• подводить итоги для каждого уровня по промежуточным этапам работы;
• формировать уведомления участников проекта об отклонениях проекта;
• проводить совещания по анализу хода выполнения проекта и вести протоколы этих совещаний.
Из перечисленного видно, что разработка системы отчетности и мониторинга является достаточно серьезной проблемой, требующей отдельного внимания и затрат времени и ресурсов.
Принятие решения о ходе проекта осуществляется на основе полученных менеджером проекта разнообразных отчетов. Пример такого ежемесячного отчета о ходе проекта приведен ниже.
ПРИМЕР. Ежемесячный отчет о ход работ по проекту
1. Проект в графике (подчеркнуть): да нет.
2. Результаты проекта
3. Были ли изменения в замысле проекта? ____________________________
4. Как это повлияло на проект? _____________________________________
5. Отклонение от плана
5.3
Пример системы мониторинга инновационного проекта
Ниже приведен фрагмент системы мониторинга крупной компании, основанной на Положении по контролю за реализацией проекта и представлению отчетности.
ПРИМЕР. Положение о контроле и мониторинге реализации проектов компании ООО «СДЕ» (фрагмент)
Финансовый контроль проекта
Объектом финансового контроля являются производственно-хозяйственные процессы реализации проекта, связанные с использованием финансовых, материальных, трудовых, природных и других ресурсов, имеющих денежную оценку.
Основные задачи финансового контроля:
• получение точных оценок затрат;
• распределение расходов во времени;
• подтверждение затрат;
• своевременная отчетность по затратам;
• выявление ошибочных затрат;
• подготовка отчета о финансовом состоянии проекта;
• прогноз затрат.
Основными функциями финансового контроля являются:
• структурирование проекта, определение состава и уровня детализации объектов, подлежащих контролю;
• назначение бюджета для отдельных позиций проекта;
• деблокирование бюджета;
• блокировка проводок, приводящих к перерасходу бюджета;
• определение организационно-экономических требований к организации бизнес-процессов, которые оказывают влияние на формирование себестоимости проекта.
Финансовый контролер обеспечивает ведение системы управленческого учета по проекту в соответствии со следующими требованиями:
• соответствием представляемой информации данным первичного учета;
• учетом платежей и затрат в соответствии со структурным планом проекта, договорами и сметами;
• использованием оцененного запаса проекта;
• ведением аналитики по работам хозяйственным и подрядным способом по каждому элементу структурного плана проекта;
• разделением импортных и отечественных поставок оборудования.
В целях выполнения контроля над формированием себестоимости проекта финансовый контролер проверяет и регистрирует в журнале произвольной формы:
• договоры подряда, договоры оказания услуг, договоры поставки материалов и оборудования с проверкой наличия доступного источника финансирования и отнесения затрат и соответствия основных условий договоров устанавливаемым требованиям по управлению проектами;
• договоры обеспечения финансированием проекта;
• выдаваемую проектно-сметную документацию, сетевой график и операции;
• изменения проектно-сметной документации и договоров;
• требование платежей/авансовых платежей с привязкой к номеру договора и операций сетевого графика;
• заявки подрядчиков и поставщиков на включение платежей в финансовый план предприятия на предстоящий период.
Для обеспечения целевого и адресного использования бюджета проекта финансовый контролер согласовывает с руководителем проекта:
• оперативный финансовый план по проекту;
• корректировки оперативного финансового плана;
• счета подрядчиков на требования авансирования работ;
• требования-накладные на перемещение материалов и оборудования из запаса проекта в общий запас, а также их реализацию на сторону.
К финансированию принимаются только завизированные финансовым контролером контракты, отраженные в финансовом меморандуме на текущий квартал.
При визировании контрактов финансовый контролер обязан проверить:
• предмет договора;
• принцип формирования стоимости договора;
• сроки начала и завершения работ по договору;
• порядок и условия расчетов;
• структурированность и стадийность обязательств сторон по договору;
• доступность бюджета под конкретные позиции в договоре;
• наличие договорных обязательств с привязкой к элементам плана проекта;
• поручительства и гарантии;
• меры ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее, некачественное исполнение обязательств;
• условия и порядок расторжения договора;
• правильность кодировки по элементам.
Контроль сроков, объемов и качества работ по проекту
Контроль исполнения сроков по проекту осуществляется по цепочке взаимосвязанных операций, составляющих наибольшую длительность (критический путь проекта), управляющим директором предприятия и по ключевым вехам проекта – инвестиционным комитетом организации, в чьей компетенции находится проект.
При контроле сроков реализации учитываются:
• исходный график реализации проекта, утвержденный в рамках устава проекта;
• утвержденные изменения в графике реализации проекта;
• фактические сроки заключенных договоров на закупку оборудования и/или выполнение строительно-монтажных работ;
• технологические, финансовые риски, влияющие на сроки реализации проекта.
Ответственный сотрудник в составе рабочей группы подтверждает окончание отдельных работ по факту их приемки в информационной системе предприятия.
Для подтверждения выполнения этапа (вехи) руководитель проекта представляет в управление строительства заключение о выполнении всех предусмотренных работ по этапу в полном объеме с указанием подписанных актов о выполненных работах и об их стоимости.
Контроль качества осуществляется руководителем проекта и профильными службами предприятия.
В целях контроля технологических параметров проекта руководитель проекта осуществляет сопоставление технико-коммерческих предложений фирм-поставщиков и/или фактически выполненных работ в рамках заключенных контрактов с утвержденным техническим заданием на проект.
Мониторинг и отчетность по проекту
Мониторинг реализации проекта – механизм осуществления постоянного наблюдения за важнейшими текущими результатами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений
Мониторинг реализации проекта осуществляется с целью обеспечения контроля над достижением целей проекта, сроков реализации, заданных технических и качественных параметров проекта.
Инструментом мониторинга реализации проекта являются отчеты финансового контролера и руководителя проекта.
Финансовый контролер на основании данных, полученных из учетных систем комбината, от руководителя проекта и рабочей группы, формирует ежемесячный отчет о финансировании и об освоении проекта, который содержит:
• анализ исполнения бюджета финансирования проекта с начала реализации, за текущий год и отчетный месяц;
• анализ исполнения бюджета освоения проекта с начала реализации, за текущий год и отчетный месяц;
• анализ сметной стоимости проекта на текущую дату;
• прогноз исполнения бюджета проекта с анализом причин экономии/перерасхода;
• актуализацию бюджета проекта на основании факта и прогноза финансирования/исполнения;
• отчет об исполнении заключенных контрактов по проекту, расчетов с поставщиками и подрядчиками;
• отчет о сопровождении кредитного портфеля под финансирование контрактов по проекту;
• отчет о таможенных платежах по импортным поставкам.
Финансовый контролер передает отчет в управление строительства и руководителю проекта для анализа и подготовки руководителем проекта отчета о реализации проекта за отчетный период.
Отчет финансового контролера представляется в срок до 18-го числа месяца, следующего за отчетным.
Финансовый контролер несет ответственность за достоверность информации, представленную в отчете о финансировании и освоении проекта, а также за своевременную подготовку отчета.