Третий прием, который может радикально повлиять на вашу способность концентрироваться, – просто выбирать для выполнения только одну задачу.
И снова это может показаться очевидным, но вспомните, что мы до этого обсудили: чтобы сосредоточиться в принципе на чем-либо, не говоря уже об исключительно одной задаче, надо отключить очень много устройств.
Попытка работать над множеством задач одновременно обречена на поражение, потому что мозг лучше всего функционирует, когда все его ресурсы брошены на одно направление. Многозадачность – это миф. Она сильно мешает возможности глубоко погрузиться в проект и мыслить творчески. Работать даже над одним проектом бывает весьма непросто, но чаще еще труднее выбрать, на каком именно нужно сконцентрироваться в первую очередь.
При таком количестве приоритетов, требующих вашего внимания, необходим механизм, который позволит правильно выбрать единственную задачу. Гэри Келлер и Джей Папазан написали феноменальную книгу «Начни с главного!», где они задают крайне действенный наводящий вопрос: «Какую единственную вещь можно сделать, чтобы благодаря ей все остальные задачи упростились или отпали?»
Этот вопрос полностью меняет ситуацию, особенно если вы в разгаре активного рабочего цикла и должны сосредоточиться на немногих вещах, которые сыграют решающую роль. Его стоит задавать и во многих других ситуациях, но начните с этой. Так вы ощутите мощное влияние, которое позволит прямо сейчас принять наилучшее решение и устремиться вперед.
Другой эффективный фильтр или способ определить, чем одно решение потенциально лучше другого, описан в замечательной книге Грега МакКеона «Эссенциализм». МакКеон предложил идею, которую можно применить практически к любой ситуации: «Если нельзя решительно сказать "да", значит, это решительное "нет"».
В следующий раз, когда вы задумаетесь, стоит делать какую-то вещь или нет, убедитесь, что абсолютно не сомневаетесь в ее необходимости. А если сомневаетесь, продолжайте наблюдать, пока не придет уверенное «да».
Стратегия 3: «Нулевое равновесие»
После долгого рабочего дня, посвященного достижению главных целей, приходит время завершить работу и прийти в точку полной остановки.
Я создал концепцию «Нулевое равновесие», чтобы объединить все стратегии, которые позволяют как можно проще завершить день. В этом термине я объединяю четыре компонента: «Ноль во входящих», «Ноль проектов», «Ноль на письменном столе» и «Нулевая база».
Применяя концепцию «Нулевого равновесия», вы сможете завершать каждый день, четко понимая, чего вы достигли, и закладывать прочную основу, на которой будете строить следующий день.
Равновесие – это «состояние покоя под воздействием равных, противоположно направленных сил»[12]. Это и есть наша цель в конце каждого дня – найти баланс, прийти к состоянию покоя и начать следующий день сразу с того места, с какого вы хотели.
«Ноль во входящих». Папка для входящих сообщений в вашей электронной почте – это не список дел, для него существуют специальные предложения. И по крайней мере раз в день нужно добиваться, чтобы в ней не было новых писем.
Если там лежат 10 писем, которые вы уже прочли и на которые собираетесь ответить завтра, – это вовсе не ноль. Я подразумеваю полное отсутствие новых сообщений, поскольку все, пришедшие за последние сутки, уже обработаны.
Если ваши входящие вышли из-под контроля, концепция «Ноль во входящих», которую создал эксперт по продуктивности Мерлин Манн, позволит разобраться с этим раз и навсегда.
Во-первых, выделите один блок времени (или больше, если требуется) на полную расчистку папки входящих. Во-вторых, каждый день выделяйте время на обработку всех сообщений.
Как обрабатывать электронную почту:
1. Сотрите или разложите по папкам спам, ненужные сообщения и письма, на которые не надо отвечать.
2. Ответьте на сообщения, требующие моментального или умеренно быстрого ответа, а потом сотрите их или переложите в соответствующую папку.
3. Если для ответа на сообщение требуется приложить усилия, навести справки или выполнить некоторые задачи, напишите отправителю и сообщите, когда вы дадите полный ответ. Потом запланируйте эту задачу в приложении для управления проектами и сохраните сообщение в отдельной папке.
4. Повторяйте первые три шага снова и снова, пока папка для входящих сообщений не очистится.
