• обеспечение своевременного сбора, накопления, распространения, хранения и последующего использования информации проекта;
• координация представления нужной информации в обусловленные сроки всем участникам проекта;
• контроль мероприятий по проработке и внедрению процессов проектного управления;
• контроль соблюдения сроков проекта;
• контроль бюджета проекта;
• мониторинг отклонений от плана, корректировка плана и согласование изменений со всеми участниками проекта;
• анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом;
• принятие решений по использованию выделенных финансовых, человеческих и материальных ресурсов.
Естественно, в конкретном проекте на руководителя проекта возлагается лишь часть этих обязанностей.
ПРИМЕР. При разработке регламентов управления проектами ОАО «Металлургический комбинат» были сформулированы обязанности участников проекта, приведенные ниже.
Основные обязанности руководителя проекта металлургического комбината
• актуализация стоимости проекта по мере выхода проектно-сметной документации и заключения контрактов, контроль бюджета проекта, уточнение прогноза стоимости проекта до его окончания;
• координация материально-технического обеспечения реализуемого проекта, участие в разработке ТЗ на поставку оборудования, регулирование отношений между предприятием и поставщиками, контроль контрактов;
• координация и контроль сроков строительно-монтажных работ. Регулирование отношений между предприятием и подрядчиками, контроль контрактов;
• защита перед инвестиционным комитетом комбината месячных заявок на финансирование проекта и планов освоения;
• контроль за графиками финансирования, отнесением затрат в соответствии со структурным планом проекта, сроками и качеством реализации проекта. Составление ежемесячных отчетов о ходе реализации проекта;
• проведение регулярных совещаний рабочей группы по проекту, постановка задач членам рабочей группы, координация их деятельности и контроль исполнения поручений;
• своевременное вынесение на утверждение инвестиционным комитетом комбината прогнозируемых изменений в содержании, стоимости, сроках реализации и целях проекта;
• обеспечение надлежащего делопроизводства по проекту;
• защита отчетов по реализации и завершению ключевых этапов (вех) проекта перед руководством и инвестиционным комитетом комбината.
Формирование рабочей группы (команды проекта) комбината
Рабочая группа является организационной формой, инструментом управления проектом, который осуществляет координацию и реализацию инвестиционных проектов.
Рабочая группа формируется руководителем проекта.
Руководитель проекта формирует персональный состав рабочей группы, который согласовывается с непосредственными руководителями функциональных подразделений привлекаемых работников.
В состав рабочей группы входят:
• руководитель проекта (руководитель рабочей группы);
• финансовый контролер проекта;
• секретарь проекта;
• ответственный за проектирование;
• ответственный за технические (технологические) аспекты проекта;
• ответственный за строительство;
• ответственный за снабжение.
Конкретный состав рабочей группы, т. е. наличие в ее составе всех перечисленных в данном пункте членов или их части, определяется руководителем проекта в зависимости от каждого конкретного проекта.
В состав рабочей группы могут входить специалисты других функциональных подразделений предприятия в зависимости от характера и сложности проекта.
Одним из основных требований к членам рабочей группы является возможность уделять достаточное время управлению проектом. При включении конкретного сотрудника в состав рабочей группы и определении его занятости в проекте (постоянной или частичной) должны приниматься во внимание его квалификация и опыт, а также сложность проекта.
Руководитель проекта имеет право включать в рабочую группу работников структурных подразделений комбината (по согласованию с непосредственными руководителями привлекаемых работников).
После согласования с руководителями функциональных подразделений персонального состава рабочей группы руководитель проекта готовит и утверждает у управляющего директора приказ о формировании рабочей группы для реализации проекта.
Основные обязанности членов рабочей группы
Финансовый контролер проекта:
• обеспечение финансирования проектов из соответствующих источников финансирования;
• обеспечение включения финансового плана проекта в ежемесячный финансовый план;
• ведение общего календарного (сетевого) графика реализации проекта;
• формирование плана освоения;
• составление ежемесячной заявки на финансирование проекта согласно утвержденному финансовому плану проекта;
• составление и контроль исполнения общего плана финансирования проекта;
• осуществление мониторинга исполнения целей, бюджета проекта, структурного плана проекта и календарного графика реализации проекта;
• контроль и визирование всех контрактов по проекту;
• подготовка отчетов по реализации проекта (освоение, финансирование, достижение запланированных значений ключевых показателей эффективности проекта);
• подготовка статуса – отчета о состоянии контрактов по проектам на основании представленных членами рабочей группы данных;
• представление подготовленных отчетов.
Ответственный за технические (технологические) аспекты проекта:
• контроль качества выполнения запланированных технических и технологических аспектов проекта;
• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).
Ответственный за строительство:
• своевременное обеспечение подрядных организаций проектно-сметной документацией;
• организация и осуществление строительно-монтажных работ в соответствии с утвержденным календарным графиком реализации проекта и проектно-сметной документацией;
• актуализация графика и стоимости строительно-монтажных работ по мере заключения контрактов;
• контроль качества выполнения строительно-монтажных работ по проекту;
• представление данных для формирования плана финансирования и освоения строительно-монтажных работ;
• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).
Ответственный за снабжение:
• координация деятельности поставщиков по проекту, органов таможенного контроля;
• участие в проведении процедур закупок товарно-материальных ценностей и оборудования по проекту;
• контроль за своевременной и качественной поставкой оборудования, товарно-материальных ценностей в соответствии со спецификациями проекта;
• контроль за соблюдением складирования оборудования и материалов с целью их корректного отнесения на проект, исключения их порчи и разукомплектования на складах;
• актуализация календарных планов поставок оборудования и товарно-материальных ценностей, а также актуализация их стоимости по мере заключения контрактов;
• формирование ежемесячных планов финансирования оплаты оборудования и товарно-материальных ценностей;
• планирование финансирования по оплате таможенных пошлин и НДС по заключенным импортным контрактам;
• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).
Секретарь проекта:
• ведение делопроизводства по проекту, в том числе сбор и хранение всей необходимой информации, включая все версии структурных планов проектов, календарные графики реализации проекта, расчеты – обоснования целесообразности и экономической эффективности, протоколы совещаний рабочей группы, приказы и распоряжения, копии контрактов, отчеты о ходе реализации проекта;
• ведение реестра изменений в проекте, принятых в ходе реализации проекта;
• созыв заседаний рабочей группы, а также подготовка материалов к заседанию;