У человека может существовать определенный психологический барьер к высоким скоростям работы, боязнь ошибок сковывает действия. Многократное проигрывание выполняемых действии в воображении снижает эту боязнь, позволяет постепенно совершенствовать методы работы. Последующее реальное выполнение кажется вполне посильным по темпу.
Как правило, многих волнует проблема качества. Считается, что чем выше скорость, тем ниже качество. Стоит, например, начать быстро читать, как сразу ухудшается понимание и запоминание прочитанного. Но это не всегда так. Если человек, приступив к работе, начнет постепенно повышать ее скорость, то до определенного уровня качество не ухудшится или даже немного возрастет. Сказывается мобилизация сил. Вот этот уровень и является оптимальным, человек как бы включает «вторую скорость». Его результаты оказываются более высокими. Однако при дальнейшем повышении скорости может наступить срыв. Начнут появляться ошибки, будет сказываться перевозбуждение, скорость станет невольно снижаться.
При сравнении двух человек, работающих с разными скоростями, оказывается, что у того, кто работает быстро, и качество более высокое. Так, высокопродуктивные читатели обладают скоростью чтения от 300 слов в минуту и выше с хорошим и отличным качеством усвоения. Москвич М. Шестов печатает на машинке со скоростью до 900 знаков в минуту, тогда как недавний рекорд на международных соревнованиях составил всего около 500 знаков в минуту. Причем число ошибок у М. Шестова — не более одной на 100 страниц машинописного текста. В подобных случаях основой большой скорости действий в сочетании с их высоким качеством являются иные, скоростные приемы работы, чему нужно учиться. Иногда это специально разработанные методики, а в ряде случаев — индивидуальные находки, начинающиеся с анализа собственных действий.
В ряде случаев нужно не растяжение субъективного времени, а его точное соответствие реальному. Советкий спортивный психолог С.Г. Геллерштейн разработал методику формирования «чувства времени», благодаря которой бегуны, лыжники улучшали свои результаты. До тренировок у них были довольно смутные представления о том, за сколько времени ими преодолена дистанция, что мешало точному дозированию усилий. В процессе специальных занятий спортсменам каждый раз сообщалось о реально достигнутом результате, затем, на следующем этапе, их предварительно спрашивали о субъективной оценке времени прохождения дистанции, а потом сообщали реальную. В итоге высокая адекватность субъективных оценок реальному времени дала возможность получить высокие спортивные результаты.
Подобную методику можно применить относительно любых видов ваших действий. Попробуйте ответить, за сколько времени вы прочитываете одну страницу научно-популярной книги, сколько времени вам нужно, чтобы законспектировать статью, сколько времени занимают ваши утренние сборы. Не зная этого, можно неправильно рассчитать время и опоздать. Четкое представление о своих действиях позволяет не только быть точным, но и является основой для их совершенствования.
Психологическое время — явление сложное. Приведенные примеры относятся к микроинтервалам времени, скорости отдельных действий. Следует научиться эффективно управлять мгновениями, часами, днями. Важно и то, что, о каких бы временных интервалах ни шла речь — секундах или часах, днях или годах, — принципы эффективного их использования в целом сходны, и анализ, и прогнозирование, и планирование, и поиск наиболее эффективных способов работы. Психологическое время — явление сложное не только по своему своеобразию по отношению к реальному времени, но и по своей внутренней природе. Это время действий и время микропроцессов, время дня и время работы над конкретной темой, время жизненного периода и время всей жизни. И каждое можно эффективно использовать, стремиться к тому, чтобы между ними были скоординированы отношения.
Наиболее привычным отрезком времени для человека выступает день, его хочется эффективно использовать в первую очередь. Дальше движение идет к минутам, часам и к неделям, месяцам, годам. Ощущение дефицита времени в первую очередь ведет к поиску более эффективных способов работы. Если это учеба, то на помощь приходят скорочтение, быстрый счет, работа с персональным компьютером. В борьбе с дефицитом времени человек осваивает непосредственно организацию дня, недели, месяца. Цели, даже самые далекие, должны воплощаться в конкретные дела, а эффективная организация ежедневного труда требует обращения к анализу целей.
Понимание целей, которые ставит человек перед собой или которые ставятся перед ним, является первым шагом в овладении временем. Если нет целей, то нет и возможности эффективно распределять свои силы. Рациональное использование времени — это не самоцель, а лишь средство для достижения других целей, т.е. время следует тратить только на то, что приносит максимальную пользу.
