Шаг третий: начинаем переход
Приготовьте офисные принадлежности к работе. Можно разложить их перед собой. Начните с лежащих на столе бумаг. Две недели назад, расчищая стол, вы собрали их в файл. Сегодня, возможно, захотите избавиться от еще большего количества материалов. Это замечательно! Но во всем надо знать меру — не начните в угаре выбрасывать все подряд.
Еще раз напоминаю: пытаться решить задачу одним махом не стоит. Успех приходит тогда, когда вы разбиваете проект на этапы. Возьмите стопку документов толщиной не более 7 см. Работайте с каждым документом отдельно. Ваша цель — создание категорий файлов. Вне зависимости от того, насколько широк круг ваших обязанностей, всегда можно выделить несколько главных направлений деятельности.
СОЗДАНИЕ КАТЕГОРИЙ
Как-то мне в отчаянии позвонил Фрэнк: его кабинет буквально тонул в море бумаги. Его помощница была перегружена. Во время беседы с Фрэнком выяснилось следующее. Каждый раз, когда он нанимал нового помощника или помощницу, они использовали систему, к которой привыкли на предыдущем месте работы. При этом существовало две проблемы. Первая — никто не переводил файлы Фрэнка в новую систему. В результате получалась мешанина, и Фрэнк никогда ничего не мог найти, потому что в расстановке его файлов не было логики.
Вторая проблема состояла в том, что ни один помощник не посвящал Фрэнка в свои методы работы с файлами. Фрэнку нужен был результат, и, поскольку он получал то, что хотел, способ, которым этот результат был достигнут, его не интересовал. Когда помощник увольнялся, Фрэнк, у которого, в свою очередь, была своя система, не знал даже, с какой стороны подойти к файлам.
Положительный момент состоял в том, что компания Фрэнка стремительно росла. Отрицательный — в том, что... компания Фрэнка стремительно росла! Но это еще не все. У Фрэнка был большой кабинет, в котором стояло два составленных вместе стола. На каждом — по компьютеру: часть работы Фрэнк выполнял на одном из них, часть — на другом. Так он и прыгал весь день от компьютера к компьютеру.
У документов не было постоянного места, поэтому они валялись везде — в кабинете не было ни одной свободной поверхности. Спасти Фрэнка могли только категории.
Фрэнк — девелопер, и его бизнес весьма многогранен. Он владеет несколькими жилыми домами, которые сдает в аренду, занимается реставрацией исторических зданий, инвестирует в строительство небоскребов и заботится о сохранении достопримечательностей милого маленького городка, в котором живет. Все файлы в его кабинете, вне зависимости от того, к какой сфере бизнеса они относились, были перемешаны друг с другом. Алфавитный порядок кое-как соблюдался, но тем не менее иначе как кошмаром эту систему назвать нельзя.
Обратите внимание: все бумаги Фрэнка были сгруппированы тематически. Мы начали с того, что я называю главными категориями, а потом интегрировали каждую тему в единое целое.
Рассмотрим пример того, как мы работали с файлами Фрэнка. Пока нужно понять теорию, а практикой займемся чуть позже.
Категория первая: «Аренда»
Я спросила Фрэнка, что ему нужно знать о своей недвижимости, которая сдается в аренду. У всех зданий были общие характеристики, которые позволяли объединить их в одну категорию. К примеру, такие:
Менеджеры
История ремонта
Жильцы
Обслуживающий персонал: садовник, сантехник, разнорабочий
Таким образом, «Аренда» стала одной из главных категорий. После этого я подготовила файлы для каждого здания, которым владел Фрэнк. К счастью, у них у всех были названия. Речь шла о больших домах с множеством жильцов, так что вы можете представить, сколько бумаг заводили для каждого здания. Следовательно, это идеальный вариант для использования подвесных папок с широким дном. (Вновь напоминаю: папки необходимо проверить еще в магазине, чтобы, придя домой, не обнаружить, что картонные вкладыши из них вытащил кто-то до вас. Почему я все время об этом говорю? Да потому, что такое случалось и со мной!)
Затем я присвоила каждой главной категории свой цвет. Ежедневные дела Фрэнка попали в светлые папки. Если у вас много файлов, я рекомендую воспользоваться этой моделью. Если у вас нет желания покупать цветные папки, для обозначения категории прикрепляйте к обычным папкам наклейки разных цветов.