Как не копить сообщения в папке входящих:
1. Отпишитесь от всех рассылок, которые не являются необходимыми.
2. Расскажите коллегам, что «Ноль во входящих» – ваш приоритет. Лучше всего, если этого правила будут придерживаться все, потому что в таком случае ненужных сообщений просто станет меньше.
3. Выделите время, когда вы каждый день будете работать с электронной почтой. Раз в сутки обязательно добивайтесь, чтобы папка входящих была пустой.
4. Если вы не успели, выделите себе блок времени, чтобы разобраться с необработанными письмами.
Если у вас так много сообщений, что вы не справляетесь сами, подумайте о возможности изменить рабочий график, чтобы вам хватало времени, или даже нанять ассистента, который будет фильтровать и обрабатывать почту за вас.
Быстрый и эффективный обмен сообщениями крайне важен для повышения продуктивности. Взяв на вооружение «Ноль во входящих», вы увидите, что задачи и проекты будут осуществляться гораздо быстрее, не говоря уже об уважении тех, кто с вами взаимодействует.
«Ноль проектов». Я просто ненавижу, когда приходится ложиться спать с незавершенным делом на уме. Чтобы этого не случилось, я стал планировать на день только приоритетные задачи, которые точно способен выполнить до вечера.
Концепция «Ноль проектов» подразумевает, что вы обещаете себе полностью завершить задачу или проект, прежде чем двигаться дальше. Как я уже говорил, лучше браться за дела поочередно и избегать многозадачности. «Ноль проектов» поможет сосредоточиться на одном аспекте и не пытаться жонглировать несколькими одновременно.
У всех нас есть тенденция отвлекаться или испытывать энтузиазм по поводу новой задачи. И часто оказывается, что мы многое начинаем, но ничего не заканчиваем. Примите решение полностью завершать задачу, прежде чем переходить к будущим целям. Используйте приложение для управления проектами или для создания заметок, чтобы записывать идеи на будущее.
В конце каждого дня остановите работу над проектом на конкретной точке и запланируйте следующую задачу на следующий подходящий промежуток времени.
«Ноль на письменном столе». Воспринимайте рабочий стол как папку для входящих сообщений. В конце дня он должен быть абсолютно чистым. Разница между методами «Ноль во входящих» и «Ноль на письменном столе» в том, что на столе всегда есть несколько вещей, которые должны там находиться постоянно (например, компьютер, клавиатура, мышь, лампа и т. д.).
На моем столе в домашнем кабинете есть несколько предметов, и они остаются там, независимо от того, над какими проектами я работаю в этот момент. Однако в конце каждого задания и особенно в конце дня я расчищаю место, где к тому времени оказываются разные материалы для работы над проектами.
Благодаря этой практике мой стол остается чистым и организованным на 99 процентов времени. Оставшийся процент времени приходится на редкие моменты, когда там лежит много материалов, но я быстро и эффективно разбираю их, прежде чем перейти к следующей задаче.
Это все равно что убирать кровать. Вы создаете привлекательную картину, которая создает ощущение чистоты и организованности. Ваша цель – добиться, чтобы эта картина присутствовала 99 процентов времени или хотя бы раз в день.
«Нулевая база». Этот метод очень похож на «Ноль на письменном столе». Вы убираете все ненужные вещи дома и в офисе в конце каждого дня. Осознаете вы это или нет, но у каждой вещи есть идеальное место, куда ее надо положить, – своего рода «база». «Нулевая база» способствует тому, чтобы вы нашли это конкретное место для каждой вещи, которой владеете или которую используете.
В офисе у вас могут быть файлы, папки, канцтовары, мебель или другие материалы, которые в идеале должны находиться в шкафу, выдвижном ящике или другой системе хранения. Дома у вас могут быть кухонные приборы, детские игрушки, одежда и прочие бытовые предметы, которые должны храниться в весьма конкретном месте.
В идеальный день вы отправляетесь в кровать, зная, что каждая ваша вещь находится в точности там, где ее место. Если это происходит, в вашем доме создается невероятно чистая и хорошо организованная обстановка, в которой можно начинать новые проекты прямо с утра. Возможно, это звучит как несбыточная мечта, но на самом деле этого можно добиться. И это отличный способ проживать повседневную жизнь.