Что сможет сделать с незаконченными материалами тот, кому вы их представляете?
Разделение задач также эффективно помогает выявить те действия, которые мы выполняем не вполне осознанно.
Функция «копия» в электронных письмах также часто используется «на всякий случай». Разве вам не встречались письма со множеством адресатов в копии, которые как бы говорят: «Надо бы и этого человека оповестить на всякий пожарный»? Но если адресат из копии не посмотрит письмо, вины его в этом нет. И вместо упреков в невнимательности гораздо проще отправить письмо непосредственно этому человеку. Некоторые топ-менеджеры даже не смотрят на письма, которые отправлены им «в копии», это особенно актуально для занятых людей.
Не тратьте впустую свое и чужое время, избавьтесь от привычки действовать «на всякий случай». Твердо придерживайтесь задач, поставленных в ходе утреннего часа.
3. Вы можете оценить собственную работу
Реформа стиля производства, сокращение сверхурочных часов, повышение производительности и продвижение удаленной работы — важные темы, которые интересуют многих и вызывают бурные дискуссии. По моему мнению, ключом к решению этих вопросов является визуализация «нормальной» работы и разделение опыта между всеми.
Проблему переработок обычно списывают на проблемы личности (отсутствие привычки к делегированию задач, легкомысленная оценка труда, дискомфорт, если не каждое задание выполнено идеально). Но как ответить на конкретные вопросы: «Не слишком ли переоцениваю я свои силы?», «Как узнать, что слишком легко, а что в самый раз?» — если не сравнивать себя с другими?
Даже если речь идет об электронной переписке или подготовке документов, разные люди выполняют эти действия по-разному. Если мы сможем создать среду, где нормой будет быстрое и точное выполнение задач и где принято делиться и обмениваться опытом, производительность труда резко возрастет.
Если вы визуализируете работу, которую выполняете так или иначе, то сможете сравнить себя с теми, кто совершает те же действия, а при сравнении сможете понять, где поступаете не так, как нужно. Также можно спросить старшего коллегу или человека, который умеет выполнять эту работу: «Как вы поступаете в таких случаях?» — и получить нужный совет. В результате вы сможете точно оценить свои действия.
4. Вам больше не придется нагружать себя делами
На лекции для будущих менеджеров я услышала от одного из участников такую историю: «Когда я прихожу к начальнику со свежей идеей, он говорит: “Отлично! Приступай!” — и тут же поручает мне новый проект. Я ценю это, но не могу заниматься им сверх того, что у меня уже есть… Тем более что проект еще не готов».
Рассказчик был опытным, быстрым, внимательным, ответственным работником и пользовался доверием окружающих. Часто говорят: «Поручайте работу занятым людям», однако чем вы профессиональнее, тем больше работы вам доверяют, и чем успешнее вы ее делаете, тем больше заданий получите и тем больше вам придется работать. Порой это приносит удовлетворение, но также будет большим психологическим бременем.
Проблема здесь в том, что люди, которые отлично справляются со своей работой, часто не знают рабочие процессы так хорошо, как нужно. У них нередко возникает ощущение, что быстрее сделать самому, нежели объяснить процесс и поручить задачу кому-то другому. В результате работа наваливается на них как снежный ком и никогда не уменьшается.
Чтобы не загнать себя и не оказаться погребенным под завалом работы, которая превышает ваши возможности, важно ставить себе конкретные задачи. Разберите, что вам нужно сделать, обдумайте это должным образом, чтобы сказать: «Да, я могу выполнить новое задание здесь и сейчас, но мне нужна помощь со всем остальным» — и проблема исчезнет.
5. Вы сможете создать подборку распространенных вопросов о вашей работе
Приходилось ли вам задумываться, почему о том или ином действии спрашивают только вас, хотя вокруг много других работников? Возможно, в ответ на предложение погуглить вы часто слышите: «Нам трудно разобраться, поэтому мы хотим спросить вас».
Подобные вопросы часто имеют скрытое значение, которое можете знать только вы. Разъяснение вашей рабочей механики похоже на составление ответов к разделу «FAQ о том, что вы делаете». И если вы считаете, что даже в привычной рутине, о которой вам задают одни и те же вопросы, спрятаны сокровища — именно ваши уникальные решения рабочих задач, — то разве это не делает вашу работу немного приятнее?
Создание списка задач в утренний час — это вербализация действий, которые вы обычно делаете бессознательно. Если облечь в слова эти действия, то вы сможете:
1) проанализировать, какие навыки у вас есть;
2) выразить их так, чтобы они стали понятны другому человеку;
3) стандартизировать и систематизировать процессы, чтобы их могли выполнить все, а не только вы.
После этого вы сможете делегировать свои задачи другим. Коллеги будут довольны, а вам будет легче. Кроме того, когда вы смотрите на рабочий процесс с точки зрения «давайте я вас научу», меняется способ вашего общения, и вы сможете получить новое удовольствие в своей повседневной деятельности.
6. Вы увидите разницу между сверхурочной работой, которую надо делать и которую делать не надо
Постановка задач позволит вам понять, что было сделано, а что нет, и выявить пробелы в оценке. Например, есть два вида переработок: необходимые и те, которых можно избежать, если проявить изобретательность. Постановка задач поможет выявить переработки второго типа и принять меры по их сокращению.
Был ли у вас когда-нибудь подобный опыт: от клиента или руководителя вы получили инструкции по новому проекту и принялись за работу, хотя не до конца поняли ее содержание и не стали задавать вопросы. Конечно, по ходу дела проявились моменты, которые требовалось перепроверить. Однако человек, который мог бы вам помочь, отсутствовал или был занят, поэтому вам пришлось ждать его три часа…
Это сверхурочная работа второго типа, которую можно было бы предотвратить, задай вы вопросы в момент получения инструкций. Если тщательно поставить задачи, то вы поймете, что создание проекта включает в себя проверку, выполнение и перепроверку результатов выполнения инструкций, — и так можно избежать ненужной переработки.
Более того, если вы понаблюдаете за переработками не только своими, но и своего босса и подумаете, как можно от них избавиться, то, возможно, вам удастся тратить впустую куда меньше рабочего времени.
7. Вы обеспечите себе повышенную концентрацию в течение дня
Когда постановка задач за утренний час войдет в привычку, утро станет временем вашего «пикового менеджмента». «Пиковый менеджмент» — это набор стандартных выигрышных действий, которые спортсмен выполняет, чтобы прийти в оптимальную форму и добиться лучших результатов во время матча.
Бывший бейсболист Мацуи Хидэки рассказывает, что он делал перед выходом на поле, чтобы собраться: брался за конец биты обеими руками, наклонялся