♦ Если организацией мероприятия делового характера занимаются несколько устроителей, на приглашении они должны быть перечислены в иерархическом порядке.
♦ Монограммы нужно использовать правильно, иначе неверный порядок или размер инициалов может смутить получателя. См. раздел «Монограммы».
♦ Когда складная карточка имеет монограмму наверху, следует начинать писать на первой странице и продолжать на третьей. При необходимости можно использовать и вторую страницу. Если же монограмма расположена по центру первой страницы, писать следует на третьей странице.
♦ На клапанах конвертов для личных отправлений обязательно должен иметься обратный адрес. Можно также добавить свое имя, но это будет менее элегантно. Можно использовать девятизначный почтовый индекс.
♦ Мужчины, которые не планируют писать длинных писем, могут использовать листы половинного размера. Они могут иметь наверху монограмму, герб или имя.
♦ Всегда указывайте дату, даже на самой короткой записке.
♦ При составлении приглашений соблюдайте стандартные правила для корреспонденции: второе имя пишется полностью, титул мужа предшествует титулу жены, «Ms.» считается приемлемым только для деловой корреспонденции; дети старше восемнадцати лет должны получать отдельные приглашения.
♦ Избегайте сокращений и аббревиатур, особенно в приглашениях и уведомлениях.
♦ На конвертах избегайте указывать сокращенные названия штатов и все слова пишите полностью (улица, бульвар, номер/квартира). В обратном адресе не нужно указывать свое имя. Заполнять конверты следует чернилами черного или темно-синего цвета.
♦ Лист вкладывайте в конверт так, чтобы текст был наверху.
♦ Для особенно важной записки или приглашения используйте каллиграфию (хотя бы на конверте), а также простую и элегантную бумагу.
Чего нельзя делать
♦ Использовать аббревиатуры, за исключением непрофессиональных титулов, таких как «госпожа» (Ms.), «господин» (Mr.), «младший» (Jr.) и «старший» (Sr.). Обязательно пишите полностью профессиональные звания, такие как «доктор» (Doctor).
♦ Писать на оборотной стороне листа.
♦ Использовать складывающиеся карточки, если вы мужчина.
♦ Держать писчие принадлежности в местах с повышенной влажностью, высокой температурой или прямым солнечным светом, поскольку бумага может изменить цвет и заплесневеть. Влажность представляет также большую проблему для клея на конвертах.
♦ Использовать лазерный принтер, если на вашу бумагу нанесена термопечать, поскольку высокая температура может расплавить чернила.
♦ Перечислять магазины, где у вас есть списки желаемых подарков, на своих свадебных приглашениях или уведомлениях о рождении малыша.
♦ Использовать амперсанд или знак плюс вместо «и».
♦ Использовать на официальном приглашении сокращения «a.m. и p.m.»; вместо этого следует писать «o’clock».
♦ Посылать карточку лишь с напечатанным текстом и напечатанным именем – по меньшей мере ее надо подписать.
♦ Использовать писчую бумагу и конверты из отеля, после того как вы прибыли домой, неприлично.
Терминология
Документная бумага/казначейская бумага: высококачественная прочная бумага, обычно используемая для деловых писем и бланков.
Личная визитная карточка: похожа на обычную визитную карточку бизнесменов, но на ней написано только имя, и используется она для личных контактов.
Тиснение: техника создания на бумаге рельефного изображения. Бескрасочное (слепое) конгревное тиснение выполняется без использования чернил, в цветном тиснении выпуклые поверхности окрашиваются цветными чернилами, а при блинтовом тиснении текст/рисунок получается вдавленным в бумагу.
Гравировка: традиционная рельефная печать, в ходе которой надпись или рисунок вытравливается в перевернутом виде на медной пластине, которая затем заполняется чернилами. Гравировальный пресс вдавливает бумагу в образовавшиеся полости, и получается рельефное изображение.
Бумага верже/рифленая бумага: вид отделки, когда по всей длине бумаги идут тонкие линии.
Высокая печать: рельефная печать, изобретенная Иоанном Гутенбергом.
Бумага с отделкой под полотно: обычно очень высококачественная бумага с текстурной поверхностью, по виду напоминающей льняное полотно.
Хлопковая бумага: высококачественная бумага из хлопковой или льняной целлюлозы.
Термографическая печать: дешевый способ печати, когда при помощи высокой температуры создаются выпуклые буквы или изображения.
