• согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами,
• проверку наличия документации по изменениям,
• контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком;
б) для исполнителя:
• проверку платежей поставщикам и субподрядчикам,
• соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков,
• поиск просроченных платежей поставщикам,
• подтверждение соответствующих удержаний.
Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных финансовых отчетов по проекту.
Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта и заключается в регистрации заказчиком ранее представленной ему документации. При правильном подходе к выполнению этой задачи вопросы паспортизации решаются не одномоментно, на этапе закрытия контракта, а в ходе его реализации.
Невыполненные обязательства должны быть выполнены полностью на этапе закрытия контракта, однако их выявление должно осуществляться постоянно в течение всего времени выполнения контракта.
На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. В случае если эти усилия дорогостоящи и длительны, руководитель проекта урегулирует проблемы с заказчиком путем уступок со своей стороны, снижением критерия приемки и уплаты штрафа.
Закрытие контрактов должно сопровождаться закрытием расчетов по нему, выпиской счета для осуществления окончательного платежа.
Во всех контрактах, как правило, предусматриваются штрафные санкции за нарушение сроков строительства. Если объект не закончен к установленному времени, заказчик имеет право предъявить подрядчику требование об уплате неустойки. Однако в сложных и комплексных договорах зачастую бывает непросто доказать вину подрядчика за срыв сроков строительства ввиду потенциального воздействия значительного количества факторов, в том числе прямо или косвенно зависящих от заказчика. И только своевременное и грамотное документирование хода проекта позволит успешно реализовать право на взыскание штрафов и пеней.
При окончательных расчетах определяется экономия или перерасход средств на реализацию проекта. Одним из действенных способов сокращения общих издержек по проекту является механизм «экономии подрядчика», предусмотренный группой компаний: в случаях, предусмотренных договором подряда, подрядчик может рассчитывать на выплату части сэкономленных средств.
Гарантийное обслуживание осуществляется после закрытия контракта уже не командой проекта, а функциональной группой эксплуатирующего предприятия, ответственной за гарантийное обслуживание. Как правило, условия осуществления гарантийного обслуживания оговариваются в контракте на выполнение строительно-монтажных работ и в технических паспортах на оборудование.
Одной из распространенных мировых практик является подготовка итогового отчета Lessons learned. В нем описываются все проблемы строительства, пусконаладочных работ и организации строительства. Впоследствии он используется для накопления знаний и при реализации следующих проектов.
Кроме подготовки итогового отчета, в ходе завершения работ по проекту должна быть сформирована информационная база данных проекта, включающая в себя информацию по следующим направлениям:
• специалисты и эксперты, принявшие участие в реализации;
• подрядчики, поставщики, производители, консультанты с оценкой их деятельности;
• технологии, задействованные при выполнении проекта;
• проектные и строительные решения;
• документальное оформление, включая:
– шаблоны переписки,
– договорные работы,
– материалы по реализации проекта.
Контрольные вопросы1. В чем смысл административного завершения проекта?
2. Какие действия должен выполнить руководитель проекта при закрытии проекта?
3. В чем заключается накопление опыта реализации проекта?
4. Как осуществляется оценка эффективности проекта?
5. Каковы основные элементы закрытия работ проекта?
Глава 8
Корпоративный стандарт управления проектами
8.1
Общая структура стандарта управления проектами
В рамках компании управление проектами должно осуществляться на основе КСУП, который представляет собой совокупность нормативных документов, регламентирующих:
• структуризацию целей, работ, этапов и результатов проекта;
• взаимодействие команды проекта с функциональными подразделениями компании;
• порядок действий персонала в проектах и его мотивацию;
• порядок оценки деятельности компании (подразделения, сотрудника).
Методологической основой стандарта являются принципы и методы, заложенные в стандарты ISO 9001:2000 и РМВОК:2004 (PMI).[20]
Для того чтобы успешно использовать методы проектного управления, необходимо описать довольно большое количество процессов. В итоге в состав КСУП входит множество документов, описывающих все основные аспекты проектного управления в компании. Конечно, в зависимости от вида деятельности состав и наполнение документов могут меняться, но все же для различных реализаций КСУП характерны многие общие черты. Рассмотрим назначение некоторых документов.[21]
Подготовка контракта. Описываются последовательность действий по подготовке контракта, порядок разработки, согласования и утверждения. Могут использоваться шаблоны контрактных документов.
Организация технологических и маркетинговых исследований. Должны осуществляться в форме проекта, т. е. оба эти процесса регулируются документами КСУП. В документах должна быть отражена специфика каждого проекта, например для маркетингового исследования необходимо описать структуру исследования, порядок сбора и источники информации. Конечно, такая детализация делается лишь в том случае, если маркетинговые исследования в компании проводятся регулярно и имеет смысл разработать детальные процедуры, регламентирующие эту деятельность. В противном случае, особенно если исследование проводится впервые, необходимо руководствоваться общими процедурами планирования и реализации проекта и после его завершения обеспечить сохранение накопленного опыта в соответствии с подходами, описанными в гл. 7.
Формирование команды проекта. Описываются процедуры найма персонала, распределения по рабочим местам, назначения руководителя проекта, формирования команды проекта, управления командой, порядок разрешения конфликтов, развитие команды, включая ее обучение, порядок увольнения или использования членов команды проекта в случае его завершения. Особое место занимают процедуры мотивации и стимулирования.
Структуризация проекта. Под этим здесь понимается линейное планирование: выделение этапов проекта, определение состава работ путем построения ИСР, определение длительности и последовательности работ, планирование ресурсов, разработка расписания проекта, формирование подсистем управления проектами.
Финансирование проекта. Описываются процедуры определения стоимости работ, разработки бюджета проекта, организация контроля исполнения бюджета, порядок управления финансами. Состав этих процедур сильно зависит от того, в какой степени руководителю проекта делегировано управление финансами.
Организация НИОКР. Документ может детализировать порядок реализации проектов НИОКР от момента инициации и до завершения, включая использование общих ресурсов, оборудования, персонала.
ТЭО проекта. Подготовка обоснования проекта – документа, формально подтверждающего обоснованность проекта по срокам, затратам, работам, описана выше (см. гл. 3, п. 3.4). Важность грамотного обоснования чрезвычайно велика, поскольку именно здесь часто закладываются ошибки в определении стоимости и сроков реализации проекта.
Планирование проекта. Речь идет о разработке плана проекта и процедур, регулирующих разработку плана исполнения оставшихся операций в случае отклонения от базового плана, требующего перепланирования работ. Процедуры планирования проекта были рассмотрены ранее (см. гл. 4).
Закупки и поставки. Должны быть разработаны процедуры поиска и выбора субподрядчиков. Это становится особенно важным в тех случаях, когда право выбора подрядчиков делегируется руководителю проекта. Необходимо детально проработать процедуру проведения тендеров и торгов, управления поставками и закупками материалов, комплектующих и услуг. Эти процедуры важны, поскольку участники процессов имеют дело с большими материальными и финансовыми средствами и цена ошибки может быть весьма велика вследствие ненадлежащего или неквалифицированного исполнения своих обязанностей. Для компании, занимающейся поставками, актуальной может оказаться процедура реализации товарно-транспортной логистики.