В этих условиях ряд компаний рекомендуют:
• сократить основные расходы на информационные технологии;
• внедрять процессы управления инвестициями в информационные технологии;
• внимательно изучить природу скрытых расходов предприятия.
К 2007 году высшее руководство предприятий будет считать, что 40 % ИТ-департаментов обеспечивают заметные преимущества для бизнеса, по сравнению с 25 % ИТ-департаментов в 2002 году.
В 2002 году бюджеты сократились и инвестиции в информационные технологии подверглись тщательному изучению. Приобретения в области информационных технологий в 2002 году чаще всего не планировались – подразумевались большие капитальные вложения и новые системы программного обеспечения. На многих предприятиях были заморожены также новые разработки и ИТ-специалисты сосредоточили свои усилия на основных процессах. На первый план вышли вопросы обеспечения безопасности, поэтому многие предприятия стали направлять средства, предназначенные для других проектов, на эти цели.
В деловой среде в настоящее время наблюдаются следующие тенденции:
• предприятия хотят использовать уже существующие ИТ-инвестиции и только после этого делать новые вложения;
• основные затраты на информационные технологии составляют значительные суммы и продолжают расти;
• в бюджетной сфере приоритеты расставляются в области информационных технологий;
• многие руководители неплохо разбираются в информационных технологиях и хотят иметь большую свободу при принятии решений в этой области;
• ИТ-департамент сталкивается с угрозой в лице аутсорсинга;
• многие предприятия измеряют ценность информационных технологий для бизнеса по конечным результатам.
Несмотря на то что в 2002 году ИТ-бюджеты исполнялись лучше, чем ожидалось, руководители ИТ-департаментов должны понимать, что пристальное внимание к новым инвестициям в информационные технологии быстро не ослабеет. Кроме этого, нужно признать, что высшее руководство компаний больше не будет терпеть небрежности в ИТ-бюджете. И хотя экономика в целом демонстрирует признаки оздоровления, технологическому сектору для восстановления может понадобиться больше времени.
В этих условиях основными задачами ИТ-департаментов на ближайшее время будут следующие:
• демонстрировать бизнесу свою финансовую ответственность;
• использовать имеющиеся ИТ-инвестиции;
• обеспечивать и демонстрировать максимальную прибыль (и ценность для бизнеса) на сделанные в информационные технологии инвестиции.
Уровни затрат дают ИТ-департаментам некоторое представление об их общей эффективности. ИТ-департаменты должны понимать разницу между преимуществами для бизнеса и преимуществами в области информационных технологий.
Показатели должны быть связаны с заявленными целями бизнеса. Обычно используются следующие показатели (рис. 5.1):
• чистая приведенная стоимость (NPV) оценивает инициативы, которые могут привести к некоторым измеримым преимуществам или затратам, имеющим вероятность продлиться в течение трех или более лет (но риск не принимается во внимание);
• прибыль на инвестированный капитал (ROI) и доходы на активы (ROA) – подсчитываются прибыли или убытки, которые являются результатом инвестиций;
• увеличение экономической стоимости (EVA) – измеряется рост или падение благосостояния акционеров; он может показать, как были сокращены затраты, в то время как эффективность капитальных вложений не учитывалась, а внимание было сосредоточено на используемом капитале и излишках оборотного капитала;
• доход в расчете на акцию (EPS) – это прибыль, полученная каждой акцией;
• маржа (разница между ценой продаж и стоимостью проданных товаров);
• наличные средства, полученные и использованные в течение определенного времени;
• доля на рынке товаров или услуг (отражает производительность в предыдущие периоды и не предсказывает будущих результатов), которую занимает предприятие или направление бизнеса.
Традиционный анализ затрат и результатов не может служить обоснованием для 75 % бизнес-проектов, ориентированных на информационные технологии.
Рис. 5.1. Связь различных показателей с бизнесом
Сравнение затрат на информационные технологии должно проводиться среди аналогичных компаний, имеющих отношение к одной отрасли, поскольку уровни затрат сильно отличаются по отраслям. Некоторые отрасли, такие как строительная, расходуют чуть больше 1 % своего валового дохода на информационные технологии, в то время как финансовые организации – почти 7 %.