Калька/веллум/веленевая бумага: полупрозрачная бумага, изготовленная из хлопковой целлюлозы с добавлением пластификаторов.
Бумага с водяными знаками: бумага с изображением, надписью или узором, видным на просвет. Водяные знаки указывают на автора документа и служат для защиты от подделок.
Титулы, звания и формы обращения
Звания не дают привилегий или власти. Они накладывают ответственность.
Питер Друкер
Местные и международные обычаи различаются в отношении правильного написания имен, обращений и титулов. Для не привыкших к традиционным формальностям американцев бывает сложно запомнить, когда нужно называть по имени, а когда по фамилии, следует ли упоминать также девичью фамилию матери, и как произносить титул иностранной важной особы. Коммуникация с членами королевских семей обычно проходит через дипломатические службы.
Короли и королевы
♦ В устном обращении к королям и королевам говорят: «Ваше Величество» («Your Majesty»), что является наиболее официальной формой обращения, или менее официально – «сэр», «мадам».
♦ При представлении короля говорят следующим образом: «Его Величество Король» («His Majesty the King»), а о королеве: «Ее Величество Королева» («Her Majesty the Queen»).
♦ На письме к королям и королевам обращаются «Его Величество Король» (или «Ее Величество Королева») [название страны в родительном падеже].
Принцы и принцессы
♦ В устном обращении принцев и принцесс именуют «Ваше [Королевское] Высочество» («Your Royal Highness»), что наиболее официально, или «сэр», «мадам» (менее формально).
♦ Представляют принцев и принцесс следующим образом: «Его Королевское Высочество Принц [имя]» и «Ее Королевское Высочество Принцесса [имя]».
♦ На письме к принцам и принцессам обращаются так: «Его Королевское Высочество Принц» (или «Ее Королевское Высочество Принцесса») [название страны в родительном падеже].
Военные чины
♦ К военным обращаются по званию и фамилии.
♦ К морским офицерам в звании капитан-лейтенант и выше обращаются «капитан» («Commander»).
♦ К капелланам любого рода войск официально обращаются по званию, однако неофициально к ним можно обращаться «капеллан», «отец», «рабби» и т.д.
♦ На письме военные звания всегда пишутся полностью.
Послы
♦ В большинстве случаев к послам и дипломатическим представителям/советникам обращаются «Посол (Ambassador /Minister) [далее название страны в родительном падеже]». Так же их и представляют. Однако в некоторых случаях модель меняется: American Ambassador, British Ambassador, Italian Ambassador, Japanese Ambassador.
♦ Устно к послам обычно обращаются «господин (госпожа) Посол» («Mr. (Madam) Ambassador») или «Посол Смит» («Ambassador Smith»). Иногда к ним обращаются более формально: «Ваше Превосходительство»/«Ваше Сиятельство» («Your Excellency») или же «сэр», «мадам»/«мэм».
♦ Представляют послов как «Его/Ее Превосходительство посол [название страны в родительном падеже]» («His (or Her) Excellency, the Ambassador of [country]») или «Господин/Госпожа Смит, посол [название страны в родительном падеже]» (Mr. (or Madam) Smith, the Ambassador of [country]»).
♦ На письме к послам обращаются так: «Его/Ее Превосходительство посол [название страны в родительном падеже]».
Президенты и премьер-министры иностранных государств
♦ В устной речи к президентам и премьер-министрам обращаются «Ваше Превосходительство», «Господин (госпожа) президент» или «сэр», «мадам».
♦ Представляют президентов и премьер-министров словами «Его/Ее Превосходительство президент/премьер-министр [название страны в родительном падеже]».
♦ На письме к президентам и премьер-министрам обращаются так: «Его/Ее Превосходительство президент/премьер-министр [название страны в родительном падеже]».
Министры иностранного государства
♦ В устной речи к министрам обращаются так: «Ваше Превосходительство», «Господин/Госпожа министр» или «сэр»/«мадам».
♦ Представляют министров словами «Его/Ее Превосходительство министр [название министерства, например труда или культуры, затем название страны]» («His (or Her) Excellency, [country] [ministry name] Minister»).
♦ На письме к министрам обращаются следующим образом: «Его/Ее превосходительство [имя фамилия], министр [название министерства], [город], [страна]» («His (or Her) Excellency, [name], Minister of [ministry name],[ city],[country]».