КАК РАБОТАТЬ С ОБЩИМИ ФАЙЛАМИ
Вообще-то эта глава призвана помочь в создании личной картотеки. Но в крупных компаниях и корпорациях есть еще и общие файлы. Какова бы ни была существующая в компании система, ее нужно уважать и стараться поддерживать. Если вы не отвечаете за поддержание системы этих файлов, хорошенько подумайте, прежде чем высказывать свое мнение о том, как улучшить эту систему. Желая сделать доброе дело, вы можете обидеть людей, которые отвечали за эту систему многие годы. Непрошеный совет очень часто воспринимается как осуждение, а ваше стремление помочь может обернуться против вас.
Если же вы отвечаете за общие файлы, то, прежде чем менять систему, обязательно проведите опрос среди сослуживцев. Что им нравится в существующей системе? Что бы они хотели изменить? Есть ли у них предложения, как это сделать? Предварительный опрос коллег сделает переход на новую систему менее болезненным. Неважно, насколько плоха имеющаяся система, многие к ней привыкли и скорее будут жаловаться, нежели решатся пробовать что-то новое.
ЛУЧШИЕ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ ДЛЯ КАРТОТЕКИ
На следующей неделе мы будем готовы сделать последний шаг к созданию новой, улучшенной файловой системы. Ниже дан список принадлежностей, которые могут для этого понадобиться. Поинтересуйтесь, нет ли их уже у вашей компании, и если нет, то не может ли она заказать их для вас. Избегайте соблазна покупать ненужные вещи.
Подвесные папки для файлов с широким дном: набора из 25 таких папок обычно вполне достаточно. Лично я предпочитаю двухдюймовые (5 см). Этот тип папок идеален для организации файловой системы. Они крепятся на стенки картотечного ящика или на направляющие картотеки. Если направляющих у вас нет, измерьте свой ящик и приобретите их.
Кроме того, вам понадобятся обычные подвесные папки. Папки с широким дном лишь дополняют их, но не заменяют!
Подвесные папки — один из ключевых элементов вашей будущей файловой системы, но, скорее всего, вам понадобится кое-что еще. Вот что я обычно использую при работе с клиентами:
Папки A3 или A4, светлые или темные (или и те и другие).
Машинку для печати ярлыков с дополнительными картриджами. (Если вы предпочитаете ярлыки, изготовленные на компьютере, заранее запаситесь расходными материалами.)
Бирки для файлов (раздобудьте длинные).
Клейкие листочки.
НАСТРОЙТЕСЬ НА ПОБЕДУ!
И убедитесь в том, что корзина для бумаг находится в непосредственной близости от вас. Мне попадались клиенты, которые ставили контейнеры для мусора туда, куда мог дотянуться разве что какой-нибудь акробат.
Приготовьте все необходимые принадлежности, чтобы в разгар процесса принятия решений не тратить время на распаковку пачки клейких листочков или контейнера с картриджами.
Запаситесь большим количеством воды. Хорошенько подкрепитесь и приготовьте еду, чтобы перекусить, — ваш мозг будет работать сверхурочно, и его надо будет поддержать!
Расчистка файлов — занятие не самое веселое, зато какой будет награда! На следующей неделе вы оцените значимость своей работы. Я постаралась спланировать создание файловой системы так, чтобы вам не пришлось надолго задерживаться в офисе после работы. По мере продвижения вперед отмечайте происходящие вокруг вас перемены. Как человек день за днем сбрасывает вес, так и ваше рабочее место будет становиться все светлее и светлее. «Важна не конечная цель пути, а сам путь». Вы приобретаете новые привычки, которые навсегда изменят вашу трудовую жизнь.
Третья неделя
От завалов к файлам
На этой неделе вы можете:
Создать рабочую систему файлов.
Необходимое время: от 120 до 300 минут (в зависимости от сложности вашей работы и количества документов, с которыми приходится иметь дело).
На этом этапе перед вами должны быть лишь бумаги, которым нужно найти постоянное место. Когда я дохожу до этого пункта при работе с клиентом, всегда стараюсь найти точку соприкосновения для имеющихся у него материалов. Что такое точка соприкосновения? Это чуть более затейливое название категорий. На этой неделе мы будем учиться делить документы на категории.
