впадать в депрессию.
Если вам никак не удается справиться с задачей и вы вносите ее в список снова и снова, наверное, за этим что-то стоит. Может быть, вы на самом деле не хотите этим заниматься или вам это в конечном счете не нужно, тем более если дело идет без каких-либо проблем (заготовка, черный). Если вас гнетет тот факт, что вы никак чего-то не сделаете, возможно, лучше решить, что оно вам и не надо, и забыть об этом.
Задачи, которые вы не бросили и не хотите бросать, но которые вам необходимо выполнить, я предлагаю назвать