Например, вам необходимо пригласить партнера компании на празднование юбилея фирмы. Повлияет ли текст приглашения на результаты бизнеса? Нет. Следовательно, вы можете поручить секретарю составить такое приглашение. Другой вариант: необходимо написать письмо дистрибьютору с сообщением о повышении цен на следующий год, причем важно сохранить с ним позитивные отношения. Может ли письмо повлиять существенно на бизнес? Да. Сложно ли это? Да. Поэтому вы будете делать это сами. Другой вопрос, будете ли вы сами отправлять это письмо по почте (если именно так оно должно быть отправлено). Скорее всего, вы поручите это секретарю, так как отправление письма хоть и значимо для бизнеса, однако технически осуществить это просто. Таким образом, мы еще раз приходим к выводу:
Важное = одновременно существенно влияющее на бизнес и сложное в исполнении.
Срочное. При определении срочности большинство людей учитывают только удаленность срока, к которому необходимо выполнить задачу, а также время на ее реализацию. Этого недостаточно. Нужно также учитывать длительность других дел, которые запланированы у вас на данный период, а также свободное время других людей, если их помощь или информация понадобятся вам для реализации задачи.
Таким образом, ситуация может выглядеть примерно так.
Сегодня 15-е число, а к 25-му вам необходимо подготовить аналитический отчет. Время на подготовку отчета – 5 рабочих часов. Срочное ли это дело?
А) Несрочное, так как у вас нет большого количества других запланированных дел с точным сроком исполнения.
Б) Срочное, так как 17-го вы уезжаете в командировку, и там у вас не будет возможности готовить отчет, поскольку вы будете заняты решением других задач.
В) Срочное, так как для подготовки отчета вам необходимо 2 часа времени маркетинг-аналитика, который сможет уделить вам его только 16-го числа.
Такая схема оценки срочности задачи будет значительно более эффективной, чем просто расчет длительности дел.
Как дальше использовать матрицу Эйзенхауэра? Первое, что дают на всех тренингах по тайм-менеджменту, – вы должны делегировать все неважное, оставляя себе только наиболее важные дела. Так как об этом пишут все, то не будем останавливаться на этом вопросе. Однако часто возникает вопрос: что делать, если делегировать работу некому, или все подчиненные перегружены? Или просто в силу конфиденциальности или традиций корпоративной культуры такие дела не принято кому-либо делегировать? И вот на этот вопрос почти никто не дает ответа. Но я попробую его найти.
У каждого из нас в течение дня, недели, месяца есть время продуктивное и непродуктивное. Продуктивность времени могут определять самые разные, более или менее очевидные факторы:
• биологические часы;
• степень усталости;
• дела, предшествовавшие этому времени (выполнил утром очень сложную или стрессовую задачу и весь день нахожусь на подъеме, или, наоборот, – в непродуктивном состоянии);
• цейтнот, который одних мобилизует, и продуктивность времени у них повышается, а других – угнетает;
• шум, который может снижать продуктивность, а может, и не влиять на нее;
• привычный рабочий ритм (кто-то в начале недели чувствует себя максимально отдохнувшим и собранным, а другой – только входит в рабочее состояние);
• время в дороге (например, в самолете или поезде либо в ожидании транспорта) – для одних оно максимально продуктивно, так как нет других отвлекающих факторов и соблазнов, а другие из-за бытовых неудобств не могут сосредоточиться.
Список можно продолжать до бесконечности. А теперь давайте соединим идею о важности дел с продуктивностью времени, укрепив таким образом дружбу со временем.
Итак, идея проста до предела: в наиболее продуктивное свое время вы планируете дела самой высокой важности, а чем ниже продуктивность, тем ниже степень важности планируемых дел.
Иными словами, вам необходимо выполнить следующие действия.
1. Определите критерии продуктивности своего времени (определите для себя, а не руководствуясь только вышеперечисленными факторами).
2. Научитесь определять приоритет (важность) и делать это для основной массы своих дел.
3. Распределите дела в прямой зависимости: важность дела – продуктивность времени.
4. Регулярно отслеживайте эффективность системы.
Приведу пример из своего опыта работы в компании Johnson & Johnson.
Обычно в течение рабочего дня (понятно, что не все дни были одинаковы) я как HR-директор решала следующие задачи: стратегические вопросы HR и аналитика, интервью с кандидатами того уровня, который я курировала лично, консультирование сотрудников, коучинг, решение сложных или конфликтных ситуаций, подготовка тренингов для сотрудников и дистрибьюторов, анализ резюме на лично закрываемые вакансии, разговор с кандидатами по телефону (не интервью, а оргвопросы или обратная связь по итогам интервью), обсуждение с коллегами – внутренними заказчиками рекрутинга текущих вакансий и результатов интервью, текущие рутинные вопросы (типа авансовых отчетов и отчетов по расходу бензина).
Продуктивность моего времени: я ненавижу пробки – они выводят меня из равновесия, а дорога на работу всегда была с ними связана, так что продуктивное для меня время начинается с 10.00–10.30, я мало ем за обедом (и это не вызывает сонливость), не чувствительна к шуму, после сложного или стрессового дела обычно мобилизуюсь и продуктивность повышается, также я легко переключаюсь и моя продуктивность выше при отсутствии монотонности в работе.
А теперь давайте рассмотрим логику планирования моего дня, исходя из этой информации.
Разумеется, я привела условный вариант. День на день не приходится: ситуация может складываться совсем по-другому или возникнет форс-мажор, при котором мы не сможем повлиять на изменения продуктивности времени и важность задач. Основная задача – стремиться действовать в максимальном соответствии с выявленными закономерностями продуктивности и эффективности решения задач, использовать каждую возможность.
Рекомендую попробовать этот подход и оценить его объективно (насколько увеличилась продуктивность и креативность решения действительно важных задач либо уменьшились временны́е затраты). Надеюсь, он вам подойдет.
А вообще задумайтесь о продуктивных возможностях собственного времени. Еще будучи студенткой, я понимала, что время – ценный ресурс, но, как и все люди, я ленива и подвержена соблазнам. В связи с этим еще в институте интуитивно пришла к любопытному выводу – продуктивность моего времени резко возрастает в ситуациях, когда нет соблазнов заняться чем-то другим, более приятным или отвлечься на разговор. При этом меня не отвлекают шумы и наличие людей вокруг. Результаты, к которым я пришла: