Все члены комитета по аудиту должны иметь беспрепятственный доступ к любым документам и информации общества. Такой доступ необходим для выполнения комитетом по аудиту его функций.
Большую помощь в получения информации комитету по аудиту может оказать прежде всего контрольно-ревизионная служба, осуществляющая ежедневный контроль за исполнением финансово-хозяйственного плана. Помимо сотрудников контрольно-ревизионной службы необходимую информацию можно получить от иных должностных лиц и сотрудников общества, а также от аудиторской организации (аудитора) общества.
В этих целях руководитель контрольно-ревизионной службы на каждом плановом (а при необходимости и на внеплановом) заседании комитета по аудиту должен докладывать об исполнении финансово-хозяйственного плана и отклонениях от него. Кроме того, на заседания комитета по аудиту рекомендуется приглашать представителей аудиторской организации (аудитора) и иных должностных лиц общества, присутствие которых необходимо для исполнения комитетом своих обязанностей.
С целью получения советом директоров общества полной информации об имеющих место нарушениях при совершении хозяйственных операций комитету по аудиту необходимо регулярно представлять для рассмотрения на заседаниях совета директоров заключения о выявленных за соответствующий период деятельности общества нарушениях. Заключения о выявленных нарушениях рекомендуется также представлять ревизионной комиссии общества. В таких заключениях следует указывать исчерпывающую информацию о выявленных нарушениях, в том числе о лицах, виновных в их совершении, а также о причинах и условиях, способствовавших их совершению. В заключениях комитета по аудиту общества могут содержаться рекомендации о путях и способах предупреждения подобных нарушений в будущем.
В отчеты комитета по аудиту, кроме того, необходимо включать информацию, касающуюся анализа коммерческих и иных рисков, связанных с конкретными сделками и операциями общества, и оценки адекватности систем управления и контроля над рисками. Комитет по аудиту должен обеспечивать стабильность такого контроля.
Порядок проведения проверок ревизионной комиссией общества должен обеспечить эффективность данного механизма контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества.
В соответствии с законодательством проведение годовых и внеочередных проверок является одним из основных механизмов контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества. В ходе внеочередной проверки могут проверяться как отдельная хозяйственная операция общества, так и хозяйственные операции за отдельный период времени.
Все организационные вопросы проведения проверок, определение лиц, непосредственно ответственных за проведение проверок, рекомендуется предварительно определять на заседаниях ревизионной комиссии общества.
Законодательство не определяет необходимый кворум для принятия решений на заседаниях ревизионной комиссии общества. Вместе с тем, чтобы решения принимались действительно коллегиально, необходимо, чтобы кворум для проведения заседания ревизионной комиссии составлял не менее половины числа избранных членов ревизионной комиссии. Решения на заседании ревизионной комиссии следует принимать большинством голосов членов ревизионной комиссии, принимающих участие в заседании. Передача права голоса члена ревизионной комиссии иному лицу, в том числе другому члену ревизионной комиссии, не допускается.
С целью недопущения необоснованного затягивания проверок во внутренних документах общества следует определить сроки их проведения. Внеочередная проверка финансово-хозяйственной деятельности общества должна быть начата не позднее 30 дней с даты поступления требования акционеров о ее проведении или протокола общего собрания акционеров или совета директоров. Срок ее проведения не должен превышать 90 дней.
С целью упорядочения процедуры проведения проверок совету директоров общества рекомендуется утвердить положение о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности общества ревизионной комиссией.
Заключение ревизионной комиссии должно подписываться всеми членами ревизионной комиссии лично. Член ревизионной комиссии, выразивший несогласие с заключением ревизионной комиссии, вправе подготовить особое мнение, которое прилагается к заключению ревизионной комиссии и является его неотъемлемой частью.
Если член ревизионной комиссии не подписал заключения и не подготовил особого мнения, в заключении должны быть указаны причины этого.
Заключение ревизионной комиссии по итогам внеочередной проверки финансово-хозяйственной деятельности общества целесообразно предоставлять комитету по аудиту и инициатору проведения внеочередной проверки через секретаря общества в течение трех дней после окончания проведения проверки.
В данном контексте, в частности, можно отметить также и существующие нюансы в отношении проведения ревизионных проверок в корпорациях разных организационно-правовых форм. Так, например, если ревизионная комиссия обнаружит непорядок в финансовых делах акционерного общества, она вправе потребовать созыва чрезвычайного собрания акционеров. Это право предоставлено законом и совету директоров, а также акционерам, владеющим в совокупности не менее чем 10 % обыкновенных акций.
В целом необходимо подчеркнуть, что эффективность контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества повышается, когда ревизионная комиссия работает в тесном сотрудничестве с комитетом по аудиту. Она предоставляет этому комитету полную информацию о своей деятельности, проводимых расследованиях и составляемые заключения.
Особенности проведения аудиторской проверки
Аудиторская проверка должна проводиться таким образом, чтобы ее результатом стало получение объективной и полной информации о деятельности общества. Аудиторская проверка деятельности акционерного общества, в том числе и не обязанного публиковать отчетность в СМИ, должна, согласно пункту 5 ст. 100 ГК РФ, проводиться в любое время по требованию акционеров, совокупная доля которых в уставном капитале составляет десять и более процентов.
Акционеры общества, потенциальные инвесторы и иные заинтересованные лица формируют мнение об обществе на основании информации о его деятельности.
Важным источником информации о деятельности общества, в том числе негативной, является заключение независимой аудиторской организации (аудитора). В таком заключении должны раскрываться имеющие место недостатки в финансово-хозяйственной деятельности общества в соответствии со стандартами аудиторской деятельности, используемыми при подготовке заключения о деятельности общества. Профессиональная компетентность аудиторов, честность и ответственность при исполнении ими своих обязанностей являются теми принципами, которые должны соблюдать аудиторские организации (аудиторы) в процессе своей работы.
Аудиторы должны быть объективными и, следовательно, сохранять независимость в отношениях с исполнительными органами и должностными лицами, его акционерами, членами совета директоров общества. Положения законодательства, стандарты аудиторской деятельности и принципы профессионального поведения призваны обеспечить применение данного положения на практике.
Кроме того, так как аудиторская организация (аудитор) при проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности общества получает информацию, раскрытие которой может иметь для общества неблагоприятные последствия, сохранение полученной в результате проверки конфиденциальной информации является также немаловажным этическим требованием к аудиторской организации (аудитору).
Общество должно принять все необходимые меры, чтобы обеспечить утверждение общим собранием акционеров аудитора общества из числа аудиторских организаций (аудиторов), имеющих солидную репутацию и ведущих свою деятельность в соответствии с вышеуказанными принципами.
Аудиторская проверка годовых отчетов является одним из важнейших элементов финансового контроля. При анализе полученных аудиторских отчетов у акционеров могут возникнуть вопросы по содержанию аудиторского заключения и сделанным в нем выводам. В связи с этим важно, чтобы аудиторские организации (аудиторы) принимали участие в общих собраниях акционеров и отвечали на любые вопросы, заданные акционерами относительно представленных общему собранию акционеров аудиторских заключений.
Во время аудиторской проверки аудиторские организации (аудиторы) должны приложить максимум усилий для выявления злоупотреблений или нарушений обществом требований законодательства и доводить информацию об этих нарушениях до совета директоров (через комитет по аудиту в целях их устранения). Это повышает доверие акционеров к результатам аудита.