Возможно, вы обнаружите предметы, принадлежащие другим сотрудникам офиса. Отложите их в сторону, чтобы затем вернуть законным владельцам.
Нет ли вещей, которые нужно положить в портфель и отвезти домой?
А книг, которые надо поставить обратно на книжную полку?
Нельзя ли закрыть папки и убрать их со стола в другое место?
Вам могут встретиться папки уже завершенных проектов. Их нужно отложить, а затем отправить в архив.
Пожиратели пространства
Фотографии
Ваш стол заставлен семейными фотографиями? Почему бы не перевести их в цифровой вид! Пусть сменяются в режиме слайд-шоу на экране вашего компьютера. Или, может, сделать одну из фотографий, самую свежую, обоями «рабочего стола»? Или, скажем, повесить этот снимок на стену?
Мелкие канцтовары
Не слишком ли много у вас на столе мелких канцелярских принадлежностей? Вот вам их список для начала: степлеры, удалители скрепок, диспенсеры для скотча, подставки для ручек и карандашей. Оставьте себе по одному предмету каждого вида, а остальные раздайте тем, кто в них нуждается.
Электроточилка для карандашей
Проверьте, не занимает ли электроточилка слишком много места? Как часто вы ею пользуетесь? Не следует ли вынести ее в коридор? Заодно розетка освободится…
Цветы
Нет ли у вас на столе цветов? Действительно ли искусственным место именно здесь? Не пора ли пересадить живые? (Поднимите горшок — если корни растения пробрались в дренажное отверстие, пора подобрать горшок побольше.) Не лучше ли будет поставить цветок на полку книжного шкафа или на подоконник? Может быть, стоит оставить на работе искусственные цветы, а живые забрать домой?
Подставка для документов
У большинства офисных работников есть папки, которые всегда должны быть под рукой. Это может быть общая офисная документация или бумаги пары важных проектов. Существует несколько типов подставок для документов. Подробнее об этом мы поговорим в марте, а пока отмечу лишь, что моя любимая подставка позволяет держать папки горизонтально. Вертикальное расположение — это всегда риск, что папка раскроется, а ее содержимое разлетится по всей комнате. (Кстати, вне зависимости от того, как именно расположены папки, гораздо проще ориентироваться, когда на них есть ярлыки. Для изготовления ярлыков можно воспользоваться специальным устройством или напечатать их на компьютере.)
Если вы загружены работой, подставка для документов — то, что вам нужно. Но сначала убедитесь, что она вам в самом деле нужна и ваш ящик для папок не забит при этом всякой ерундой. Систему папок мы разработаем в марте. К тому времени мы их все переберем. Что за папки вы храните на столе? Возможно, в них лежат старые рабочие материалы, которые нужно отправить в шредер? Можно ли почистить и систематизировать ваши папки? Держите ли вы их в алфавитном порядке? Нет ли у вас документов, связанных с уже завершенными проектами и подлежащих отправке в архив?
Картотека визиток
Есть ли у вас на столе картотека визиток? Если ваши карточки разбросаны как попало, вы не сможете справиться с этим во время блиц-уборки. Этот проект потребует больше времени. Посвятите картотеке 20 минут. Быстро пролистайте карточки и вытащите те, владельцев которых вы не можете вспомнить, а также те, которые не использовали более года. Рынок меняется быстро, и не исключено, что эти люди давным-давно сменили работу. Не стоит недооценивать Интернет — он поможет вам найти кого угодно. Если все-таки жалко выбрасывать старые визитки, сложите их в конверт и приложите к другим архивным материалам.
Работа с документами
Разбираясь на столе, вы рано или поздно столкнетесь с необходимостью категоризации документов. Как уже было сказано, систему организации документов мы создадим в следующем месяце. Это один из самых сложных, длительных и важных проектов года. Пока же сгребите все документы в одну стопку и начинайте разбирать ее, распределяя бумаги по следующим категориям: «Выбросить» (сделайте это немедленно!), «Отправить в шредер» и «В работе». После этого создайте категории для проектов, которые вы ведете. В марте мы заведем особые папки, взяв документы «В работе», которые вы отложили сегодня, и разбив их на более мелкие категории. Так вы сможете лучше контролировать текущие задания. А пока просто соберите эти документы в одну папку. Это первый большой шаг. Заглядывайте в папку по утрам, чтобы понять, что вам предстоит сделать в течение рабочего дня.
