Если аудитория мероприятия вас устраивает, нужно выбрать формат участия. Каким бы он ни был, важнейшая задача – договориться с организаторами о предоставлении полного регистрационного листа – теперь внимание, читатель! – до мероприятия, за несколько дней. Даже если это будут предварительные списки, неважно. Скорее всего, ахнув от ваших запросов, вам предложат купить спонсорский пакет. Это дорого, но оно того стоит.
Наличие регистрационных списков позволит вам заранее назначить встречи на мероприятии с самыми интересными заказчиками. Вы потратите один-два дня на достижение договоренности о деловых встречах, но эффект себя оправдает – организуете себе фактически выездную комнату для переговоров. Обязательно уточняйте контактный мобильный телефон желанного делегата! Если он увлечется докладом или пирожным, вы сможете с ним созвониться и договориться о другом времени для общения.
По опыту, при мероприятии на 100 человек за один день можно встретиться с 10–20 делегатами. Физически провести такое число встреч одному тяжело, поэтому разделите приятную ношу с коллегами. Эти встречи будут скорее кратким знакомством примерно на 10 минут (хотя бывают исключения и начинаются серьезные переговоры). Их главная задача – установление личного контакта, уточнение интереса и договоренность о дальнейших действиях. Использовать регистрационный список после конференции тоже полезно. Единственное, заканчивается ваша козырная карта (выйти на связь заранее), поскольку после конференции делегатам многие звонят, пишут и шлют душевные коммерческие предложения.
Компаниям, участвующим с выставочным стендом, нужно использовать все возможности для сбора контактов посетителей. Прежде всего следует организовать работу сотрудников стенда. Проинструктировать, что их основная обязанность – переговорить с как можно большим количеством посетителей. И не просто поболтать, а определить потребность людей и получить контактные данные. Каждый разговор должен иметь четыре составляющие: краткое представление себя и компании, уточнение потребности посетителя, получение контактов и договоренность о будущих шагах. Возможно, некоторые клиенты потребуют длительного общения. Им обязательно нужно уделить внимание! Однако важно не пропустить остальной поток – в нем могут плескаться «золотые рыбки».
Кроме того, на стенде можно собирать контакты и без прямого общения. Например, проводить конкурсы, розыгрыши и викторины, для участия в которых нужно письменно ответить на ряд вопросов, в том числе характеризующих посетителя как вашего возможного клиента. В общем-то, если с конкурсами ничего не придумали, просто шумно дарите сувениры за визитки – лучше так, чем никаких контактов. Потом разберетесь.
Организаторы мероприятий предлагают ряд рекламных возможностей, правильное использование которых позволяет получить новые лиды. Эти опции могут быть включены в спонсорские пакеты или продаваться отдельно. Хороший ход – сделать рассылку о ваших продуктах от лица организаторов за некоторое время до мероприятия. Ваши письма должны содержать призыв к действию (Call То Action) и вызывать у получателей желание как-то себя проявить: перейти по ссылке, написать вам в ответ с предложением встретиться, скачать материал с сайта и т. д. Это позволит оценить эффективность данного хода.
Еще одна лидогенерационная история может разыграться на вложениях в сумки участников. Это могут быть листовки, анкеты обратной связи или брошюры, инициирующие какое-то отслеживаемое действие со стороны клиентов. Например, надо заполнить анкету, подойти на стенд, отдать и получить «пряник». Желательно, чтобы вручаемый сувенир был заметен, например яркие сумки-пакеты. Тогда ушедшие с ним посетители привлекут других. Для компаний корпоративного сектора в качестве подарка можно предлагать демоверсию вашего продукта или бесплатную версию услуги. Это не так заметно для окружающих, но пользы больше.
Мы не упомянули такие популярные опции, как участие с докладом, размещение баннера, логотипы на ленточках и т. п. Почему? Они больше направлены на создание узнаваемого имиджа вашей компании, при этом сложноизмеримы в плане непосредственного влияния на количество лидов. Вы не знаете точно, кто из увидевших ваш логотип будет потенциальным клиентом, за исключением людей, которые сами подошли познакомиться на месте. С ними все ясно. А вот с остальными, которые могут решиться на покупку через некоторое время, – нет. А ведь среди них может быть серьезный потенциал по продажам.
Совсем другой путь – организация мероприятия своими силами. В плане лидогенерации это оправданно для дорогостоящих продуктов, продажи которых включают личное общение с клиентом. Важно, что в процессе приглашения целевой аудитории вы информируете гораздо большее количество делегатов, чем получаете регистраций, и можно выявить интерес у тех, кто похож на вашего потенциального клиента, как будто даже заинтересован, но не смог прийти на конференцию по каким-то объективным причинам (например, из-за повышенной загрузки, отпуска, командировки и т. д.).
Как привлечь посетителей требуемого уровня? При организации собственных мероприятий это ключевой вопрос. Бесплатными бутербродами качественную публику нынче не заманишь – время слишком дорого. Главные факторы привлекательности – интересная программа экспозиции, личности выступающих и содержание докладов. Поэтому лучше делать мероприятие в большей степени обучающее, чем рекламное. В эту концепцию вы сможете «завернуть» посыл о продаже услуг и привлечь большее количество потенциально заинтересованной аудитории. Например, вместо собственных менеджеров по продаже попросить выступить ваших клиентов, вместо названия «Косметическая продукция компании АБС» сделать «Рецепты юности для тех, кому за сорок». Всех интересуют только их собственные проблемы. Дайте людям шанс узнать про лучший опыт в решении аналогичных задач!
Придумать интересную программу – полдела. Затем нужно собрать аудиторию, донести до потенциальных посетителей информацию о том, как у вас все захватывающе, и предложить зарегистрироваться. Методы, которые используются для сбора делегатов на мероприятия узкого профиля, – холодные звонки и прямые рассылки. Если ваша конференция более масштабная, имеет смысл привлекать аудиторию инструментами PR и рекламы. Например, можно договориться об информационном партнерстве с профильными СМИ, разместить баннеры и анонсы в календарях мероприятий. Узкоспециализированным мероприятиям чрезмерный PR может навредить в плане привлечения внимания непрофильной аудитории. Хотя и при регистрации делегата несоответствующего профиля (или, как мы говорим, халявщика) организатор может оставить за собой право отказать в посещении. Правда, даже среди целевой аудитории есть люди, которые просто любят ходить на конференции, ничего не покупая. Эти товарищи могут сбить вам показатели по итоговому числу лидов, но с ними ничего не поделаешь – в следующий раз исключайте их из базы целевой аудитории.