У Фрэнка было столько картотечных ящиков, что мы легко выделили под «Аренду» целых два. Теперь, если Фрэнку нужно найти что-то связанное со зданиями, которые он сдавал, ему достаточно заглянуть в один из этих двух ящиков. Чтобы еще больше облегчить Фрэнку жизнь, на каждый ящик мы наклеили ярлык. Кстати, в ярлыках я использую черный шрифт на белом фоне, поскольку цветные буквы не всегда можно прочесть.
Категория вторая: «Реставрация»
Фрэнк любит не только недвижимость, но и историю. И когда ему удается совместить эти интересы, он оказывается на седьмом небе от счастья. Как я уже сказала, у Фрэнка было столько картотечных шкафов, что мы могли себе позволить роскошь действовать по принципу «одна категория — два ящика». Впрочем, даже если бы нам пришлось поместить «Аренду» и «Реставрацию» в один ящик, их легко было бы отличить друг от друга по цвету папок.
Как и в случае с первой категорией, каждому реставрируемому зданию мы выделили в ящике отдельную секцию. Названия были и у этих зданий, так что проблем с их идентификацией возникнуть не могло.
А вот подкатегории здесь оказались иными:
Подрядчики
Финансирование
Исторические материалы
Юридические вопросы
Арендаторы
Файлы получились довольно объемными. Под «Реставрацию», как и под «Аренду», мы выделили два ящика, снабдив каждый ярлыком.
Категория третья: «Инвестиции»
Самым сложным элементом системы Фрэнка оказалась третья главная категория — «Инвестиции». Это была юридическая документация по сделкам. Каждый, кому приходилось иметь дело с адвокатами, знает, что они умеют вызывать сход бумажной лавины. При этом такие документы всегда должны быть под рукой.
Документы, касавшиеся отношений Фрэнка с партнерами по инвестиционному бизнесу, мы поместили в секцию «Финансирование».
Если речь идет о серьезных инвестициях в недвижимость, файлы на каждого арендатора не нужны — за здания отвечают управляющие компании. Им хватило и одного файла.
У каждого здания этой категории, как и у зданий «Аренды», был свой файл, разделенный на секции «Финансирование», «Юридические вопросы», «Менеджмент». И, разумеется, у этой главной категории, как и у двух первых, был свой цвет.
Категория четвертая: «Историческое наследие»
Фрэнк — член наблюдательных советов нескольких обществ, занимающихся вопросами охраны исторических памятников, и каждая из этих организаций порождала огромное количество документации. Он получал исторические справки и приглашения на встречи, семинары и благотворительные мероприятия. Эти материалы мы разместили в одном из картотечных шкафов.
Категория пятая: «Справочная информация»
Справочные материалы есть у всех. Это общая информация о бизнесе, которую можно использовать в разных сферах и категориях. К примеру, у Фрэнка в каждом здании был особый обслуживающий персонал — надежные люди из местных жителей, которые не заламывали цену.
Но время от времени по разным причинам кому-то из обслуживающего персонала нужна подмена. В справочной секции у него был файл «Обслуживающий персонал», и в случае необходимости он открывал его.
ПОСТАВЬТЕ ДИАГНОЗ
Мадлен — офис-менеджер, отвечающая за все дела крупной клиники в Сан-Франциско. Значительную часть ее кабинета занимают медицинские карты пациентов, расставленные в алфавитном порядке. Вот как мы распределили по категориям дела клиники:
Счета
Прямые (для пациентов без страховки)
Страховые
Электронные
Бумажные
Запросы
Принятые
Отказы
Отложенные
Маркетинг
Реклама в прессе
Реклама на радио
Офис
Общие Конференции и симпозиумы
Праздники
Пропуска на парковку / правила парковки
Персонал
Пенсионный фонд
Личные дела сотрудников
Медицинские страховки
Закупки
Канцтовары
Медицинские товары
Справочные материалы
ЛЕГКИЙ ДОСТУП
Если вещи легко доступны, их чаще используют. Ваш проект не должен пострадать оттого, что документы, связанные с ним, лежали в неудобном месте. Так происходит с большинством людей: мы бессознательно наносим вред собственной работе. Иногда левши (к числу которых принадлежу и я) хранят постоянно необходимые файлы в картотечном ящике, находящемся не слева, а справа. А все эти повороты туда-сюда ужасно раздражают!