Отдельная тема — это время и место проведения переговоров. Когда лучше их начинать, утром или вечером? Само по себе время не играет существенной роли. Зато важно, чтобы время встречи по возможности вписывалось в распорядок дня и вашего собеседника, и в ваш, не слишком сильно его нарушая.
Назначать время следует так, чтобы никто из участников переговоров никуда не торопился. Хорошо бы, чтоб человек не, был слишком уставшим — к примеру, вернувшимся из ночной смены или из длительной командировки. Иначе шансы на успех невелики.
Естественная продолжительность переговоров — от получаса до полутора. Она зависит больше от важности темы и «включения» вашего собеседника в нее, чем от каких-то несделанных им дел или других назначенных встреч. Если же вопросы, решаемые на переговорах, сложны и не укладываются даже в три-четыре часа, обязательно нужно сделать перерыв и продолжить их на следующий день, либо, при срочности вопроса, через паузу для отдыха. Помните, что увлекшийся человек необъективно оценивает продолжительность разговора. Этим человеком можете быть и вы, и ваш партнер. Придумайте заранее какую-нибудь хитрость, чтобы контролировать прошедшее время. Такая хитрость вам простительна, поскольку ваш собеседник (особенно в случае его большой занятости и высокого статуса) может в любую секунду прервать разговор. Если же этого не происходит — поздравьте себя! Значит, вы сумели его заинтересовать.
Место встречи прежде всего должно быть уединенным. Желательно, чтобы переговорам не мешали сотрудники, поминутно заглядывающие в кабинет, или бесконечные звонки по мобильному телефону. Вы-то свой можете отключить на время, а вот как поступит ваш партнер по переговорам, зависит исключительно от вашего умения увлечь его и заинтересовать. Кроме того, вы будете себя чувствовать более раскованно, если сядете в удобные кресла и между вами и партнером не будет преград в виде столов или конторок,
К преградам я бы отнесла не только материальные объекты, но и психологические. Речь идет об атмосфере переговоров, и тут мы опять приходим к обычным правилам общения: доброжелательности, интересу к собеседнику, теплоте и отзывчивости, отсутствию агрессии. Если же переговоры идут не совсем так, как вам бы хотелось, вспомните о седьмой главе нашей с вами книги, где я рассказала вам максимум того, что могла, об искусстве боевого общения. Что же касается конкретно переговоров и деловых встреч, то могу добавить несколько слов о действующих на вашего собеседника психологических факторах и мотивах. Одни вам содействуют, другие препятствуют наладить контакт.
В начале встречи препятствующих мотивов больше. Если начать разговор, бизнесовые мои, вам удалось успешно, то растет роль содействующих мотивов.
Содействующие мотивы:
Мотив стремления к исполнению ожиданий.
Если вы ожидаете от собеседника вежливости, гостеприимства, толерантности, уважения и правдивости, то с большой долей вероятности их получите. Потому что мы часто, сознательно или бессознательно, стремимся отреагировать на ожидания, воздействующие на нас со стороны окружающих.
Мотив потребности в признании и одобрении.
Какие бы мы ни были крутые и самоуверенные, точно вам могу сказать: внутри каждого сидит маленький человечек, постоянно нуждающийся в восхищении, похвале, признании и тому подобных способах выражения одобрения. Если вы опытная бизнес-леди, то при возможности выскажете вашему партнеру по переговорам свое искреннее одобрение. Например, слегка польстите ему, заметив между прочим, что его компетентность и профессионализм послужили причиной желания встретиться именно с ним.
Мотив стремления к пониманию.
Помните, откуда это: «Счастье — это когда тебя понимают»? Такое стремление — не совсем тот же мотив, что потребность в одобрении. При случае любой человек, занимающийся бизнесом, обязательно пожалуется на многочисленные трудности внутри своего дела. Вы наверняка таких уже встречали. Жалуются на свои проблемы часто вне зависимости от того, интересно это собеседнику или нет. Будьте внимательны! Этот содействующий мотив легко превращается в своего антипода, потому что многие готовы говорить о своих проблемах бесконечно, лишь бы был сочувствующий слушатель. А вы именно такой слушатель, уж я-то знаю. Нужно тонко балансировать между необходимой темой переговоров и желанием собеседника выговориться.
Мотив профессионализма партнера.
