Второе существенное преимущество ее в том, что она позволяет постепенно отрабатывать технологию выполнения дела, находить более эффективные приемы, сберегающие ваше время. Третье — самой регулярностью уже заранее создается определенный настрой на предстоящее дело и облегчается врабатываемость.
Важна периодичность регулярности. Чем она реже, тем больше времени потребуется на настройку. Однако если у вас многоэтапных дел несколько, то слишком частое переключение с этапа одного дела на этап другого в условиях дефицита времени и информации может породить невроз. Поэтому существует рекомендация заниматься одним делом и переходить к другому, только выполнив первое до конца. Акцент в ней делается на то, что нельзя перескакивать с дела на дело.
На первый взгляд прямо противоположная рекомендация — использовать принцип запараллеливания выполнения дел. Знаменитый французский физик Мария Кюри, жена не менее знаменитого физика Пьера Кюри, размышляя об успешности совмещения научной работы с домашними заботами, отмечала, что ей помогала одновременность выполнения нескольких домашних дел. Отметим: такие дела отличаются своей регулярностью, технологичностьюи возможностью «автоматизации». Отсюда четвертое преимущество регулярности – возможность сокращения затрат времениза счет запараллеливания «автоматизированных» дел. Чтобы вас не отвлекали слишком часто мелкие вопросы, целесообразна их группировка и выделение специального промежутка времени в течение недели, месяца для их решения.
Великий ученый и искусный врачеватель Авиценна говорил, что все есть польза и все есть яд – важна мера. Стремление сделать много в короткий промежуток времени должно быть обоснованно, иначе неизбежно попадание в стрессовую ситуацию, повышение эмоциональной напряженности.
Пятое преимущество следования регулярности в делах – появляется возможность заранее подготовиться к занятиям. Если вы, к примеру, регулярно три раза в неделю посещаете после учебы или работы читальный зал библиотеки, то накануне вечером целесообразно уложить в портфель или сему читательский билет и листы бумаги для записей.
Регулярность следует распространить на весь образ жизни, выработав прежде всего определенный режим дня. Организованный человек встает утром по будильнику, а ложится спать примерно в одно и то же время. Он начинает день с планирования и задерживается на работе не более чем на 20—30 минут, поскольку он знает, что чем дольше будет задерживаться в попках разгрести все дела, тем больше их накопится и тем еще дольше потом придется задерживаться. В итоге не будет ни результативности, ни удовлетворенности, ни здоровья.
Гораздо лучше, во-первых, соблюдать принцип разделения важных и срочных дел, а во-вторых, использовать весь ресурс времени: всевозможные «окна», образующиеся в течение дня, время ожиданий, поездок. Даже завтрак можно использовать для обдумывания предстоящих задач. Академик А.А. Любищев, прототип героя книги Д. Гранина «Эта странная жизнь», брал с собой для поездки в городском транспорте три книжки. Одну — для чтения сидя, вторую — для чтения стоя, а третью — если придется висеть на подножке.
Распространив режим дня на месяц, на год, можно выработать постоянный жизненный план. Кроме спокойствия он дает уверенность, что для всякого важного дела найдется достаточно времени. Идя таким путем, А.А. Любищев разработал целую систему своей жизни.
Наша жизнь протекает не изолированно. Учеба, работа, отдых носят совместный характер. Постарайтесь уважать и беречь время других людей, быть точным, пунктуальным. Организованность включает в себя и вашу обязательность, выполнение обещанного даже при возникающих трудностях.
Тот, кто организован, умеет быстро мобилизоваться. Но зависимость результатов деятельности от мобилизации не линейная. Вначале, при росте эмоционального побуждения, наблюдается их улучшение. Однако затем на определенном уровне наступает перевозбуждение, что ухудшает результаты. Появляется суетливость, стремление от сложных, хотя и более эффективных решений перейти к привычным, упрощенным. Вы, наверное, и сами замечали, как трудно приступить к скучному делу, не захватывающему вас эмоционально, и как в то же время ожидание близкого успеха иногда мешает сосредоточиться, приобрести спокойствие для решений и действий.
