• построение целевой модели;
• запрос данных об экономической выгоде от исполнительного спонсора, CFO, CEO;
• построение модели ROI;
• подготовка итоговых отчетов;
• формирование методик стоимости офисного обеспечения персонала.
Проведение обзорного совещания:
• утверждение графика проведения встреч на местах с соответствующими членами команды;
• подготовка аудитории, проектора и т. п. для проведения совещания (весь день);
• приглашение на совещание координаторов и основных сборщиков данных;
• участие в обсуждениях на местах;
• обсуждение на совещании информации, представленной менеджером проекта;
• подготовка программы действий по результатам обсуждений;
• обсуждение целевой и ROI-моделей;
• рассылка протокола (обсуждаемые вопросы, принятые решения).
Предварительный анализ:
• контроль исполнения решений совещания;
• перепроверка источников получения данных и их точности (если требуется);
• рецензирование результатов анализа;
• внесение корректив (если необходимо);
Презентация полученных данных:
• обсуждение со спонсором проекта задач и состава участников презентации;
• подготовка окончательного варианта презентации;
• согласование даты и времени презентации со спонсором проекта и ключевыми участниками;
• подготовка аудитории и проектора для проведения совещания;
• обеспечение возможности работы на совещании удаленных участников;
• приглашение участников на презентацию;
• подготовка копий презентационных материалов (если необходимо);
• проведение презентации;
• регистрация возникших в ходе обсуждения на презентации вопросов, требующих контроля исполнения;
• представление итогов презентации команде проекта.
Формирование дальнейших шагов:
• использование моделей для проведения более детального анализа (если необходимо);
• совместная работа с руководством организации по определению следующих шагов, направленных на реализацию рекомендаций;
• планирование повторного использования модели ТСО.
Другими словами, подход к оценке ТСО включает решение трех основных задач:
• оценка текущего уровня ТСО;
• аудит ИТ-процессов на основе сравнения процессов компании и текущего уровня ТСО с примерами передового мирового опыта;
• формирование целевой модели ТСО.
Оценка текущего уровня ТСО
Оценка ИТ-затрат
В ходе работ по оценке ТСО проводится сбор информации и расчет показателей ТСО организации по следующим направлениям:
• ИТ-активы (серверы, клиентские компьютеры, периферийные устройства, сетевые устройства);
• расходы на аппаратные средства и программное обеспечение (расходные материалы, амортизация);
• расходы на операции (обслуживание компьютеров, периферийных устройств, серверов, сетевых устройств, планирование и управление процессами, сбор данных, анализ деятельности, разработка специализированного программного обеспечения);
• расходы на административное управление;
• косвенные расходы на деятельность конечного пользователя по решению вопросов сервисного обслуживания и время простоя.
Пример структуры затрат по классификации ТСО приведен в табл. 9.1.
Таблица 9.1.
Структура затрат
Таблица 9.1. Структура затрат (окончание)
Оценка сложности ИТ-системы
Наряду с финансовыми показателями уровень информационных технологий в организации может быть охарактеризован и нефинансовыми параметрами.
Одной из интегральных метрик, используемых для сравнения различных систем, является термин «сложность ИС». Сложность ИС характеризуется скалярным показателем, который формируется на основе количественных данных по организации процессов, распределению конечных пользователей и используемым аппаратно-программным технологиям. Этот показатель определяет требования конечных пользователей к информационной системе по поддержке бизнес-процессов и служит для создания модели TCO. Показатель сложности – это относительное измерение многообразия и типов требуемых приложений, активов, пользователей, процессов, политики и управления – всего того, что может сделать среду более дорогостоящей (высокий уровень сложности) или менее дорогостоящей (низкий уровень сложности).
Существующая сложность по методике Gartner Group может оцениваться уровнями от 1 до 10. Оценка сложности базируется на следующих составляющих, которые необходимо учитывать при расчете трудозатрат на поддержку информационной системы.
Организация пользователей:
• число пользователей, охваченных общей ИТ-инфраструктурой;
• источник обращений в справочную службу компании;
• территориальное распределение конечных пользователей;
• бизнес-функции, охватываемые общей ИТ-инфраструктурой организации;
• сочетание трех разных групп конечных пользователей;
• среднее время реакции на запрос Help Desk;
• среднее время предоставления сервисного решения;
• число часов, когда доступна поддержка;
• среднее число часов в неделю, в течение которых пользователи работают с настольными системами и приложениями;
• компьютерные навыки большинства конечных пользователей;
• степень увеличения или уменьшения за последний год числа конечных пользователей, охваченных общей ИТ-инфраструктурой;
• процент пользователей, переместившихся (физически) в пределах организации.
Программное обеспечение:
• серверы для используемых в бизнес-единицах приложений;
• стандартный набор ПО среднестатистического клиентского компьютера;
• процент времени, затрачиваемого конечными пользователями на ответственных участках, работающих с приложениями критического характера;
• процент конечных пользователей, работающих в workflow-приложениях (включая управление документооборотом);
• процент конечных пользователей, применяющих программы календарного и группового планирования;
• процент пользователей, работающих в графических пакетах;
• число СУБД;
• число систем электронной почты;
• число торговых марок и версий персональных приложений функционального назначения, используемых на типичном клиентском компьютере;
• число операционных систем, инсталлированных на клиентских рабочих местах и серверах;
• процент пользователей, имеющих доступ в Internet;
• процент пользователей, имеющих доступ в Intranet;
• количество закупленных приложений масштаба предприятия;
• среднее число изменений в ПО на клиентском месте в этом году.
Аппаратные средства:
• процент клиентских ПК, замененных новым оборудованием в течение последнего года;
• процент клиентских ПК, модернизированных в течение последнего года (например, память и накопители);
• процент пользователей, получивших оборудование в течение последнего года, которое было передано от других пользователей;
• среднее число каскадов (передач оборудования), вызванных инсталляцией нового оборудования, за последний год;
• процент клиентских ПК, являющихся высокопроизводительными системами (закупочная цена в пять раз выше стоимости типового ПК);
• процент компьютеров-клиентов, являющихся мобильными (laptop или полноразмерные ноутбуки).
Косвенные расходы оцениваются на основе проведения анкетирования конечных пользователей, в котором определяется ряд параметров:
• удовлетворенность конечных пользователей;
• время использования компьютеров и уровень пользователей;
• качество сетевого оборудования, серверов, персонального оборудования и локального ПО;
• временные затраты пользователей.
В качестве примера такого рода анализа можно привести следующие результаты.
Удовлетворенность конечных пользователей. Одним из ключевых показателей эффективности ИС является интегральная удовлетворенность ее работой со стороны конечных пользователей. В результате отношение пользователей к ИС и сложившаяся практика их работы в ИС существенно влияют на эффективность инвестиций в ИТ и величину косвенных затрат на ИТ.
При формировании этой оценки важно принимать в расчет наличие различных групп пользователей, отличающихся по степени применения ИТ и важности их работы для деятельности компании:
• высокоэффективные работники – сотрудники, которые выполняют важные, критичные для организации задачи. Для решения этих задач обычно используют специализированные вычислительные платформы и прикладные программы. Кроме того, предъявляются повышенные требования к организации услуг поддержки и к вычислительной инфраструктуре. В соответствии с требованиями к эффективности и надежности функционирования данной инфраструктуры корректируются кадровое обеспечение и капиталовложения. Примеры подобных задач: торговля долговыми обязательствами (облигациями), акциями, валютой, генная инженерия, проектирование чипов, квантовая физика, 3D-моделирование, 3D-анимация;