Таблица месячного плана-графика может быть размещена на стандартном листе машинописной бумаги. Возможен вариант, когда строки соответствуют дням недели, а столбцы — порядковому номеру недели. Такое вертикальное расположение удобно при хранении планов-графиков в папке-скоросшивателе, но при размещении на столе в целях постоянной обозреваемости план-график займет значительную часть стола. Здесь больше подойдет первый вариант, с горизонтальным расположением. План-график можно сложить гармошкой вчетверо по линиям, разделяющим недели, тогда он размещается в кармане или сумочке или в книжке-еженедельнике и может быть всегда с вами. Планы-графики за истекшие месяцы желательно не выбрасывать и хранить их. Это вам поможет, например, для отчете или для анализа эффективности работы, для восстановления дел, которыми вы занимались.
...Впереди очередная неделя. Планирование получает большую конкретность. Вы оперируете не только днями недели, но и часами. Порядок действий аналогичен составлению месячного плана-графика. Из него в недельный переписываются все отмеченные дела, распределяясь по дням и часам.
Некоторые выпускаемые промышленностью еженедельники имеют строки-часы и столбцы – дни недели с указанием числа месяца. Это удобная форма. Иногда еще имеется место для списка дел, не имеющих пока точной даты их выполнения, а также рубрики: «Позвонить», «Написать», «Напомнить». Еженедельник, выпускаемый московской фирмой «Восход», имеет отрывные листы, где каждая сторона листа разделена три столбца, каждый из которых соответствует дню недели, а строки – часам. Такой план-график на неделю может быть оторван и сложен гармошкой аналогично предложенному выше. Нет особой трудности при отсутствии покупного варианта сделать его самим на основе стандартного листа. За год наберется аккуратная папка из 52 листов.
Планирование очередного дня происходит почти аналогичным образом. День – решающий отрезок времени, именно здесь мы чаще всего пытаемся жертвовать важными делами ради срочных. Поэтому, выписав все заранее запланированные, невыполненные дела предыдущего дня, а также актуально возникшие задачи, оцените их приоритетность. Иногда лучше полный список для начала сделать вчерне.
Как быть, если важное дело трудоемко и его не удается целиком вписать в имеющиеся «окна» свободного времени? Известен принцип десятиминуток. Каждое сложное дело можно разбить на ряд этапов, любой их которых выполняется за 10 минут. Даже такие маленькие промежутки времени могут быть эффективно используемы, а вы приобретете уверенность, что важное дело всегда может быть своевременно выполнено.
Для планирования дня подходят уже знакомые вам формы еженедельников. С их помощью проводится перенос невыполненных дел, анализ и корректировка заданий на очередной день.
Некоторые предпочитают пользоваться ежедневниками. Хуже, если он применяется вместо еженедельника, гораздо лучше, если вместе с ним. Ежедневник – полезный дополнительный инструмент. В нем задания расписаны подробно, отведено отдельное место для записи дел, точное время выполнения которых заранее не определено, а также специальнаяграфа для записи предстоящих телефонных звонков. Главное достоинство ежедневника – специальное составление плана на предстоящий день с ориентацией на главные цели, что может привести к перераспределению дел, к отказу от менее важных. Приоритетность дел должна быть выделена особыми пометками. Но не забывайте о малой обзорности ежедневника, поэтому обязательно сочетайте его с формами для планирования недели или месяца. Не стремитесь в качестве ежедневника использовать настольные перекидной календарь: в нем слишком мало места для подробных планов, нет сетки часов.
Когда лучше составлять план на очередной день? В конце предыдущего дня или в начале наступившего. В каждом варианте есть свои преимущества. Планирование в самом начале дня способно обеспечить вхождение в работу и создать энергичный настрой на весь день. Конец дня лучше обеспечивают тщательность подготовки. В любом случае план уходящего дня необходим наряду с вырисовывающимся планом дня наступающего. Из него не только переписываются в план следующего дняневыполненные дела, но и извлекаются данные для анализа потерь времени, выяснения и устранения их причин. Анализ должен помочь вам ответить на вопросы: чего вы достигли? Чего вы еще хотите достичь? Что нужно, чтобы «что» превратить в «как», в эффективный путь достижения целей?
