Подавляющее большинство людей, открыв пачку офисной бумаги, так и оставляет ее в упаковке. Но есть другой вариант: снять обертку и положить бумагу в специальный поддон. Запасную же бумагу можно хранить в только что назначенном на эту должность шкафу для расходных материалов или в тумбе стола.
Есть ли у вас шредер? Если в вашей компании не принято уничтожать бумаги, попробуйте убедить руководство в том, что это необходимо. Идеальный вариант — общий, закрывающийся на замок ящик в центре офиса. Именно так все чаще и чаще поступают в большинстве компаний по продаже недвижимости, в которых я бываю. Этот ящик периодически опустошает профессиональная шрединговая компания. Такая практика позволяет офисам избавиться от тонн бумаги, не тратя на это времени. Рост производительности труда обычно покрывает затраты на услуги шрединговой компании. И не забывайте о факторе безопасности — он и вовсе бесценен.
СЛЕДИТЕ ЗА ОРГАНИЗОВАННОСТЬЮ СТОЛА
Свои занятия я обычно начинаю со следующей фразы: «У меня две новости: одна — хорошая, другая — плохая. Хорошая заключается в том, что каждый из вас уже организован. Более того, у каждого есть система. И вы подчиняетесь этой системе так, как подчиняются своей вере религиозные фанатики». Аудитория смотрит на меня широко раскрытыми глазами. Я почти слышу, что они думают: «Ну нет, Реджина, вот тут ты ошибаешься!» Не ошибаюсь. И вот вам плохая новость: одни системы порождают хаос, другие создают рабочую атмосферу.
Вы забиваете всяким хламом ящики стола? Это и есть ваша система! Я хочу, чтобы вы заменили ее новой, в соответствии с которой будете абсолютно осознанно класть вещи на место, а не бросать их где попало.
Вот несколько советов, которые помогут сохранить проделанную вами работу по организации офисного пространства:
Если вы закончили работу с каким-либо инструментом, немедленно положите его на место.
В конце каждого рабочего дня наводите порядок на столе. Вернувшись утром на работу, вы ощутите спокойствие и осознаете, что полностью владеете ситуацией. А это повысит производительность.
Если почувствуете, что теряете контроль над ситуацией, взгляните на свое рабочее пространство со стороны. Возможно, на столе оказалось слишком много ненужных предметов? Как только вы наведете порядок, душевное спокойствие вернется.
Поддерживайте порядок, а не хаос. Затраты по времени одинаковы, так что выбор за вами. У всех системы время от времени соскальзывают в хаос. Не паникуйте по этому поводу. Возможно, вы были слишком заняты работой. Прелесть системы, при которой все вещи находятся на своих местах, в том и состоит, что порядок в рабочем пространстве наводится в считаные минуты. В этом месяце вы решили, где что должно лежать у вас в кабинете. Теперь остается только воссоздавать разработанную вами же систему.
Работа, выполненная вами в феврале, — это фундамент будущих перемен. В марте вы создадите систему важнейших документов, которая станет основным элементом вашего рабочего пространства. Неделя, а вместе с ней и месяц подошли к концу. Пора задуматься о том, чем вознаградить себя за успехи в труде!
ФЕВРАЛЬ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ
ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ
Посмотрите на свой рабочий кабинет со стороны, чтобы понять, что вам необходимо и чего вы хотите от этого пространства.
ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ
Вы узнаете о Волшебной формуле, которая преобразует хаос в порядок. Начнем с ящиков стола.
ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ
Расчищаем завалы на рабочем столе, чтобы вы могли наслаждаться чистотой и порядком.
ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ
Выявляем все предметы, которыми вы пользуетесь редко, пользовались в прошлом или вообще никогда не пользовались (от офисных досок до сканеров), и избавляемся от них.
Остановите бумажный поток
Советую вам не тратить время зря, ибо оно стремительно, как стрела, и неудержимо, как река.
Юн-Мин. Пять домов дзен
Рабочее пространство во многом напоминает человеческое тело. Это то, что все видят. Но если есть наружная сторона, значит, есть и внутренняя. Внутренняя сторона кабинета — мир папок, шкафов и ящиков стола, ваш метод работы с документами. На прошлой неделе вы занимались организацией стола и отложили некоторые бумаги. Теперь мы найдем для них дом.