Организованный человек умеет своевременно расслабляться. Он всегда помнит, что спешка и нервозность — только помехи делу. Для него нет одного лишь равномерно текущего времени, оно то ускоряет, то замедляет свой бег.
Спору нет, многие выдающиеся личности, к примеру Наполеон или миллиардер Онассис, стремясь к своим целям, были очень работоспособны и спали всего по 3-4 часа в сутки. Дело заключалось не только в их железной воле и организованности, но и в особенностях их организма, когда малый сон оказывался достаточным.
Вряд ли можно считать нормальным, если некоторые люди, обладая естественной потребностью в нормальной продолжительности сна и отдыха, урезают их. Причем иногда гордятся, что работают и в выходные дни. Тогда как такая работа — расплата за плохую организованность и отсутствие эффективного планирования времени. Если же возникает бессонница, это — свидетельство перегрузок. Занятия нуждаются в анализе правильности их распределения и обоснованности объемов.
Отдых тоже целесообразно распределять равномерно. Все знают, что невозможно выспаться впрок на неделю вперед, однако многие по традиции используют весь отпуск сразу целиком. Между тем как более правильно разделить его и использовать часть летом, а часть — зимой.
Опыт работы многих выдающихся ученых, а также результаты многочисленных опросов показывают, что самые плодотворные идеи приходят, как правило, при пробуждении утром, если создать возможность вставать без спешки, по дороге на работу, если часть ее проходит неторопливо пешком, и, конечно, во время воскресных прогулок. Под данную закономерность и стоит подстроить распределение дел в течение дня, отдав творческой работе первые часы, а рутинным делам последние.
Так работал, например, В.И. Вернадский. Свой день он начинал дома с чтения и размышления над серьезными статьями в научных журналах, причем сложность материала постепенно уменьшалась. Затем он ехал в университет читать лекции. Вечер посвящал семейным чтениям, занятиям с детьми.
Есть еще одно преимущество подобного распределения дел в течение дня. Оно основано на эффекте замещающей деятельности, открытом немецким психологом Куртом Левином.
В первом опыте человека попросили писать адреса на очень большом количестве конвертов. В процессе выполнения задания, ближе к концу, неожиданно вошел экспериментатор и попросил его помочь переставить ящики с приборами. Человек с известным сопротивлением оторвался от работы.
Второй опыт отличался от первого тем, что неожиданно вошедший экспериментатор попросил испытуемого много раз поставить свою подпись. Человек гораздо легче прекратил выполнять предыдущую работу и переключился на новую.
Из серии таких опытов с подобными результатами К. Левин сделал вывод, что чем ближе по характеру замещающая деятельность к замещаемой, тем легче происходит переключение человека с первой на вторую. Выходит, чередовать отдых с работой не очень эффективно, раз человек испытывает напряжение? Отдых, разумеется, нужен, и чередование его с занятиями тоже. Но по своему характеру он должен быть близок к ним.
Человек, занятый решением серьезной проблемы и решивший отдохнуть, занявшись работой в саду, все равно будет продолжать думать над задачей. Но стоит ему сесть за кроссворд, как мысли о ней быстро перестанут терзать его. И если вдобавок конец работы посвящать нетворческим делам, то переключение на отдых будет более эффективным.
Поможет отдыху и чередование способов выполнения дел. Например, ваши занятия предполагают работу за письменным столом — фактор сидячего образа жизни В статичной позе определенные группы мышц напряжены постоянно и сильно утомляются. Воспользуйтесь принципом, на котором основана долголетняя постоянная работа сердца без усталости, — чередованием нагрузок и расслаблений. Поработайте определенное время стоя. Можно смастерить вполне простую по конструкции конторку и ставить ее на стол.
Раз мы коснулись конторки, пора от организованности во времени перейти к организованности в пространстве, от режима — к порядку. Главным образом, порядку на столе.
Начать лучше всего с устранения с плоскости стола всех лишних бумаг, книг. Не только с целью увеличения пространства для работы, но и потому, что вид скопившихся бумаг ассоциируется с несделанными делами, расхолаживает. Иногда их оставляют специально на виду, чтобы не забыть, однако, как правило, они лишь теряются в ворохе других. Лучше тренировать свою память или составлять перечни дел.