Известный советский ученый-экономист Г.Х. Попов, автор целого ряда публикаций по совершенствованию личной работы, для повышение качества планирования советует стремиться превращать нерегулярные дела в регулярные, а дела с условной регулярностью переводить в разряд четко фиксированных по времени. Например, в целях решения важной задачи – защиты диплома – начать регулярно, три раза в неделю, ходить в библиотеку, создав тем самым условную регулярность посещений. Если установить далее время пребывания в библиотеке по понедельникам, средам и пятницам с семнадцати до двадцати часов, то посещения становятся фиксированными во времени. Регулярность и фиксированность во времени упрощают планирование, позволяют тратить на него меньше времени и не упускать из виду важных дел.
Г.Х. Попов разработал также оригинальную картотеку — инструмент для планирования личных оперативных дел. Ее основу составляют карточки размером в четверть стандартного листа бумаги для машинописных работ. На каждую карточку заносится только одно конкретное дело. Карточки — разноцветные. Регулярные дела, строго привязанные ко времени, записываются на синие карточки; регулярные дела, имеющие интервал времени для выполнения, т. е. условно-регулярные, типа «нужно сделать за неделю, за три дня, за месяц»,— на зеленые; нерегулярные — на белые; горящие и неотложные дела фиксируются на красных карточках. Несколько карточек удобно и полезно иметь постоянно при себе для оперативной записи вновь возникающих дел, используя для хранения бумажник, записную книжку или ее обложку.
Собственно картотека — это ящик с карточками, имеющий четыре раздела: календарные записи, задания, не отнесенные к определенным датам, запас чистых карточек разных цветов. Раздел календарных записей имеет тридцать один разделитель из плотного картона, по наибольшему числу дней в месяце. За каждым разделителем помещаются карточки дел, запланированных на данный день. На карточках для дублирования целесообразно писать дату запланированного выполнения, тогда выпавшие карточки всегда можно точно вернуть на нужное место. Раздел заданий, не отнесенных к определенным датам, имеет четыре разделителя: неделя, месяц, квартал, будущее. Здесь размещаются карточки дел, запланированных в общих чертах на соответствующий период. В разделе отдельных лиц столько разделителей, сколько человек находится с вами в постоянном контакте. Возможен вариант с разделителями, соответствующими буквам алфавита. На каждой карточке фиксируется фамилия, имя, отчество, домашний адрес и телефон, место учебы или работы, рабочий телефон и адрес, день рождения и другие необходимые вам основные сведения.
Порядок работы с картотекой прост. Ежедневно карточки раздела календарных записей, лежащие за разделителем очередного планируемого числа месяца, достаются, просматриваются, оцениваются с позиций их важности и комплектуются в порядке планируемой очередности выполнения. Затем они помещаются впереди данного раздела перед разделителем с цифрой 1. Если день проводится в разных местах, карточки можно взять с собой либо переписать запланированный порядок дел в ежедневник. Вечером карточки выполненных дел помещаются обратно, за свой разделитель, а невыполненных дел — размещаются за оставшимися до конца месяца разделителями с учетом временных резервов.
В начале месяца, когда впереди еще много дней, подобное размещение, как правило, не представляет труда. Ближе к концу возможностей становится меньше. Можно, конечно, ряд карточек невыполненных дел помещать в следующий за разделителем «квартал». Но таким приемом советуем не злоупотреблять: начинает появляться принцип откладывания на потом. Картотека — средство для планирования дел на месяц. Если взять себе за правило весь месячный объем дел выполнять за данный срок, то она может выступить хорошим средством дисциплины планирования, предупреждая н предотвращая накопление невыполненных дел, с которыми все равно придется расправляться в конце месяца, но дорогой ценой. Однако есть и другой путь: устранение менее приоритетных дел, если фонда времени на все не хватает. Накопление невыполненных дел является основанием для поиска резервов времени.
Два раза в неделю просматриваются карточки заданий, не отнесенных к определенным датам, и определяются даты выполнения некоторых из них с размещением карточек за соответствующие разделители. Карточки дел, для которых пока не удалось определить время выполнения, помещаются обратно.