– если есть ККМ, то контрольно-кассовый журнал с вложенной в него карточкой регистрации вашей машины;
– медицинская книжка работника, если он работает с пищевыми продуктами, его трудовой договор и паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– сертификаты и гигиенические заключения на продаваемую продукцию. При этом вместо сертификата может быть заверенная копия или указание на место его хранения в накладной на товар;
– накладная;
– санитарный паспорт;
– журнал учета проведения плановых проверок.
Это необходимо в интересах самого предпринимателя. Дело в том, что количество плановых проверок каждой торговой точки теперь ограничено, поэтому в том случае, если к вам снова придут проверяющие, у вас будет полное право объяснить им, что проверка проводилась, и показать журнал. В том случае, если у проверяющих на руках будет предписание на проведение именно плановой проверки, они не смогут нарушать закон, и будут вынуждены удалиться.
Основными проверяющими органами на сегодняшний день являются: налоговая инспекция, милиция, Роспотребнадзор, торговая инспекция, санэпиднадзор, противопожарная служба, трудовая инспекция, общество по защите прав потребителей и некоторые другие.
На моем опыте и опыте моих знакомых могу сказать, что самыми частыми гостями у малого предпринимательства бывает милиция. При этом чуть ли не все ее подразделения. Однажды в течение недели к нам пожаловали ОБЭП, паспортно-визовая служба и розыскной отдел. И все, на удивление, искали просроченную продукцию, проверяли правильность заполнения сертификатов, наличие документов на алкогольную продукцию. Как правило, милиция любила брать «на страх». Все равно найдем нарушение, давайте сократим неприятную процедуру до минимума. При проведении проверки милицией важно соблюдать корректное поведение, ни в коем случае не хамить и не грубить. Ругательство и оскорбление может стоить вашему предприятию несколько тысяч рублей, это особенно оскорбительно для наших правоохранительных органов, и они начинают «закручивать» гайки». При этом в ход могут пойти совершенно уж мошеннические действия, такие как отклеенная акцизная марка, пропавшая накладная с ценами, исчезнувший сертификат. Не знаю, изменились ли действия предприимчивых проверяющих за последние четыре года, но в 2004 году такие способы были в ходу. На грубость часто в ответ получаешь не меньшую грубость, как следствие – накаленную атмосферу и стрессовую ситуацию. Поэтому первое правило – встретить проверяющих приветливо. Конечно, можно не бросаться в крайности и чай с кофе не предлагать, но, как минимум, пригласить в кабинет. Как правило, это если и не помогает договориться, то уж точно разряжает обстановку. Второе, что вы выигрываете: проверяющие, «растаяв», начинают опускать некоторые обязательные процедуры, делающие саму проверку и ее результаты недействительными. Так, например, при заборе образцов и составлении акта могут не пригласить понятых, могут не предупредить вас об ответственности, могут не дать вам копию протокола или не выписать его вообще. Ваша задача – заметить все эти упущения, и тогда, если дело дойдет до штрафа, вы сможете опротестовать решение и выиграть дело в суде. Если штраф будет существенным, дело того стоит, а за вами дополнительно закрепиться имидж юридически подкованного предприятия, что не преминут заметить и сами проверяющие. У нас после некоторых таких юридических нюансов количество проверок снизилось в разы, более того, сама милиция стала предлагать свою помощь в разрешении дел о недостаче.
Первое, что стоит проверить – это наличие предписания. Оно должно быть выдано на проверку по конкретному адресу и с указанием конкретных причин этой проверки. Например, такая стандартная ситуация. У вас в пределах одного квартала две торговые точки, например «Тульская, 21» и «Тульская, 40». Предписание выдано на ТОЧКУ «Тульская, 21». А проверяющие заодно решили проверить и вторую точку. Тогда проверка второй точки осуществляется незаконно, и протокол юридической силы иметь не будет, даже если будут обнаружены правонарушения.
Проверять милиция может почти все – сертификаты, патенты, свидетельства о государственной регистрации, лицензии, кассовый журнал, снимать кассовый остаток, могут заинтересоваться накладными. При этом они могут изъять ряд документов, касающихся материальных ценностей, денег или кассы, но сделать это по определенной процедуре, и только если именно эти документы являются объектом выявленного нарушения. Например, не совпадают транспортно-товарные накладные на спиртные напитки с количеством находящейся продукции на складе, что говорит о продаже неучтенной алкогольной продукции.
Единственное, что не могут проверить милиционеры – это медицинские книжки ваших сотрудников, так как эту прерогативу оставил за собой Роспотребнадзор, который их и выдает.
При составлении протокола со своей стороны проявите максимум внимания, обязательно возьмите копию протокола или проставьте во всех свободных графах прочерки, иначе можете затем столкнуться с тем, что там вписано много вам незнакомого. Протокол лучше всего подписать, при этом, если вы не согласны, то так и пишите, что не согласны, обязательно поставьте число и подпись. Затем с копией протокола обязательно сходите к юристу – он подскажет, на что можно обратить внимание для признания протокола недействительным.
Налоговая инспекция имеет право на проверку только по предъявлении постановления о проведении выездной проверки. По своему опыту могу сказать, что именно проверки налоговой инспекцией были самыми безобидными. Их действительно интересовал вопрос, не нарушаем ли мы контрольно-кассовый режим, правильно ли указаны цены на товар, не торгуем ли спиртным без соответствующих разрешений. Ни медицинских книг, ни сертификатов на продукцию, ни контрольного взвешивания они не проводили, и если не находили правонарушений, то делали запись к журнале проверок и уходили. Как видно, плана по обязательному привлечению предпринимателей за правонарушения у них не было. Если налоговая инспекция хочет сделать проверку бухгалтерской отчетности вашего предприятия, обычно ей для этого совершенно не обязательно выезжать к вам на предприятие. Она может запросить нужные документы к себе. При этом вам доставят уведомление о необходимости предоставить документы, и в пятидневный срок вы обязаны предъявить копии документов. Можете не отвозить их, а отправить по почте с описью вложения. День предоставления при этом определяется по почтовому штемпелю. Пожалуй, налоговую можно отнести к достаточно лояльно настроенной проверяющей инстанции, ей главное – чтобы вы налоги уплачивали в полном объеме и в срок. При этом штрафы для индивидуальных предпринимателей за неправильно составленные отчеты достаточно невелики – в среднем от 100 до 300 рублей, за не-пробитый чек и торговлю без соответствующих документов уже больше, на физическое лицо – от 1500 до 2000 рублей, на должностное лицо – от 3000 до 4000 рублей. Правда, это при лояльном подходе к организации. Если штраф будет наложен в отношении самой организации, то суммы значительно возрастут – до 30 000-40 000 рублей, что уже ставит под угрозу сам факт существования небольшой торговой точки или магазина. Налоговой инспекции, как правило, закрытие магазина ни к чему – снизятся поступления в бюджет, поэтому, как правило, при правильно построенных взаимоотношениях штрафы накладываются на продавца.