Для лучшего понимания нужно построить дерево целей. Начинать следует сверху вниз, с цели всей жизни. Кем вы хотите стать, каким специалистом, каким человеком? Что для этого нужно, какие промежуточные этапы надо пройти? Какой должен быть ваш первый шаг на этом этапе? Дерево целей можно рассматривать как иное представление малого, среднего и большого круга целей, о которых шла речь в предшествующей главе. На дереве целей наглядно видны взаимосвязи между целями разных уровней, лучше видно, какая цель работает на перспективу. Построенное до конкретных действий дерево целей может оказаться очень трудоемким для реализации. Значит, нужно отсекать менее значимые цели нижнего и среднего уровней, искать более эффективные ходы к главным жизненным целям, а то и ограничивать круг целей верхнего уровня. Поможет в этом использование известного принципа — 80:20, который применительно к выбору целей интерпретируется так: на получение 80% результатов тратится всего 20% усилий. Следует искать те задачи, решение которых наиболее целесообразно. В результате вы получите ограниченный круг важных дел.
Управляться с решением задач, ведущих к достижению главных целей, было бы просто, если бы на все дела хватало времени. Не забудем, что на каждого человека падают и те задачи, которые ставятся перед ним другими людьми, обстоятельствами. Иногда вы не просто вынуждены решать их, но и порождаете себе дополнительные задачи, увлекшись чем-то новым. Лучший выход — упорядочение дел по приоритетам.
Вначале должен быть составлен список дел, задач, ведущих к целям. Цель, не зафиксированная на бумаге, часто остается в области мечтаний. Затем каждому делу приписывается его приоритет. Он ставится прежде всего исходя из важности целей, к достижению которых ведет данная задача. Коварнейшими рифами являются срочность и даже авральность. Часто смешивают срочность и важность. Увлекаясь срочными делами, стремясь выполнить их все в первую очередь, откладывают выполнение важных дел. В итоге к концу школы, вуза, аспирантуры человек может подойти с весьма низкими результатами, хотя в безделье его трудно упрекнуть. В чем же причина такого увлечения срочными делами? Прежде всего в неумении отделить активность от продуктивности, в стремлении оперативно решать дела, пренебрегая оценкой их эффективности. Часто не хватает умения противостоять психологическому давлению дел с пометкой «срочно». Вдобавок важное дело обычно более трудоемкое, поэтому человеку иногда легче заняться каким-нибудь срочным, но простым делом, приносящим быстро некоторый результат, выступающий основой для самооправдания откладывания важных дел.
Как бороться с таким подходом? Вначале целесообразно исследовать самые срочные дела. Здесь снова может помочь использование принципа 80:20. Как правило, 80% времени тратится всего на 20% дел, т.е. на небольшое число задач. Именно на них и стоит сосредоточить внимание. Нужно не только искать более эффективные способы их решения, но и попытаться ограничить круг срочных дел. Проанализировать каждое, задаваясь вопросом: нужно ли оно вообще? Способность человека ставить перед собой цели иногда оборачивается против него. Срочные дела обычно смешивают с текущими. Не каждое текущее дело является действительно срочным. И тем более не следует его в это срочное превращать, стремясь выполнить как можно быстрее. Надеемся, что вам поможет разделение текущих дел на 3 категории: требующие срочного решения, решения в обычные сроки и допускающие решение по мере появления возможности.
Крайне нежелательно откладывать выполнение важных дел: со временем они грозят перейти в срочные и даже горящие. И тогда на них потребуется гораздо больше времени, поскольку они будут вклиниваться в привычный распорядок, нарушая его, требуя дополнительных перепланировок, срывая сроки других дел. Авралы приводят к цепным реакциям, к лавинообразным нарушениям сроков, отмене некоторых важных дел и в итоге — к потерям. В принципе, при умелом взгляде на срочные дела важно обретение уверенности, что на важные дела у вас всегда найдется время. Упорядочив намеченные дела по их важности, нужно четко их соотнести с временными ресурсами, которыми вы располагаете, чтобы можно было перейти к планированию дел в течение дня, недели, месяца, года. На данном этапе решается две задачи. Во-первых, точнее определяются затраты на каждое дело. Во-вторых, анализируется ваша загруженность текущими делами.