Бумага порабощает нас по трем главным причинам. Самая распространенная из них — наша неспособность сразу принять решение. Мне доводилось учить организованности топ-менеджеров, которые боялись сделать ошибку и потому хранили все, что только можно. Ирония судьбы в том, что «хранить» — это ведь тоже решение. Благодаря ему вы теряете ценное пространство, чувствуете себя неуютно в собственном кабинете, ничего не можете найти. Хаос мешает вам думать. Любое задание изнуряет и вызывает чувство вины. Потерянные документы вызывают депрессию. Но можно ведь работать и по-другому.
Вторая причина накопления бумаги — отсутствие логичной системы ее обработки. Вам нужна система хранения входящих документов до того момента, когда они понадобятся. Создать эту систему быстро не удастся, но зато ее преимущества очевидны.
Вы экономите время. Его больше не придется тратить на поиск документов.
У вас появляется больше пространства. После расчистки завалов наконец-то можно использовать поверхность стола в соответствии с ее предназначением — для работы.
Возрастает производительность труда. Когда лишняя бумага исчезнет, вы обнаружите, что мысли стали стройнее. Беспорядок создает некое подобие шума, и, когда он стихает, есть возможность направить все силы на решение стоящих перед вами задач.
Вы экономите деньги и ресурсы. Теперь нет нужды распечатывать все новые и новые копии документов просто потому, что вы каждый раз не можете их найти. Деревья скажут вам спасибо.
Наконец, третья причина появления бумажного водопада может заключаться в том, что вы попросту слишком устаете и разобраться с ним нет сил. Если вы недосыпаете, не успеваете сделать утреннюю зарядку и неправильно питаетесь, ваш мозг недополучает энергию и ясность мысли теряется. Газировка, чипсы и четыре часа сна в сутки — такой режим не способствует продуктивной работе. Адекватный отдых и здоровый рацион — ключевые факторы, определяющие способность быстро принимать решения.
Нередко, проработав с клиентом четыре часа, я замечаю, что его глаза начинают стекленеть. Из человека словно выпускают воздух, он больше не в состоянии принять здравое решение. Лечится это так: прогуляйтесь и съешьте что-нибудь. Когда у меня в крови снижается сахар, толку от меня тоже никакого. Позаботьтесь о себе: вам ведь еще нужно успеть насладиться успехом, который принесет возросшая эффективность работы!
В этом месяце вы делаете шаг на новую территорию — обретаете контроль над внутренней стороной рабочего пространства.
ИСКУССТВО ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
Да, принятие решений — это своего рода искусство, важнейший навык, эдакий пропуск в мир свободы и высокой производительности труда.
Как-то я работала с практикующим врачом, который остался у меня в памяти как лучший ученик из тех, что пытались освоить навык, о котором мы говорим. Когда принялись за работу, я предупредила, что будем разбираться с каждым листком бумаги в отдельности. Наш врач взял со стола первый попавшийся листок, уверенно заявил, что он ему не нужен, и... положил обратно. «Если этот листок не нужен, зачем его хранить?» — осторожно поинтересовалась я. Доктор был сбит с толку. «А что же мне еще делать с этой бумажкой?» — спросил он. «Например, выбросьте ее», — ответила я.
Он побелел, сглотнул слюну и… бросил листок в мусорное ведро.
На его лице было написано: «А что, если я ошибаюсь? Вдруг окажется, что он все-таки нужен?» Но к концу дня уже выбрасывал бумаги как одержимый. Мы заполнили ненужными документами, занимавшими место в его кабинете, несколько больших мешков. У моего клиента началась, как я это называю, организационная лихорадка. Когда вы заболеете ею, поймете, о чем идет речь. И ваши коллеги тоже. Вы начнете выносить из кабинета горы мусора, а они станут спрашивать: «Господи, да где же ты все это хранил?» А вы будете думать: «Главное — не где, а зачем?!»
Принимать решения со временем станет все легче.
ДОМАШНЯЯ И РАБОЧАЯ ПРИВЫЧКА НЕДЕЛИ: СКАЖИТЕ «НЕТ»
Ежедневно хотя бы раз говорите «нет». Делать это можно по-разному. Вот несколько примеров.
Пришло электронное письмо, тема которого вас не интересует? Скажите ему «нет» и нажмите клавишу Delete.
Получили спам? В корзину его, причем немедленно, не открывая и не читая всю эту чушь, до которой вам нет никакого дела.