♦ доставка персонала к месту работы, если офис находится в крайне неудобном для работников месте. Кроме того, могут возникнуть и иные проблемы, например, связанные с поиском новых помещений в случае окончания договора аренды. Еще одной проблемой может стать невозможность снимать хороший большой офис в связи с финансовыми трудностями. При этом большой офис, который компания арендует на окраине города, может отпугнуть потенциальных клиентов.
Европейские компании в условиях кризиса пытаются оптимизировать данные расходы. Например, в настоящее время предлагается наиболее эффективное решение этой задачи – коворкинг (англ. co-working – совместно работающие). Это принципиально новый и очень выгодный метод работы, основанный на территориальном объединении профессионалов, которые снимают одно помещение.
Поскольку дистанционная работа направлена на получение конкретного результата и работник не должен сидеть в офисе, то время отдыха сотрудника тоже зависит фактически от договоренностей с работодателем и поставленных задач. Так, работодатель может поставить задачи и в вечернее время, и в выходные и праздничные дни, при этом переработки, как правило, при дистанционной работе не учитываются, поскольку режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению (ст. 312.4 ТК РФ). Таким образом, работодатель не должен будет дополнительно оплачивать переработки, работу в выходные дни и предоставлять дополнительные отпуска в случае ненормированного рабочего дня.
Кроме того, по общему правилу, порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков определяется трудовым договором о дистанционной работе, таким образом, работодатель по согласованию с работником может регулировать и время отдыха в виде отпуска.
В случае организации рабочих мест, которые находятся вне места работодателя, придется регистрировать данное рабочее место как обособленное структурное подразделение в налоговом органе. В соответствии с п. 1 ст. 83 Налогового кодекса Российской Федерации организации, в состав которых входят обособленные подразделения, расположенные на территории Российской Федерации, подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца (п. 2 ст. 11 Кодекса). В случае если организация осуществляет деятельность посредством создания оборудованного стационарного рабочего места, находящегося по адресу, отличному от места нахождения организации, независимо от того, находится это стационарное рабочее место в арендованном помещении или в собственности организации, указанная деятельность приводит к созданию обособленного подразделения организации (Письмо Минфина от 23 января 2013 г. № 03-0207/1-15).
В случае дистанционной работы стационарное рабочее место не возникает, а следовательно, отсутствует необходимость регистрации обособленного структурного подразделения. Осуществление деятельности организации не по месту ее нахождения без создания стационарных рабочих мест не приводит к образованию обособленного подразделения (Письмо Минфина от 3 февраля 2012 г. № 03-02-07/1-30). В этом случае будет отсутствовать и ответственность при нерегистрации обособленного структурного подразделения.
Ведение деятельности организацией без постановки на учет в налоговом органе влечет взыскание штрафа в размере 10 % от доходов, полученных в течение указанного времени в результате такой деятельности, но не менее 40 тысяч рублей (ст. 116 НК РФ). Таким образом, компании лучше избавиться от рисков, связанных с регистрацией обособленного структурного подразделения.
В некоторых случаях компаниям требуется расширять бизнес в регионах. Однако это не может гарантировать прибыль. В этих случаях компания может привлечь дистанционного сотрудника с целью оценки перспектив в регионе и анализа возможных рисков. При этом экономия также будет значительная, поскольку не нужно будет открывать новое обособленное подразделение. Кроме того, работодатель не должен будет соблюдать гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом РФ в случае направления собственного работника в командировку.
Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
♦ расходы по проезду;
♦ расходы по найму жилого помещения;
♦ дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
♦ иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
♦ расходы по проезду;
♦ расходы по найму жилого помещения;
♦ дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
♦ иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Кроме того, при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику (ст. 169 ТК РФ):
♦ расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
♦ расходы по обустройству на новом месте жительства. Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.
Вместе с тем такие расходы не возникают при найме работника на дистанционную работу в другом городе, районе и т. д.
Если планируемая удаленная работа является еще и разовой (по контракту), то организация вообще не привязывается ни к конкретному человеку, не обременяет себя раздутым фондом оплаты труда (ФОТ). Весьма логично, что компания не держит в штате сотрудника, который требуется только для выполнения конкретного единичного задания и которому положена заработная плата только за присутствие в офисе.
Кроме того, работодатель экономит на специальной оценке условий труда, ведь работники работают у себя дома.