В 2002 году неоднородность ИТ-затрат также сильно зависела от отрасли. В большей степени это отразилось на области телекоммуникаций, которая сократила ИТ-затраты в среднем на 30 % за период с 2001 по 2002 год. Несколько других отраслей, в том числе информационные технологии, транспорт, услуги, нефтедобыча и страхование, в 2002 году сократили ИТ-затраты более чем на 10 %.
И хотя сокращение расходов в 2002 году наблюдалось повсеместно, в 2003 году роста ИТ-затрат в большинстве отраслей не произошло.
Ограничение ИТ-затрат при сравнении с другими предприятиями может помешать развитию бизнеса. Что касается самих затрат на ИТ, то предприятия должны расходовать столько, сколько требует стратегия развития бизнеса.
Некоторые ИТ-департаменты предпочитают рассматривать только текущие ИТ-затраты. Это позволяет использовать более простой метод сравнения текущих расходов. Тогда мнение о здоровье предприятия основывается на наличии у него более низкого уровня ИТ-затрат, чем у конкурентов.
Многие руководители предприятий считают, что уровень ИТ-затрат должен быть выше отраслевых норм, становясь потенциальным источником конкурентного преимущества. Даже во времена экономических трудностей большинство предприятий понимают, что отставание в затратах на информационные технологии создает значительный риск для бизнеса, особенно в тех отраслях, где различия конкурирующих компаний основываются на технологии.
Совсем недавно, когда экономическая ситуация была более устойчивой, многие компании, ориентированные на использование информационных технологий, стремились превзойти своих конкурентов по затратам. Одной из их целей было заставить конкурентов с меньшими ресурсами ослабить свои позиции, стараясь подтянуться к более высокому уровню ИТ-затрат. Хотя сейчас немногие используют эту тактику, ряд предприятий сократили ИТ-затраты, сохранив при этом максимальный объем ИТ-инвестиций, предназначенный для содействия развитию бизнеса.
В этих условиях ИТ-департаменты должны выбрать правильные показатели и использовать процесс регулярного обновления информации, чтобы пояснить тенденции и перемены. Следует установить приемлемые пределы показателей, чтобы гарантировать, что в нужный момент высшее руководство получит сигнал тревоги.
Достижение ИТ-департаментом лучших «итоговых результатов» начинается с понимания того, где именно расходуются средства его бюджета. В обычном ИТ-департаменте западной компании около 22 % ИТ-затрат приходится на приобретение капитальных товаров и услуг. Обычно это новые приобретения, которые легко проконтролировать (например, можно отложить развертывание новых ПК или реализацию нового программного модуля).
Прямые и скрытые расходы на информационные технологии
Прямые расходы обычно ассоциируются с объектом затрат, скрытые – на определенном уровне управления, где они, собственно, и формируются.
Участники ежегодного исследования информационных технологий Staffing and Spending Survey сообщают, что скрытые расходы или расходы бизнес-подразделений на информационные технологии составляют около 8 % всех расходов на информационные технологии. Поскольку эти расходы в значительной степени не контролируются ИТ-департаментом, то они, вероятно, намного выше – ближе к 25 % от общего объема затрат на информационные технологии.
Текущие расходы на информационные технологии, прежде всего затраты на персонал и расходы, связанные с поддержкой информационных систем, представляют собой самую большую часть ИТ-затрат – около 70 % ИТ-затрат среднего западного предприятия. Уменьшение расходов ИС обычно является результатом сокращения рабочей силы и, в свою очередь, способствует снижению уровня услуг или реализации последовательности мер по сокращению затрат, чтобы привести в порядок смету текущих расходов.
Несмотря на то что большинство предприятий в 2002–2003 гг. очень осторожно относились к затратам на информационные технологии, в ИТ-секторе все еще существуют возможности для развития:
• безопасность остается самым важным объектом внимания для большинства руководителей в области информационных технологий. Есть свидетельства того, что предприятия не сокращают расходы на проекты по обеспечению безопасности;