не меньше 100, но надо же с чего — то начинать!
Глава 11
Проверка
Владелец бизнеса обязан принять все меры для охраны своего детища. Поэтому под моим непосредственным управлением находятся все четыре контрольные службы. Прежде всего, это служба безопасности и юристы. Кроме того, ревизор хоть и относится к финансовому департаменту, но лично мне докладывает о проведенных проверках. А поскольку я единоличный собственник недвижимости, то главный инженер тоже находится в моем прямом подчинении, мне важно, чтобы мои здания и сооружения не теряли со временем в цене. Таким образом, проверяю состояние дел в области физической и юридической безопасности, товарные и денежные остатки, наконец, вопросы технической безопасности. Рассмотрим каждое из этих направлений.
Служба безопасности
Служба безопасности появилась у меня лет пять назад. До этого ее функции либо вообще не выполнялись, либо на них не обращалось особое внимание. Это распространенная ошибка: предприниматель сосредоточен на маркетинге и продажах, собирает по капле выручку, а ведро — то у него дырявое. Здесь персонал ворует, там контрагенты не рассчитываются, и еще немало дыр есть, куда ваши денежки утекают. Поэтому уверена: вопросы разного рода утечек должны быть под постоянным контролем владельца.
Первая задача службы безопасности — проверка поступающего на работу персонала. Сегодня есть открытые источники, где можно узнать, например, имеет ли человек проблемы со службой судебных приставов. Зачем вам должник, не способный или не желающий рассчитаться по своим долгам? Проверяем мы и покупателей. Одним продаем в рассрочку, и нам надо быть уверенными, что они рассчитаются вовремя. За другими присматриваем через систему видеонаблюдения, пока они ходят по нашим магазинам: не сунули ли они себе в карман горсть крепежа.
За работающими сотрудниками тоже нужен пригляд. Служба безопасности контролирует время прихода на работу, внешний вид, то есть спецодежду и наличие бейджа, проверяет сумки на выходе. Бывает, что сотрудник испортил наше имущество — оборудование, товар, помещение. Например, грохнул рабочий ноутбук или при раскладке разбил хрупкий товар. В таком случае служба безопасности контролирует возмещение ущерба.
В ведении службы безопасности находится проверка регламентов открытия и закрытия магазина, охранной и противопожарной сигнализации. Следит, чтобы соблюдались правила пожарной безопасности: оставались свободными эвакуационные проходы, огнетушители находились на своих местах (случается, их снимают при погрузке и на место не вешают). Кроме пожарной, надо отслеживать и соблюдение обычной техники безопасности. Например, водитель электроштабелера должен носить каску, расписываться в журнале по проведению работ, ему необходимо выписать наряд, то есть допуск и задание.
Для эффективной работы службы безопасности ее сотрудниками изучаются соответствующие инструкции, проводятся ежедневные проверки, раз в квартал — обучение.
На первых порах владельцу придется самостоятельно осуществлять функции службы безопасности. Обращайте внимание на соблюдение норм пожарной безопасности, если по договору за нее отвечает арендодатель. Обязательно проверяйте персонал перед приемом на работу, интересуйтесь о причинах его ухода с предыдущего места у прошлого работодателя. Делайте это аккуратно, с соблюдением законодательных ограничений. Лучше получить информацию, чем страдать от ее отсутствия.
В деятельности службы безопасности есть немало этических аспектов. Например, не всем сотрудникам может нравиться проверка сумок на выходе. Они могут увидеть в этом недоверие или даже подозрительность со стороны руководства. Наша позиция такая: есть понятие коллективной ответственности, смысл ее — ваше собственное спокойствие. Вы можете быть уверены, что ваши коллеги не воруют, а они уверены в вас. То есть я, как владелец, не столько о себе беспокоюсь и вас подозреваю, сколько хочу, чтобы вы работали спокойно и друг друга ни в чем не подозревали.
У нас, собственно, с проверкой сумок проблем нет, никто уже внимания не обращает на эту автоматическую процедуру. Сотрудников больше задевают замечания, сделанные из — за не надетой каски, отсутствия бейджика, опоздания. После третьего замечания начинаются штрафные санкции. Я «штрафные деньги» оставляю директору магазина для поощрения тех, кто курит в положенном месте и пьет чай в отведенное время, — для положительных героев.
При этом нет задачи наказать кого — то. Самыми строгими договорами можно, конечно, людей запугать, но моя задача — призвать их к ответственности. Здесь нужен постоянный ревизионный процесс. Случаи бывают разными. Например, кассир чужие бонусы на свою карту пытается закинуть, или менеджер оптового отдела хочет за счет скидки юрлицам забрать себе дрель. Мое мнение: отсутствие контроля создает поводы для нарушений. Пусть у сотрудников будут комфортные условия для отличной работы и не будет ни единой возможности делать свою работу плохо. Задача владельца — организовать сотрудникам комфортные условия для отличной работы. Также — исключить для персонала любую возможность делать свою работу плохо.
Юридическая проверка
Юрист у нас занимается, прежде всего, договорами с клиентами и поставщиками. Самое больное место в работе с последними: приобретение товара по предоплате. Однажды мы заплатили 150 тысяч рублей за двадцатилитровые бутыли для питьевой воды, после чего поставщик исчез. Потом оказалось, что он воспользовался ситуацией: эти бутыли были в дефиците; поставщик со многих заказчиков собрал предоплату и пропал. Стали проверять владельца. Выяснили, что отчество его не Геннадиевич, а Геннадьич, и на него зарегистрировано примерно 80 фирм, то есть нам попался настоящий кидала. Отсюда вывод: надо, особенно при предоплате, скрупулезно проверять поставщика, чтобы не напороться на какого нибудь «Геннадьича».
Оптовые покупатели тоже бывают разными. Например, появляется в городе крупная столичная компания, выигравшая тендер на ремонт, скажем, Дома культуры или школы. Ее руководство требует отсрочку платежа, а потом по разным причинам компания уезжает, оставляя за собой хвосты долгов. Так что и клиентов по договорам отсрочки тоже надо тщательно проверять: судились ли они, если да, сколько раз и по какому поводу, выиграли процессы или проиграли, как они вели себя на других территориях, какие обороты за последний год, что у них с уплатой налогов? Все эти данные сегодня есть в открытом доступе, платном и бесплатном.
Сам договор отсрочки тоже нужно проверять тщательно. Может быть, в нем огромные штрафные проценты за несвоевременную оплату. Скажем, не 1–1,5 % в месяц, а 1 % в день, то есть совершенно вне рамок принятого делового оборота. Это может касаться штрафов за недовоз, брак или бой.
В малом бизнесе собственного юриста не всякий себе может позволить. Значит, надо один раз отдать все договоры в юридическую компанию или заключить договор на аутсорсинг. У нас так и было до недавнего времени. Сторонний юрист берет примерно 1 тысячу рублей за документ и порядка 500