Об этом мотиве лучше рассказать наглядно. Я договорилась об интервью с одним известным академиком. Первая встреча прошла с легкой прохладцей, видно было, что он не уверен в моей опытности и способности понять все сложности его работы и жизни. Тогда я привезла ему несколько килограммов моих публикаций и книг с просьбой их почитать. Через несколько дней, убедившись, что у меня имеется огромный опыт интервью с самыми разными людьми, от политиков высокого ранга до художников с мировым именем, академик провел со мной беседу на равных — легко и свободно.
Препятствующие мотивы:
Мотив недостатка времени для встречи.
Вопрос непростой, так как порой высокие чины в компаниях считают необходимым нарочито демонстрировать свою занятость, и пробиться к ним нелегко. Хотя это скорее нежелание вести переговоры в тех случаях, когда «кх высочество» слабо ориентируется в теме. Например, вам, уважаемые читательницы этой книги, наверняка приходилось преодолевать барьеры из секретарш, воздвигнутые на пути достижения цели, Они стоят насмерть. Их так учили — не подпускать к любимому начальнику никого, только в крайнем случае и только с его монаршего разрешения. Когда вы звоните по важному делу, а секретарь спрашивает: «По какому вопросу вы звоните?», возможно, кого-то это нервирует. Очень часто вы просите свою секретаршу соединить вас с нужным человеком, а она не так расторопна, как хотелось бы. И тогда в дуэли преданных секретарей побеждает та, кто сильнее, у кого быстрее реакция. И вам говорят: «Перезвоните завтра»!
«Что ж, завтра так завтра», — уныло думаете вы, понимая, что страдает не только ваше самолюбие, но и дело — ваше кровное дело, ваш бизнес, кормилец и поилец.
Как поступить в подобной ситуации?! Как пройти редут под названием «секретарь-референт» без потерь? Вот несколько советов, почерпнутых из собственной практики.
Прежде всего, не настраиваться на чужую секретаршу как на врага. Недоброжелательность просочится через телефонную трубку, и тогда вас ждут новые препятствия. Будьте вежливы и внутренне снисходительны. Сделайте чужую секретаршу своей сторонницей. Тогда она сама захочет связать вас со своим шефом. Как этого добиться? Очень просто: не относиться к ней, как к автомату для передачи информации. Она такой же живой человек, как и вы.
Поэтому: объяснив, кто вы и зачем звоните, спросите ее имя. Потом, обращаясь к ней по имени, попросите содействия в контакте с шефом. Любой, даже самый маленький солдат на фронтах бизнеса мечтает стать генералом, и для него важно осознавать свою значимость. Когда секретарша босса через ваше отношение почувствует, что и она что-то значит в иерархии фирмы, она охотнее поможет. Конечно, при условии, что вы внятно и доходчиво объясните: дело, по которому вы отрываете ее драгоценного шефа от повседневных дел — важное. Тогда она вас соединит с нужным человеком.
В вашем распоряжении примерно от двух до трех минут для объяснения сути дела и возможности договориться о встрече. Поэтому говорить нужно телеграфным стилем, кратко и только по сути. Заметьте, вы должны спросить собеседника, когда ему удобно с вами встретиться, а не диктовать свои условия. Разумеется, если переговоры взаимовыгодны, но он еще об этом не догадывается. Если же ваша встреча больше нужна ему, чем вам, тогда понятно — это он должен предложить вам назначить время переговоров.
В общем, на практике нормальные, даже очень занятые президенты фирм, банков и корпораций находят время для беседы, если они убеждены в значимости ее для себя.
Мотив опасения утечки информации.
Этот мотив тоже часто встречается. Люди дела чаще всего осторожны и склонны скрывать даже и самые безобидные сведения о себе, особенно когда они еще с вами не знакомы. Следует уверить собеседника в сохранении конфиденциальности.
Мотив политических или религиозных взглядов.
Собеседник может воспринимать вас отрицательно, поскольку предполагает, что вы относитесь к другому лагерю. Тут уж только ваш такт и чувство меры помогут провести переговоры более-менее успешно. Остается только надеяться, что при подготовке к встрече вы учли этот мотив.
Мотив внешнего вида.
Здесь критерий один — если вы в одежде придерживаетесь крайностей и экстремала, партнер может не разделить ваших вкусов. Кроме того, для достижения успеха в переговорах необходимо учитывать социальный статус собеседника и соответственно ему одеваться. Пусть внешний вид вообще не отвлекает участников переговоров от главного — того, зачем они встретились.