Выражение «дистанция общения» имеет и прямой смысл. Мы уже говорили об этом, но можно повторить, что расстояние 0.5–1 м находится в пределах личного, интимного пространства. Такое расстояние между собеседниками само по себе делает беседу личной. Для руководителя с подчиненным такой тип общения возможен только для личных вопросов (при поздравлении, соболезновании, и в тому подобных ситуациях). Если в процессе рабочего разговора слишком близко надвигаться на собеседника, возникает ощущение «давления», навязывания своего мнения. Это может быть использовано, но с соблюдением меры и понимания момента. Но такой метод относится к запрещенным приемам, впрочем, решать Вам.
Дистанция в 1–1, 5 м – это нормальная дистанция общения между коллегами, корректная и наиболее подходящая для делового общения. Руководитель или подчиненный может использовать ее для того, чтобы подчеркнуть значение работы подчиненного, продемонстрировать общность цели и одинаковое понимание вопроса.
Официальной называется дистанция в 1, 5–4 метра. Это дистанция между начальником и подчиненным в стандартных ситуациях. Она не дает преимущества подчиненному и подчеркивает положение начальника. Основное общение начальства с подчиненными происходит именно на этом расстоянии. Для постановки задач, оценки деятельности, принятия отчетов и выслушивания просьб это расстояние оптимально.
Начальнику можно посоветовать не принимать решений по дороге в кабинет, если он не хочет, чтобы давление подчиненного на близком расстоянии изменило его планы.
Вообще, начальник должен выбирать расстояние общения, подчиненный же, в свою очередь, обычно стремится это расстояние сократить. Это своеобразное испытание личности, одно из тех, которым мы подвергаемся на каждом шагу, часто даже не замечая этого.
Иногда подчиненному удается завоевать более тесный контакт с начальником, войти в его коллегиальное или даже личное пространство.
Да, со временем у Вас, скорее всего, появятся в коллективе доверенные люди. Это происходит неизбежно и всегда, сколько бы не предупреждали о нежелательности фаворитов. Но жизнь есть жизнь, и ничто человеческое никому не чуждо. Единственно, и с доверенным сотрудником не нужно забывать о дистанции. Чтобы было легче ее соблюдать, нужно избегать личных просьб. Для этого у Вас есть секретарь. Да и в отношении секретаря нужно знать границы таких поручений. Рыба гниет с головы, и если Вы посылаете сотрудника за сигаретами, причем систематически, не сомневайтесь – на днях он отпросится у Вас на три дня в деревню, а потом будет просить незаслуженную премию. И Вам придется ее дать, потому что на возражение о том, что премия – дается за работу, Вам скажут, что работать было некогда из-за Ваших поручений. Тогда что подумают о Вас сотрудники, которые честно заработали поощрение? И будут ли они дальше работать с полной отдачей?
Несправедливость – это то, чего руководитель должен избегать. Она, иногда и нечаянная, ранит подчиненного, отбивает охоту работать, и толкает на путь критиканства и организации «партии недовольных». Это усложнит работу и значительно повлияет на конечный результат, не говоря уже о Вашем авторитете, психологическом климате в коллективе, и Вашем дальнейшем карьерном росте, помните об этом!
То же можно сказать и о грубости и дурных привычках. Вам ничего не будет стоить, если Вы обойдетесь без этого в отношении тех людей, которые от Вас зависят. Грозный вид, резкие выражения, крик и нежелание выслушать не помешают лентяям улизнуть от работы, а вот многих интеллигентных и бесконфликтных людей обидит, кроме того, Вы никогда не узнаете их мнения, а именно такие люди обычно могут внести разумные предложения по работе.
Но твердость и уверенное руководство необходимы. Для руководителя специально придуманы такие документы, как должностные инструкции, система приказов, карточки их учета, выделение ответственных и контроль за выполнением. Требуйте от секретаря или руководителя персонала ведения этих документов, и это многое упростит.
Замечено, что многие начинающие руководители, особенно маленьких подразделений, игнорируют эту систему. Им приходится лично давать поручения, иногда даже уговаривать, уламывать и заставлять подчиненных. Такая практика приводит к развалу дела.
Место прямого общения на тему рабочих задач – на творческих обсуждениях в рамках рабочих совещаний, тон которых должен быть задан таким образом, что основной доклад о проблеме поручается ответственному лицу, а остальные принимают в обсуждении совещательное участие. Обяжите каждого высказаться. Подведите итог. Однако помните, что последнее слово должно остаться за Вами. Кроме того, иногда выясняется, что требуется дополнительное изучение вопроса, предварительная разработка или информация. Такие обсуждения очень полезны, если не превращаются в базар. Для этого существует регламент и манера поведения руководителя, который задает тон всем остальным. Каким бы грозным не был Ваш вид, но на крик начальника рано или поздно найдется крик ответный (если не кляуза начальству). Пользуйтесь своим правом приказывать, не давайте волю эмоциям.
Система совещаний, отчетов и переговоров позволяет направлять общение в нужное русло. В первом случае управленческое решение не выработано, и возражения могут приниматься с перспективой его изменения. Во втором случае – решение принято, доведено до исполнителя и оценивается качество и полнота исполнения, а также могут быть выслушаны соображения о причинах его неполного или несвоевременного исполнения.
Переговоры – это обсуждение вопроса или проблемы, или выработка решения, в которой принимают участие несколько сторон. Часто в переговорах имеется несколько точек зрения, и то, чье именно мнение будет принято как наиболее правильное, зависит не только от перспективности решения и компетентности того, кто его представляет, а от самого представления. Если Вам предстоит участие в переговорном процессе, подготовьте свое выступление, учитывая возможные возражения оппонентов, наметьте план ответов на вопросы, и прорепетируйте само выступление. Об искусстве общения и выступлений на совещаниях мы рассказывали в предыдущих разделах.
Главное, что должен помнить руководитель в процессе общения с коллективом – это то, что подчиненные гораздо внимательнее наблюдают за начальником, чем начальство за Вами. Так что контроль за собой с приобретением статуса начальника должен не уменьшаться, а усиливаться. Подчиненные – это не только те, кто призван тешить своим существованием Ваше самолюбие, но и база, основа для Вашего дальнейшего продвижения.