Вы можете настроить свою почтовую программу так, чтобы все сообщения с пометками «копия» перенаправлялись в специальную папку, минуя папку входящих сообщений. Ради вашего душевного спокойствия компьютер будет посылать их отправителям немедленный автоматический ответ. В нем может быть примерно следующее: «Дорогой корреспондент! На мою электронную почту приходят сотни писем. Если я буду уделять внимание каждому, это не оставит мне времени и сил на более важную работу. Поэтому я читаю только некоторые самые важные сообщения. Так что если присланное вами сообщение носит важный или срочный характер, пожалуйста, адресуйте его конкретно на мое имя или позвоните мне по личному телефону для экстренной связи 123-45-67».
Если же вы считаете, что должны быть в курсе всего в своей организации, или боитесь, что произойдут ужасные вещи, если вы перестанете читать весь этот внутренний спам, значит, мои здравомыслящие советы вам вряд ли помогут. Вам лучше обратиться за помощью к психотерапевту.
Если есть сомнения, удаляйте
Важный совет по обработке электронной почты: если у вас возникает хотя бы малейшее сомнение в полезности электронного письма, удалите его. Если вы не осмеливаетесь это сделать, заархивируйте его. Не тратьте время на складывание таких писем по аккуратно упорядоченным папкам. 99% вашей почты не стоят этих усилий. Переносите письма в одну общую архивную папку одним кликом или удаляйте. В тех редких случаях, когда вам может понадобиться одно из таких сообщений, вы за секунду найдете его в этой папке при помощи программы поиска информации на жестком диске — такой как X1 или Copernic.
Каждый раз, когда вы удаляете электронное письмо, остановитесь и подумайте: не лучше ли потратить еще несколько секунд и создать в почтовой программе правило, которое будет автоматически перенаправлять письма от этого отправителя или на эту тему в корзину или архив. И в будущем вы уже не станете тратить время на подобные письма.
Не забывайте — в случае с электронной почтой почтальон всегда звонит дважды: если вы случайно удалили или заархивировали важное письмо, отправитель перешлет его повторно или свяжется с вами другим способом. Если он этого не делает, значит, письмо изначально не стоило вашего внимания.
Придерживайтесь собственных правил или попросите других людей помочь вам
По моей рекомендации некоторые из моих клиентов завели себе второй телефон для «экстренной связи». Они сообщили этот номер только своей супруге/супругу, детям, начальнику и членам команды и попросили звонить по нему лишь в случае действительно срочных дел. Такой, казалось бы, простой прием поможет вам не отвлекаться и в некоторой степени избавит от многозадачности и информационной перегрузки. А тот факт, что вы сообщите коллегам и начальству номер личного телефона для экстренной связи, покажет, что вы привержены своей работе. Вы будете чувствовать себя гораздо комфортнее и укротите такого опасного поглотителя времени, как электронная почта.
Вообще, вы можете сказать всем, кому считаете нужным, чтобы в случае срочных вопросов они связывались с вами не по электронной почте, а по телефону для экстренной связи. Укажите его номер в подписи к письмам. Она может быть примерно такой: «Я занят работой над проектом X, поэтому вынужден ограничить частоту проверки почты». Один мой знакомый написал так: «Мои внутренние и внешние клиенты требуют моего пристального внимания, поэтому я ограничиваю свою работу с электронной почтой». Если у вас есть «тревожный телефон», вы можете еще больше упростить себе жизнь, добавив фразу: «В случае действительно срочных вопросов, пожалуйста, позвоните или отправьте мне сообщение на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67». Один из моих клиентов написал еще проще: «Чтобы повысить свою эффективность, я проверяю почту всего три раза в день. Если у вас срочный или важный вопрос, позвоните на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67».
Вы можете записать такое же сообщение на голосовую почту и отключать свой обычный телефон, когда заняты важным или трудным умственным трудом.
Недавно я отправил письмо одному из участников моих семинаров и получил интересный автоматический ответ:
Уважаемый (будущий) друг или клиент,
спасибо за ваше письмо!
