Эта особенность, совместно с процессами управления системами и управления изменениями, способствует снижению числа незапланированных сбоев и обращений в сервисную службу, а также дает возможность более реально планировать управление.
Управление безопасностью данных заключается в логической защите данных от их порчи, кражи или любой комбинации того и другого. Управление безопасностью данных предполагает идентификацию и авторизацию пользователей, обеспечение тщательного контроля над загрузкой данных и файлов из внешних коммуникационных каналов и, наоборот, над загрузкой данных во внешнюю сеть, а также установку firewalls и других технологических барьеров для предотвращения несанкционированного доступа, хищения и порчи.
Этот метод является частью общего процесса обеспечения безопасности, который подразумевает понимание проблемы пользователями, их обучение, наличие политики, процедур, мер безопасности и планов по восстановлению бизнеса после аварии.
Управление изменениями – это политика, процедуры и инструментальные средства, разработанные для наблюдения за клиентскими компьютерами и другими элементами сетевых активов с целью обеспечения гарантий того, что никакие несанкционированные изменения не будут внесены. Все это предполагает наличие базы данных изменений, которая позволяет их распознавать в процессе устранения неисправностей.
Стандартизация
Стандартизация поставщиков ограничивает число тех клиентов, с которыми работает организация.
Для выделенных элементов активов организация отбирает ограниченное число поставщиков, у которых могут быть приобретены аппаратные средства и программное обеспечение. Обычно поставщики делятся на основных и вторичных. Путем стандартизации меньшего числа поставщиков организация может получать скидки и минимизировать количество проблем, связанных с совместимостью, технической поддержкой, посредническими требованиями поставщика, проверкой новых технологий, а также административные расходы управленческого аппарата поставщика. С одной стороны, это может несколько ограничить выбор из имеющихся в распоряжении продавца технологий и характеристик. В то же самое время это дает возможность добиваться больших оптовых скидок. Стандартизация поставщика является частью всестороннего процесса управления активами, охватывающего разработку процедур и политики снабжения и закупок, а также контроля над выполнением требований соответствия.
Стандартизация платформ заключается в стандартизации специфических системных моделей и платформ операционных систем для серверов, клиентских компьютеров и периферийных устройств, в ограничении рассматриваемых для закупки операционных систем, моделей клиентских компьютеров, мобильных компьютеров, серверов, принтеров, сетевых и коммуникационных устройств. Стандарты устанавливаются для определенных пользователей и задают конкретный номер модели и названия операционных систем, рассматриваемых для закупки.
Стандартизация более специфических платформ будет нацелена на поставщика для выявления номера конкретной модели и серийных номеров компонентов каждой конфигурации.
С течением времени стандартизация будет изменяться вместе с потребностями пользователя.
Стандартизация платформ предусматривает установление процедур и политики снабжения и закупок, а также путь для обеспечения надзора за соответствием, включая управление активами и изменениями.
Уменьшение сложности может ознаменоваться доминированием систем, являющихся типовыми для групп пользователей, что упростит процессы конфигурирования, администрирования, устранения неисправностей и модернизации.
Стандартизация приложений означает унифицированное развертывание в организации набора приложений, специфических по версиям и поставщикам, где стандарты разрабатываются с учетом типов и групп пользователей. Стандартизация приложений заключается в разработке политики и процедур снабжения и закупки, а также в контроле над распространением приложений, инсталляциями и обновлениями, что гарантирует выполнение требований.
Стандартизация приложений значительно улучшает взаимодействие систем, особенно когда пользователям необходимо обмениваться файлами и данными. Также это упрощает процессы управления изменениями, обслуживания приложений, устранения неисправностей и обучения.
Централизованное снабжение представляет собой набор процедур и политику управления процессом снабжения. При централизованном снабжении необязательно сосредотачивать весь персонал снабженцев в одном-единственном месте. Скорее наоборот, следует развивать общий набор стандартов снабжения и деловых процедур, собирать информацию по запросам, договорам с поставщиками, данным активов, отраслевую информацию, а также профессиональные навыки ведения снабжения, чтобы получить все необходимые компоненты для успешного заключения выгодных сделок. Также централизованное снабжение должно гарантировать соответствие друг другу правил стандартизации.
Оптимальным процессом снабжения станет тот, который основывается на прогрессивных технологиях: электронная коммерция, интегрированные данные активов, предварительное планирование конфигураций для закупок, изготовление под заказ, укороченные циклы авторизации по стандартизованным технологиям. Это снизит расходы и повысит уровень удовлетворенности пользователей.
Управление практической деятельностью
Время, требуемое для планирования ИТ-проектов. Планирование является важнейшим аспектом в критической траектории любого технологического проекта. Исследования показали, что при «срезании углов» в процессе планирования можно оказаться в ситуации, когда затраты и время реализация проекта уровня предприятия намного превышены. Планирование требует наличия адекватной информации по текущему и целевому состояниям и точных оценок времени и объема инвестиций, которые нужны для осуществления всех необходимых для реформы шагов. Планирование также предполагает создание команды мотивированных исполнителей с определенными для каждого ролями, описание всех задач, распределение обязанностей, своевременный контроль и уменьшение рисков. Процесс планирования должен включать разработку документа «видение/область применения приложения», который поможет каждому члену команды лучше понять проект, цели, график выполнения и риски. Плановая служба должна предоставить членам команды адекватное время на понимание, анализ, создание документов и обсуждение, прежде чем они возьмутся за разработку и внедрение.
Планирование является важной составляющей управления изменениями и управления проектом.
Контроль и управление уровнями сервиса. Уровень сервиса предварительно определяется соглашением об уровнях сервиса между группой пользователей и отделом ИС и между ИС и сторонним сервис-провайдером. В идеале это должен быть договор об особых услугах, которые ИС будут оказывать конечным пользователям, независимо от производительности и способов устранения проблемы. Показатели должны быть четко определены, измеримы, контролируемы и понятны.
Управление системами и использование технологии автоматизации сервисной службы обеспечивают глобальную поддержку для отслеживания, структурирования и контроля сервисных показателей. Опросы пользователей об их удовлетворенности также могут дать исходные данные, позволяющие наметить необходимые уровни сервиса и контроль над расходами.
Планирование мощностей представляет собой процесс, позволяющий оценить мощности сети и активов относительно требуемого уровня, а затем скорректировать их до нужного уровня. Процесс планирования загрузки мощностей предусматривает перенос новых ИТ-инициатив на существующую инфраструктуру с учетом динамики изменения стоимости обеспечения пропускной способности и емкости накопителей, памяти и других системных ресурсов сети.
Управление жизненным циклом TCO является финансовым управлением сетью, с помощью которого можно оценивать общую стоимость владения, сравнивать стоимости (затраты) с типовыми показателями по отрасли и принимать решения по изменениям, преследующим не только технические, но и финансовые цели. Процессы, методы и инструментальные средства непрерывно и регулярно применяются на практике для оценки достигнутого и оптимизации затрат. Используя управление жизненным циклом TCO, можно добиться лучших циклов технологического обновления, а также проверить, насколько инвестиции способны оказать положительное влияние и обеспечить возврат вложенных средств, перед тем как приступать к внедрению.
Обучение пользователей является одним из самых действенных средств снижения затрат. Исследования показывают, что недостаточно обученному пользователю по сравнению с опытным требуется в 2–6 раз больше технической поддержки (включая помощь коллег). Обучение пользователя следует проводить с применением систем и приложений, чтобы оно максимально соответствовало особенностям и требованиям фактической работы.