ВНЕШНЯЯ СРЕДА • Сложность среды • Динамизм среды ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТ • Неопределенность в сроках начала работа и месте их выполнения • Неопределенность в способе выполнения работы СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ВЫБОР • Идеология управления • Типы потребителей • Типы рынков сбыта и территориальное размещение производства ПОВЕДЕНИЕ РАБОТНИКА • Потребности • Квалификация • Мотивированность Рис.
9.1.
Ситуационные факторы проектирования организации 1.1.
Внешняя среда Нередко отличие одной организации от другой объясняется различием среды, в которой им приходится функционировать.
Внешняя по отношению к организации среАа состоит из двух уровней: общее окружение и непосредственное окружение (подробно это взаимодействие освещено в гл.
5).
Руководители должны постоянно анализировать текущую и, желательно, будущую расстановку сил в общем окружении и требования, которые предъявляют к развитию отдельных частей или подразделений организации институтов непосредственного соприкосновения.
Институты внешней среды, входящие с организацией в непосредственное соприкосновение, являются или организациями, или группами Для конкретной анализируемой организации они выполняют роль посредников между силами общего окружения и частями или подразделениями организации, формируя через задачи, которые они решают, спрос на ту или иную функцию организации.
Выявление этих институтов является первым шагом в проектировании организации, так как помогает определить в первом приближении основные функциональные части или подразделения организации, которые, как правило, осуществляют прямой контакт с тем или иным «посредником» из внешней среды.
Следующим шагом является оценка характеристик этих институтов и их относительной важности для организации.
Внешнюю среду характеризуют сложность и динамизм.
Сложность внешнего окружения определяется тем, как много факторов влияет на проектирование организации и насколько эти факторы схожи между собой.
Динамизм внешнего окружения характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование организации.
Остаются ли они в основном неизменными, стабильными или же они изменяются, нестабильны.
В нашей стране в связи с переходом к рыночной экономике на подавляющее большинство предприятий со стороны потребителей, поставщиков, банков, трудовых ресурсов и т.д.
стали влиять новые и сильно изменившиеся требования.
В связи с этим многие предприятия стали пересматривать схемы своего построения, создавать новые подразделения, вносить изменения в работу существующих служб, сокращать те из них, у которых исчез контакт с институтами внешней среды.
Двухмерная классификация факторов внешней среды, влияющих на проектирование организации позволяет выявить четыре типа ситуаций, каждая из которых наиболее соответствует тому или иному виду бизнеса.
Ситуация, характеризуемая низкой неопределенностью (квадрант 1 на рис.
9.2), является наиболее благоприятной для руководства организации.
В этом случае можно ожидать, что внешняя среда не будет преподносить много сюрпризов и работники будут определенно следовать принятым в организации политике и процедурам.
От самих руководителей не требуется высокого уровня подготовки, длительного обучения, большого опыта для того, чтобы успешно действовать в достаточно ясной, с точки зрения влияния внешней среды, ситуации.
Ситуация, характеризуемая умеренной неопределенностью (квадрант 2 на рис.
9.2), является уже более напряженной для руководства организации.
Высокая степень сложности внешнего окружения вносит элемент значительного риска в процесс принятия решения.
Повы-Низкая Высокая Ситуация низкой неопределенности Факторов мало Факторы схожи Факторы не меняются Пример: производство соли Ситуация умеренно высокой неопределенности Факторов мало Факторы схожи Факторы постоянно меняются Пример: товары народного 3 потребления 2 Ситуация умеренной неопределенности Факторов много Факторы не схожи Факторы не меняются Пример: нефтепереработка Ситуация высокой неопределенности Факторов много Факторы не схожи Факторы постоянно меняются Пример: производство ЭВМ 4 Низкая Степень сложности внешнего окружения Высокая Рис.
9.2.
Основные типы ситуаций в зависимости от характера факторов внешней среды шенный риск подталкивает руководство организации к большей альтернативности в действиях.
Чтобы эффективно управлять, руководители в данной ситуации нуждаются в серьезной подготовке и наличии опыта.
Например, нефтеперерабатывающее предприятие имеет дело со многими несхожими между собой институтами внешней среды: охрана окружающей среды, поставщики, потребители, зарубежные конкуренты и проч.
Однако это взаимодействие происходив в рамках достаточно стабильных процедур и не претерпевает частых^ серьезных изменений.
Ситуация, характеризуемая умеренно высокой неопределенностью (квадрант 3 на рис.
9.2), требует от руководства и самой организации достаточной гибкости.
Это необходимо в силу частого изменения характера взаимодействия с факторами внешней среды.
Однако схожесть факторов позволяет руководителям справляться с ситуацией, имея достаточный уровень подготовки и мотивации.
Большим подспорьем руководителю в данной ситуации является система электронной обработки данных, позволяющая отслеживать изменения, происходящие во внешней среде.
Ситуация, характеризуемая высокой неопределенностью (квадрант 4 на рис.
9.2), представляет собой наибольшую трудность для управления организацией, так как внешняя среда полна неопределенных ситуаций.
Эффективное взаимодействие организации и ее частей с ин-статутами внешнего окружения требует от руководителей высочайшего уровня подготовки, аналитических способностей и интуиции.
Оценки специалистов свидетельствуют, что только 20% факторов в бизнесе поддается контролю со стороны руководителя, а остальные 80% — неконтролируемы.
К последним в основном относятся факторы внешней среды.
Каждая из рассмотренных выше ситуаций требует своего специфического подхода к проектированию организации и ее частей.
Очевидно, что производство электронной техники высокого качества возможно только в рамках сложно устроенных организаций.
С другой стороны, такая сложность вряд ли понадобится солеваренному производству.
1.2.
Технология работы Роль технологии в проектировании организации общепризнанна.
В данном контексте под технологией работы понимаются не только действия работника, но и материалы, оборудование, которые он использует для преобразования объекта своих действий.
Проектирование организации связано с технологией работы по двум направлениям: разделение труда и группировка работ, т.е.
создание подразделений.
Уровень знания о действиях по преобразованию объекта работы и использование соответствующей технологии во многом определяют эффективность организации.
Развитие технологии в последние годы носит взрывной характер (ЭВМ, станки с ЧПУ, ГПС, роботы).
Это усилило внимание руководителей к взаимосвязи между структурой организации и технологией работы.
Применительно к описанию и анализу отношений между технологией работы и проектированием организации используются те же переменные, которые использовались для характеристики отношения между технологией и проектированием работы.
Различие заключается только в том, что в предыдущей главе эти переменные рассматривались с точки зрения действий или работы отдельного исполнителя, а в данном контексте они рассматриваются применительно к отдельному подразделению, т.е.
части организации.
При этом несколько изменяется название самих переменных: неопределенность в поступлении работы и месте ее выполнения, неопределенность в знании относительно того, как делать работу, взаимозависимость работ в организации.
На рис.
9.3 показана возможная взаимосвязь между двумя первыми переменными.
Обе переменные, рассматриваемые в диапазоне высокой и низкой степени неопределенности, дают четыре комбинации.