Я решил радикально ограничить время, которое я трачу на свой компьютер и смартфон.
Это не значит, что я говорю вам «нет».
Скорее, это значит, что я говорю «да» тем вещам, которые ценю больше всего: сосредоточенной работе (в том числе и для моих клиентов), человеческим взаимоотношениям (с реальными людьми) и красоте.
Для нашей оптимальной коммуникации предлагаю:
1. Срочно? Позвоните мне. Я отвечу немедленно, или как только закончу встречу, или смогу припарковать машину (свою жизнь я тоже ценю).
2. Важно? Отправьте мне сообщение на телефон.
Спасибо за ваше сотрудничество! :)
Оскар
Идеальное решение — попросить людей помогать вам в ваших усилиях. Если вы получаете по электронной почте адресованное вам письмо, не имеющее отношения к вашей работе, ответьте отправителю просьбой исключить вас из этой рассылки (если только ваше участие в ней не является абсолютно необходимым). Если вы хорошо знакомы с макросами, то можете при помощи трех щелчков мышью отправить стандартный ответ. Например, такой: «Спасибо за ваше письмо. Однако я не вижу необходимости в информировании меня по этому вопросу. Пожалуйста, удалите меня из данного списка рассылки или из этой группы». Поскольку макрофункции в MS Outlook весьма «недружественны» к пользователям, если только они не знакомы с основами программирования на visual basic, я использую программу Macro Express для создания такого рода макросов. Раньше мне приходилось делать два щелчка мышью, но благодаря функции быстрых действий (quicksteps) в последних версиях MS Outlook теперь мне достаточно одного щелчка. Я нажимаю кнопку «ответить и удалить», а затем могу выбрать один из трех самодельных макросов с шаблонными ответами — от очень дружелюбного предложения до очень резкого требования удалить меня из списка рассылки.
В зависимости от вашего положения в служебной иерархии вы можете любезно попросить или жестко потребовать от других сотрудников сортировать посылаемую вам почту. Единственное, что для этого вам нужно сделать, — это написать соответствующее сообщение на автоответчике в своей программе электронной почты и вставить такой же текст в шаблон подписи.
«Учитывая огромное количество электронных писем, поступающих на мой почтовый ящик, вероятность того, что я пропущу важные и срочные сообщения от вас, увеличивается с каждым днем. Поэтому, пожалуйста, всегда добавляйте код приоритетности в строке “Тема” в адресованных мне письмах: П1 — высокий приоритет, П5 — низкий приоритет. Электронные письма без П-кода будут считаться низкоприоритетными. В случае действительно срочных и важных вопросов лучше связаться со мной по моему телефону для экстренной связи xxx-xx-xx». Этот же прием вы можете использовать для писем, которые посылаете сами.
Если ваше положение в служебной иерархии недостаточно высоко, можете написать похожее сообщение в более дружелюбном тоне или предложить эту идею в качестве эксперимента и пригласить ваших коллег присоединиться к нему. Когда у вас наберется достаточно последователей, создайте в своей почтовой программе правила, которые будут автоматически разносить все входящие письма по нескольким папкам в зависимости от их приоритетности. Затем вы можете использовать программу Awayfind®, чтобы отправлять на свой «личный» телефон уведомление всякий раз, когда в вашем почтовом ящике появляется письмо с высоким приоритетом8. Кроме того, как показывают нижеприведенные истории из реальной жизни, не случится ничего страшного, если вы никогда не будете заглядывать в папки с категориями писем П4 и П5. В тех редких случаях, когда вам может понадобиться информация из такого письма, хорошая программа поиска на жестком диске найдет вам его в считаные секунды.
Даже если вы, опасаясь негативной реакции, не осмелитесь на такие эксперименты, я хочу, чтобы вы поняли: существует множество способов справиться с ежедневной лавиной электронной почты. Вы должны подойти к этой проблеме творчески, решительно. А когда начнете это делать, обнаружите, что реакция на такие действия крайне редко бывает негативной — если она вообще бывает. Скорее всего, другие люди последуют вашему примеру, и, возможно, вашу инициативу подхватит вся компания.