В соответствии с решениями Совета глав государств и Совета глав правительств (премьер-министров) руководители отраслевых министерств и/ или ведомств государств – членов на регулярной основе проводят совещания для рассмотрения конкретных вопросов развития взаимодействия.
Совет национальных координаторов является органом ШОС, осуществляющим координацию и управление текущей деятельностью Организации. Он проводит необходимую подготовку заседаний Совета глав государств, Совета глав правительств и Совета министров иностранных дел. Национальные координаторы назначаются каждым государством-членом в соответствии с его внутренними правилами и процедурами.
Совет собирается на заседания не реже трех раз в год. Председательствование в Совете осуществляет национальный координатор государства-члена Организации, на территории которого будет проводиться очередное заседание Совета глав государств. Председатель Совета национальных координаторов назначается по поручению председателя Совета министров иностранных дел принимающего государства.
Региональная антитеррористическая структура государств – участников Шанхайской Конвенции о борьбе с терроризмом, сепаратизмом и экстремизмом от 15 июня 2001 г.[167] с месторасположением в г. Бишкеке (Кыргызская Республика) является постоянно действующим органом ШОС.
Основные ее задачи и функции, принципы формирования и финансирования, а также порядок деятельности регулируются отдельным международным договором, заключаемым между государствами-членами, и другими необходимыми документами, принимаемыми ими.
Секретариат является постоянно действующим административным органом ШОС и осуществляет организационно-техническое, информационное обеспечение мероприятий, проводимых в рамках ШОС, готовит предложения по ежегодному бюджету Организации, а также обеспечивает учет и хранение документов, принимаемых в рамках ШОС.
Секретариат изучает и обобщает поступившие от государств-членов предложения и материалы к повестке дня заседаний и/или совещаний органов ШОС, на их основе готовит предложения Совету национальных координаторов о предварительной повестке дня, сроках и месте проведения заседаний и/или совещаний органов ШОС. По согласованию с Советом национальных координаторов Секретариат рассылает государствам-членам предварительную повестку дня предстоящих заседаний или совещаний органов ШОС и поступившие от государств-членов предложения о включении в нее дополнительных пунктов, проекты документов, вносимых на рассмотрение органами ШОС, справочные и другие материалы.
Секретариат организует консультации с представителями государств-членов по проектам документов, представляемых для рассмотрения на заседаниях и совещаниях органов ШОС, осуществляет их организационнотехническое обеспечение, обеспечивает направление государствам-членам заверенных копий документов, принятых органами ШОС.
Кроме того, Секретариат разрабатывает проекты планов работы органов ШОС и представляет их на утверждение Совета национальных координаторов, запрашивает у государств-членов информационно-справочные и другие необходимые материалы, создает банк данных по вопросам, являющимся предметом ведения Организации, и обеспечивает этой информацией государства-члены.
На Секретариат возложено протокольное обеспечение деятельности органов ШОС и Исполнительного секретаря. Он готовит предложения по финансированию деятельности Организации и Секретариата, представляет доклады о бюджете и исполнении бюджета, осуществляет текущий контроль за поступлением взносов, исполнением бюджета, а также расходованием средств, предназначенных на содержание Секретариата.
Секретариат поддерживает рабочие связи с другими международными организациями и государствами по вопросам, касающимся деятельности Организации, осуществляет набор сотрудников в целях обеспечения функционирования Секретариата, по согласованию с государствами-членами организует научные симпозиумы и конференции.
Исполнительный секретарь является главным административным должностным лицом Секретариата и возглавляет его. Исполнительный секретарь утверждается Советом глав государств по представлению Совета министров иностранных дел из числа граждан государств-членов на ротационной основе на три года без права продления на следующий срок, он подотчетен Совету национальных координаторов.
Исполнительный секретарь участвует на постоянной основе без права голоса в работе Совета национальных координаторов и в этом статусе присутствует на заседаниях Совета глав государств, Совета глав правительств (премьер-министров), Совета министров иностранных дел и Совещаниях руководителей министерств и/или ведомств государств-членов. Он может предлагать и организовывать обмен мнениями или консультации между представителями государств-членов с целью согласования позиций по вопросам, относящимся к сфере компетенции Секретариата, а также по вопросам, представляющим общий интерес.
Исполнительный секретарь по поручению Председателя СМИД и с уведомления Совета национальных координаторов может принимать участие в составе делегаций ШОС в мероприятиях, проводимых другими международными организациями и государствами, в том числе руководить такими делегациями. Он вправе поддерживать контакты с представителями других международных организаций и государств, а также с представителями средств массовой информации и в пределах своей компетенции разъяснять позицию ШОС по вопросам ее текущей деятельности в соответствии с целями и задачами ШОС, определенными Хартией, а также соответствующими решениями органов ШОС;
Исполнительный секретарь представляет Совету национальных координаторов ежегодный доклад, содержащий отчет о проделанной работе, обеспечивает подготовку документов и материалов к заседаниям Совета национальных координаторов и других органов ШОС, готовит для Совета национальных координаторов предложения по формированию годового бюджета Организации и отчет о его исполнении, представляет на утверждение Совета глав правительств (премьер-министров) проект годового бюджета Организации и отчет о его исполнении.
Это должностное лицо является распорядителем ассигнований, предназначенных на содержание Секретариата, ежегодно готовит для Совета национальных координаторов отчет об использовании ассигнований, предназначенных на содержание Секретариата, в рамках утвержденных структуры и штатного расписания Секретариата определяет функции структурных подразделений и обязанности должностных лиц Секретариата имеет право вносить изменения в штатную численность любого структурного подразделения Секретариата в пределах общей утвержденной численности персонала Секретариата.
Исполнительный секретарь от имени Секретариата заключает договоры, приобретает движимое и недвижимое имущество и распоряжается им, открывает и ведет банковские счета, выступает истцом и ответчиком в судах. Его заместители утверждаются СМИД по представлению Совета национальных координаторов сроком на два года с правом продления на срок до двенадцати месяцев. Они не могут быть представителями того государства, от которого назначен Исполнительный секретарь. Помощник Исполнительного секретаря утверждается Советом национальных координаторов по его представлению сроком на три года без права продления.
Должностные лица Секретариата являются международными гражданскими служащими и назначаются на должность Исполнительным секретарем по согласованию с Советом национальных координаторов из числа граждан, направляемых государствами-членами на квотной основе с учетом размеров их долевых взносов на финансирование деятельности Организации. Эти лица принимаются на работу сроком на три года по контракту, в котором определяются сроки их службы, права и обязанности, оплата труда и другие социальные условия.
Сотрудниками Секретариата являются граждане государств – членов, работающие в качестве административно-технических специалистов. Персонал Секретариата должен соответствовать квалификационным требованиям по занимаемым должностям и характеру выполняемых обязанностей. При исполнении своих обязанностей персонал Секретариата в равной мере исходит из интересов всех государств-членов, общей направленности их политики. Он не должен запрашивать и получать указания органов государственной власти государств-членов, а также допускать действия, которые могут нанести ущерб статусу Секретариата и отразиться на положении сотрудников как международных гражданских служащих. Государства-члены обязаны уважать указанный статус персонала Секретариата и делать все возможное для содействия ему в выполнении служебных обязанностей.