• ведение протоколов заседаний рабочей группы;
• ведение архива проекта;
• выполнение иных функций по делопроизводству и поручений руководителя проекта.
Вопросы, подлежащие обязательному рассмотрению рабочей группой:
• выполнение решений предыдущих совещаний рабочей группы;
• выполнение календарного графика реализации проекта;
• финансирование инвестиционного проекта;
• утверждение отчетов по проекту за предыдущий период;
• утверждение планов по графику реализации, бюджету освоения и финансирования на планируемый месяц/год;
• корректировка плановых графиков реализации проекта и бюджетов освоения и финансирования проекта в течение текущего месяца;
• обсуждение необходимости внесения корректировок в проект;
• обсуждение и принятие решений по возможным рискам, связанным с успешным осуществлением проекта.
Утвержденные решения рабочей группы оформляются протоколами и являются обязательными для исполнения всеми работниками комбината, упомянутыми в протоколе.
Как видим, состав команды проекта, обязанности участников прописаны достаточно подробно. Важной проблемой будет добиться безусловного выполнения разработанных правил и инструкций. В крупной компании основные виды деятельности, как правило, регламентированы, что облегчает использование новых документов, регулирующих управление проектами.
4.9
Планирование поставок проекта
Планирование поставок проекта включает в себя процессы покупки необходимых продуктов, услуг или результатов, которые производятся вне рамок исполняющей организации. Планирование поставок подразумевает определение того, что надо поставить, кто это может сделать, и администрирование контрактов, т. е. управление контрактом и взаимоотношениями между покупателем и продавцом. Процессы управления поставками включают в себя работу с юридическими документами и организацию работы с поставщиком продукта или услуги. Заключение контракта на поставку продукта или оказание услуг является одним из способов распределения ответственности и снижения рисков. Однако такое распределение приводит к появлению новых рисков. Так, передача какой-либо работы специализированной организации из-за отсутствия в компании квалифицированных исполнителей снижает риск некачественной работы, но ведет к появлению новых рисков, например риска срыва сроков из-за загрузки исполнителя другими работами.
В рамках этого процесса осуществляются подготовка тендерной документации, поиск возможных исполнителей (если это предусмотрено стратегическим планом), выбор подрядчиков, планирование работ с контрактами.
Ниже приведен фрагмент положения, регулирующего работу с контрактами на предприятии «Химкомбинат».
ПРИМЕР. Положение по заключению контрактов ОАО «Химкомбинат» (фрагмент)
Единым центром ответственности за заключение контрактов в рамках инвестиционного проекта являются руководитель проекта и рабочая группа. Учет всех заключенных контрактов и контроль за исполнением финансовых обязательств по контрактам осуществляет финансовый контролер проекта.
Выбор поставщиков оборудования и технологий
Председатель комиссии по выбору поставщиков оборудования и технологий направляет запросы в ООО «ТД АВС», коммерческое управление и техническое управление комбината о представлении предложений по включению поставщиков в список участников отбора.
После получения предложений комиссия по выбору поставщиков оборудования и технологий формирует и утверждает итоговый список участников отбора.
Комиссия также формирует программу проведения отбора поставщиков. Программа содержит календарный план мероприятий по проведению отбора с указанием ответственных исполнителей от комиссии.
Программа проведения отбора включает следующие этапы:
• направление участникам приглашений к участию в отборе ТЗ;
• получение от участников заявок, подтверждающих их участие в отборе;
• получение от участников отбора ТКП и составление предварительного конкурентного листа;
• организацию и проведение переговоров по рассмотрению технических аспектов представленных участниками ТКП;
• получение от участников отбора скорректированных ТКП и корректировку конкурентного листа;
• проведение окончательных переговоров по рассмотрению ТКП;
• определение схем поставки и вариантов финансирования;
• оценку представленных окончательных ТКП и принятие решения по выбору победителя отбора.
Проведение отбора поставщиков осуществляется в соответствии с программой проведения отбора поставщиков.
Заключение контракта с победителем отбора производится в соответствии с Положением о порядке заключения гражданско-правовых договоров в ОАО «Химкомбинат».
Требования к контрактам
В цену контракта необходимо включать оплату дополнительных расходов, связанных с обеспечением выполнения условий контракта и неотделимых от него, таких как: командировочные расходы подрядчика; расходы на транспортировку оборудования; транспортировку и монтаж специального оборудования (кранов и т. д.); расходы на таможенную очистку (в случае поставок импортного оборудования или услуг); шефмонтажные и пусконаладочные работы; расходы на оплату авторского надзора в связи с возложением на генподрядчика дополнительных функций; другие затраты, учитывающие конкретные условия и специфику строительства объекта, не предусмотренные сметными нормами и ценами.
В контракте не должно быть условий, допускающих оплату по предъявлению фактических затрат: все дополнительные затраты необходимо предварительно на этапе их возникновения согласовать с заказчиком.
В контракте должны быть указаны сроки исполнения контракта, обозначены ключевые вехи проекта (контрольные события), а также предусмотрено применение штрафных санкций в случае нарушения поставщиком/подрядчиком сроков контрольных событий и контракта в целом.
Условиями контракта закрепляется ответственность поставщика/подрядчика за достижение прописанных в техническом задании параметров. Набор параметров и величина штрафа в случае отклонения от заданной величины параметра определяется исходя из степени влияния данного параметра на достижение экономического эффекта от реализации контракта.
В условиях контракта необходимо предусмотреть разделение ответственности между заказчиком и подрядчиком и включить в контракт обязанность подрядчика застраховать основные риски, связанные с исполнением контракта и поставками оборудования.
Любые изменения контрактных условий (предмет и цена контракта, сроки, гарантии и т. д.) закрепляются дополнительными соглашениями, являющимися неотъемлемой частью контракта. Все изменения в контрактной документации регистрируются и визируются финансовым контролером.
В контракте должны быть предусмотрены обязательства поставщика/подрядчика по представлению необходимой отчетности, которая обеспечивает возможность эффективного контроля и управления контрактом.
В условиях контракта следует предусмотреть процедуры рассмотрения контрактных споров, возможность и условия прекращения контракта в случае неудовлетворительного исполнения контракта по качеству, срокам исполнения работ или в случае недостижения прописанных в ТЗ параметров.
Дополнительные требования, предъявляемые к контрактам на проектно-изыскательские работы:
– штрафные санкции за срыв сроков выдачи документации, ответственность контрагентов за ошибки проектирования и внесенные в проект изменения, повлекшие удорожание проекта;
– при разработке проектной документации ответственный за проектирование должен контролировать адекватность отражения цен на оборудование и товарно-материальные ценности (ТМЦ) в проектно-сметной документации;
– для обеспечения эффективного взаимодействия между различными проектными организациями в рамках одного проекта рекомендуется определение генподрядчика на проектирование.
Дополнительные требования к контрактам на строительно-монтажные работы (СМР):
– при заключении контрактов на СМР ответственный за строительство и ответственный за снабжение должны определить целесообразность включения в контракт поставок основных строительных материалов и оборудования подрядчиком;
– закупка ТМЦ для проекта через подрядчика в обязательном порядке согласовывается с руководителем проекта.
4.10
Планирование рисков проекта
Под планированием рисков проекта будем понимать часть процесса планирования, связанную с процедурами определения перечня возможных рисков, их оценки и разработки мер противодействия, т. е. реагирования. На этапе разработки плана проекта необходимо выполнить действия, заданные следующими процессами (рис. 4.6):