Часто рабочий процесс начинает строиться так, что среди принимаемых целей выделяется основная, приоритетная и сложная, на которой концентрируется основное внимание и направляется основная масса ресурсов. Например, «Обеспечение сборки велосипедов «Малыш» с тактом в 10 секунд». Остальные цели являются вспомогательными, которые так или иначе будут достигаться по мере продвижения к основной цели. Например, «снижение трудоёмкости на изготовления велосипеда «Малыш» на 20 % (в человеко-часах)», «уменьшение запасов велосипедных колёс в зоне сборки на 40 % (в шт.)» и т. п.
В моей практике были примеры, когда одна из целей формулировалась так: «оптимизация площадей». Ввиду специфики процесса, площади, отведённые под каждую операцию, были относительно небольшие, соизмеримые с комнатами в многоквартирных домах, а межоперационная транспортировка была достаточно продолжительной. Внимание во время анализа и сбора данных было сфокусировано на диаграмме Спагетти (текущего и целевого состояния), а в качестве дополнительного параметра операций потока была введена занимаемая площадь. Особое внимание уделялось изменению площадей операций при формировании целевого состояния. Таким образом, удалось приблизиться к поставленной цели. Приблизиться в данном случае означает достижение цели на 80–90 % и, несмотря на то, что цель полностью не была достигнута, результат получился достаточно впечатляющим. Здесь стоит отметить ещё один принцип постановки цели. Цель должна быть амбициозной, т. е. она должна требовать приложения максимально возможного количества усилий для её достижения и в то же время быть выполнимой (реальной). Лёгкие и простые цели приносят небольшой результат и малое удовлетворение. Поэтому, лучше достичь на 90 % амбициозную крупную цель, чем полностью, но мелкую.
Сейчас вы чётко сформулировали все цели, которые вы собираетесь достичь путём применения картирования потока, измерили их и убедились, что они актуальны и действительно вам необходимы. Вы визуализировали цели, чтобы не забыть о том, зачем мы делаем эту работу. Представьте цели рабочей группе, спросите их мнение по однозначности формулировок и возможным дополнениям. Помните, что наиболее эффективная работа – работа группы. Вряд ли к качественно сформулированным и поставленным целям будут какие-либо замечания, но группа должна чувствовать, что она не просто принимает непосредственное участие в работе, она должна понимать, что это её цели – цели каждого члена группы. Каждый должен понимать их ценность для организации в целом и для себя в частности, а также иметь одинаковое видение их достижения.
7. Подготовка
Зачем готовить сани летом?
КПСЦ может применяться как при реализации крупного проекта по преобразованию потока, так и в небольших улучшениях, к примеру, в текущей работе производственных менеджеров. Как уже говорилось, в большинстве случаев различные участки одного потока создания ценности управляются несколькими менеджерами. Так как проблемы, выявляемые в ходе работы, как правило, разноплановые и относятся к различным сферам компетенций в организации, работа должна производиться межфункциональными группами. Состав межфункциональной группы (МФГ) может быть различным в зависимости от специфики рассматриваемого процесса и принятых целей. В процессе формирования КПСЦ, сбора и анализа информации могут понадобиться определённые знания и полномочия, о которых надо задуматься сразу после формулировки цели. В зависимости от специфики организационной структуры названия структурных единиц (цехов, служб, отделов) будут различаться, поэтому внимание необходимо обращать на функции и компетенции участников МФГ.
Ответьте на следующие вопросы:
Все ли представители хозяев участков потока (менеджеров цехов, отделов, служб), задействованных в потоке, входят в состав МФГ?
Какие данные от вспомогательных служб могут понадобиться?
Кто ещё необходим для сбора информации?
Представители каких служб будут задействованы на стадии стандартизации результатов?
Обязательно участие в МФГ представителей менеджеров различных участков потока, представителей службы качества, технологической службы и службы, осуществляющей логистические функции в рассматриваемом процессе. Часто появляется необходимость в подключении к работе представителей службы охраны труда – при изменении стандартов рабочих мест и в случаях особо опасного производства. Представитель экономической службы нужен для расчёта экономических потенциалов и эффектов от реализации мероприятий. Представитель службы персонала – при изменении штатного расписания и расстановке, а также при предполагаемой необходимости обучения и ротации персонала. Представитель службы механика (электрика, энергетика и т. п.) – при заведомом изменении в системе работы и обслуживания соответствующего оборудования, его ликвидации, модернизации и т. п. Представитель службы по обеспечению – при предполагаемом изменении системы поставок сырья, материалов, инструмента и т. д. Этот список можно продолжать очень долго, ограничивая его лишь набором знаний различных функций и собственной фантазией. Но если для достижения определённых целей и выполнения определённой работы набирается межфункциональная группа, то каждый её участник должен понимать свою роль и ответственность. Идеальный вариант – закрепление роли, ответственности, степени участия в работе МФГ (например, отвлечённости от основной работы) в каком-либо распорядительном документе. Более того, каждый член МФГ должен обладать соответствующими компетенциями для соблюдения закреплённой за ним роли и ответственности. Например, если в МФГ участвует представитель экономической службы, то он обязан уметь рассчитать экономический потенциал и эффект от реализации улучшения и уметь переводить различные виды потерь в рубли. Представитель производственного участка, соответственно, должен прекрасно разбираться в процессах, структуре и технологии своего участка.
Наиболее эффективной, так же как и наиболее управляемой, считается команда, состоящая из 5-10 (по некоторым источникам 6-11) человек. Оптимальное количество участников позволяет успешнее взаимодействовать, добиваться синергетического эффекта[6], уменьшать потери времени и внимания группы и руководителя. Соответственно, МФГ должна иметь руководителя, организующего и руководящего проведением работ, инициирующего процесс изменения и оценивающего промежуточные результаты. Дополнительная, но не менее важная задача руководителя МФГ – быть лидером, «прокачивать» команду, поддерживать высокий моральный дух и уровень мотивации, вести группу за собой. Из конкретных моментов, на которые стоит обращать внимание руководителю, стоит выделить контроль морального духа: не допускать скептического и пессимистического настроя в команде, пресекать такие выражения как «мы это уже делали», «всё равно ничего не получится», «зачем нам это» и т. п. (см. приложение 5). Руководитель должен помнить сам и постоянно напоминать другим о принятых целях, о том, что необходимо пробовать и не предполагать заранее неудовлетворительного результата. Единственное, о чём ещё не упомянули – о том, что для постоянной работы МФГ и визуализации (размещения) соответствующих материалов необходимо определённое выделенное место (обеа[7]).
После того, как участники определены и собраны, необходимо составить план работ, содержащий ответы на вопросы что, где, когда, как и в какой последовательности будет делать команда. За основу плана можно принять предлагаемый алгоритм картирования потока, начиная с постановки цели и заканчивая формирования целевого состояния КПСЦ, дополняя его специфическими для рассматриваемого процесса моментами и расширяя до границ его зон охвата. Далее для перехода в целевое состояние понадобится разработка другого подробного плана на основании сформированной КПСЦ «как будет». Логично, что на этапе подготовки без собранных данных и результатов анализа мы такой план вряд ли сможем даже представить. Разработка плана должна осуществляться МФГ путём проведения мозгового штурма.
Можно выделить основные правила проведения мозгового штурма:
– Не допускайте критики и обсуждения (только генерация идей, критическая оценка будет производиться на следующем этапе);
– Высказывайте как можно больше идей по очереди;
– Мотивируйте коллег и подхватывайте их идеи;
– Соблюдайте равенство, не должно быть приоритетных точек зрения;
– Назначьте время окончания мозгового штурма и остановитесь в это время, подведя черту.
По окончании мозгового штурма оцените список решений и ответьте на вопросы:
– Все ли решения, возникшие в процессе мозгового штурма, целесообразны?