Распределите документы для проектов в соответствующие папки, подготовленные заранее. Что, не подготовили? Не беда: тогда просто разложите их в алфавитном порядке. А теперь в зависимости от размера папок и частоты использования положите их либо в подставку для документов, либо в ящик стола — займемся ими через месяц. Сегодня мы просто собрали разрозненные бумаги в одну папку.
До тех пор пока вы не создадите систему документации или не усовершенствуете уже имеющуюся, пользуйтесь временными папками. Время, когда вы позволяли бумагам, словно опавшим листьям, заваливать ваш стол, прошло. Возможно, поначалу вы почувствуете себя не в своей тарелке, но через три недели, поверьте, и не вспомните, что можно работать по-другому.
Если категоризация вас пугает, крепитесь: со временем она станет для вас естественным занятием.
РЕШИТЕ, ЧТО ВАМ НУЖНО
Вернемся к вашему рабочему столу. Вы навели на нем относительный порядок. Теперь пора ответить на вопрос: какие вещи из тех, что лежат на столе, вам действительно здесь необходимы? То есть нужно понять, чем вы пользуетесь постоянно. Возьмем, к примеру, хирургов: у них в специальном поддоне лежат инструменты, необходимые при операции. Представьте, насколько неэффективной была бы их работа, если бы им пришлось всякий раз искать нужный инструмент в куче других? Столь же неэффективной становится и ваша работа, если у вас на столе хранится огромное количество предметов, которые вы держите там на всякий случай.
ВЗГЛЯНИТЕ НА СВОЙ СТОЛ
В магазинах — огромное количество офисных принадлежностей, облегчающих жизнь. Но нет ни одного человека, которому они бы понадобились все сразу! Вот список основных предметов для рабочего стола. Сообразуйте свой выбор со здравым смыслом.
Монитор.
Телефон.
Лотки для входящей и исходящей почты.
Лампа.
Справочная папка (см. Март).
Мелкие принадлежности (степлер, диспенсер для скотча и подставка для ручек и карандашей, в которой можно также держать и ножницы, и открыватель писем).
Лотки для бумаг.
Салфетки.
Держатель для клейких листочков.
Блокнот.
Если есть место — семейная фотография или цветок.
У многих моих клиентов имеется один и тот же набор, состоящий из подставки для ручек и карандашей, степлера и диспенсера для скотча. У них даже коврики для мышки на столах одинаковые. Если и вы регулярно пользуетесь этими инструментами, предлагаю купить набор, на который приятно будет смотреть. Но вообще-то, на мой взгляд, все эти предметы вам не нужны. У меня на рабочем столе стоит только плоский монитор, клавиатура и лампа. Все! В течение рабочего дня на столе скапливаются бумаги. Да, еще бутылка воды, которая всегда при мне — до тех пор, пока я не выпью свою норму (пол-литра жидкости).
Компьютер
Надеюсь, что монитор у вас плоский. Если это не так, смело просите руководство заменить его.
Телефон
Вы левша или правша? Убедитесь, что телефон находится с той стороны, откуда удобнее брать трубку. И, конечно, надо следить, чтобы телефонный провод при этом не протягивался через весь стол, роняя стоящие на нем предметы.
Настольный органайзер
Не разбросаны ли по вашему столу карандаши, ручки, маркеры, клейкие листочки и т.д.? Сложите их в по-новому организованные ящики. Если вам все же нужно держать кое-что из этих предметов на столе, воспользуйтесь органайзером или купите специальные контейнеры.
Лотки
Лотки хорошо бы использовать для входящей и исходящей почты. Подробнее этот вопрос мы разберем в марте. А пока запомните, что у этих лотков особое предназначение. Не позволяйте им превратиться в мусоросборники и не кладите туда посторонние бумаги. Если в течение дня вы пользуетесь разными видами бланков, стойка с лотками — отличное место для них: так вы сможете быстро достать нужный бланк. Пригодятся они и тем, кому приходится печатать несколько вариантов одного и того же документа. При этом можно использовать цветную бумагу. Не скупитесь — лотки из дешевого пластика хрупки и неустойчивы, от них будет больше проблем, нежели пользы.