Итак, засучите рукава, приготовьте несколько больших мешков для мусора, еду, чтобы перекусить, и воду. Неделя будет напряженной, зато в итоге у вас появится рабочая система файлов. Только, пожалуйста, прежде чем начинать, обязательно дочитайте эту главу до конца. Ничего сложного здесь нет, но очень важно, чтобы в вас не осталось страха перед переменами.
Не забудьте уничтожить всю информацию, касающуюся лично вас, — паспортные данные, номера счетов и кредитных карт. Если мало подобных материалов, отправляйте их в шредер по ходу дела, если много — оставьте на потом. Будьте предельно осторожны и с конфиденциальными данными компании.
СОЗДАНИЕ РАБОЧЕЙ ФАЙЛОВОЙ СИСТЕМЫ
Большинство людей приступают к созданию новой файловой системы с таким выражением лица, как будто им чистят корневой канал без анестезии. Но результат труда наполняет их гордостью, и они ждут не дождутся, когда же можно будет начать им пользоваться. Эта система не только в высшей степени функциональна, на нее приятно смотреть. В самые безумные дни вы будете успокаиваться, лишь открыв свой картотечный ящик. У меня есть и другие хорошие новости. Готовы?
В нашей программе месяц состоит из четырех недель. Март — последний месяц первого квартала этого года. Впереди у вас — бонусная неделя, поскольку в каждом квартале не 12, а 13 недель. Используйте ее, чтобы наверстать упущенное. Приятный сюрприз, не правда ли? А если наверстывать нечего, потренируйтесь пользоваться своей новой системой — в конце концов, это же рабочий инструмент, а не музейный экспонат!
Шаг первый: обзор
Последние две недели вы отрабатывали первый шаг Волшебной формулы («Убрать»). Вот что должно быть сделано к этому моменту:
Завершенные проекты, материалы которых нужно сохранить, сданы в архив.
Имеющиеся файлы очищены от лишних документов или выброшены, если содержащиеся в них материалы больше не нужны.
Оставлена и организована лишь часть журналов, бюллетеней и прочих изданий, а остальное выброшено или сдано в макулатуру.
Из ящиков извлечены все посторонние предметы, оставшееся содержимое организовано.
Поверхность стола, шкафы и т.д. очищены от лишних вещей и организованы.
Шаг второй: устраняем отвлекающие факторы
Одна из главных составляющих успеха — найти время на то, чтобы создать файловую систему. Я советую вам либо задержаться после окончания рабочего дня, либо приехать на работу в выходные. Устраните как можно больше отвлекающих факторов: телефонные звонки, электронная почта, болтливые коллеги и прочая суета будут только отдалять вас от цели. Только что вы занимались организацией и вдруг сами не заметили, как начали решать какую-то рабочую проблему. Чем лучше вы сможете сконцентрироваться, тем быстрее выполните любое задание.
Самый сложный случай — рабочее место, представляющее собой отсек, который вы делите с другими сотрудниками. Когда мне приходится работать с клиентом, работающим в такой обстановке, мы предупреждаем его коллег о том, чем станем заниматься, говорим им, когда будем это делать, и прикидываем, сколько это займет времени. Если у коллег клиента есть возможность, они удаляются. Что говорить, мы представляем собой серьезный отвлекающий фактор. Если вы находитесь в подобной ситуации, обязательно узнайте, каковы планы соседей по кабинке на день, когда вы хотите заняться организацией.
Кроме того, вам понадобится рабочая площадка и прежде всего — пространство для сортировки документов и включения их в файловую систему. Это еще одна серьезная причина заниматься организацией в одиночестве. В этом случае вы можете разложить материалы на полу кабинета или воспользоваться столами коллег.
Проработайте детали своего проекта. Выбрав день и время, отметьте их в своем календаре, как сделали бы с деловой встречей. Если вы решили заняться организацией в выходные, а у вас есть семья, не забудьте поделиться с ней своими планами. Вы ведь не хотите, проснувшись субботним утром и приготовившись к работе, внезапно узнать, что маленькая Эмили сегодня участвует в футбольном матче школьного чемпионата и вам обязательно нужно там быть.
Шаг третий: начинаем переход
Приготовьте офисные принадлежности к работе. Можно разложить их перед собой. Начните с лежащих на столе бумаг. Две недели назад, расчищая стол, вы собрали их в файл. Сегодня, возможно, захотите избавиться от еще большего количества материалов. Это замечательно! Но во всем надо знать меру — не начните в угаре выбрасывать все подряд.