Материальные ресурсы (материальная база) – совокупность всех принадлежащих организации физических объектов: здания, сооружения, оборудование, мебель, инструменты, материалы и др.
Персонал – сообщество людей, работающих в данной организации. Персонал может быть охарактеризован численностью, квалификацией, социальным, возрастным или половым (гендерным) составом, профессиями и др.
Взаимосвязь с внешней средой. Внешняя среда, как правило, находится вне пределов влияния менеджеров организации. Организация в процессе своей деятельности стремится использовать возможности внешней среды для достижения своих целей. При этом сами цели также отражают взаимосвязь организации с внешней средой.
Понятие внешняя среда включает факторы, оказывающие влияние на деятельность и успех организации: экономические условия, потребители, профсоюзы, законодательство и др. Организация полностью зависимы от внешней среды в отношении факторов, определяющих общие условия хозяйствования, ресурсы и потребителей.
Разделение труда. В сложных организациях существует чёткое горизонтальное разделение труда за счёт образования подразделений, выполняющих специфические задачи, для достижения конкретных целей (отделы, службы и др.). Как и организации, частью которых они являются, подразделения представляют собой группы людей, их деятельность сознательно (преднамеренно) направляется и координируется для достижения общей цели. Таким образом, сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных организаций, в качестве которых выступают подразделения, а также из многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно в рамках этих подразделений и организации в целом.
Необходимость управления в организации обусловлена тем, что если работа в организации делится между её членами на составные части, связанные с решением конкретных задач, то нужна координация совместной работы группы при выполнении этих задач для достижения общего успеха. Такая координация осуществляется посредством вертикального разделения труда. Деятельность по координированию работы других людей при достижении целей организации и составляет сущность управления.
Таким образом, в организации существуют две внутренние органически связанные системы разделения труда: горизонтальное разделение труда, отражающее функциональное разделение труда на компоненты (составляющие части общей деятельности), и вертикальное разделение труда, которое определяет работу по управлению организацией (координацию действий всех сотрудников организации).
Важным элементом управления организацией является формализация – разработка и закрепление в официальных документах формальных правил, процедур, инструкций, описаний работ. В соответствии с такими документами в дальнейшем осуществляется управление и контроль за деятельностью сотрудников, распределяются ответственность и полномочия в организации.
Нормативная документация необходима. Но здесь важно не «переборщить». Излишние документы могут одних «связать» по рукам и ногам, другим дать возможность для перекладывания своей работы на чужие плечи. Поэтому современный менеджмент стремится к уменьшению нормативных документов. Это способствует повышению гибкости в работе, ускорению реакций на различные иные изменения.
По признаку создания (формализации) организации могут быть формальными и неформальными. Формальная организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или нескольких общих целей. Формальные организации также законодательно закреплены.
Неформальные организации также представляют группы людей. Они возникают в результате межличностных отношений спонтанно, когда люди в таких группах вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением очень маленьких. В рамках менеджмента, при рассмотрении неформальной организации, всегда упоминается, что она неформальная. К формальной организации это понятие применяется без дополнительных пояснений.
По отношению к прибыли организации подразделяются на коммерческие и некоммерческие. Коммерческие организации имеют цель – извлечение прибыли. Некоммерческие организации имеют иные цели, не извлечение прибыли. Например, это могут быть образовательные услуги. Даже если прибыль в таких организациях имеется, она не извлекается учредителями, а направляется на ту же основную цель.
По размерам организации группируются на крупные, средние и малые.
Организации могут различаться также по характеру и сфере деятельности, отраслевой принадлежности, отношению к власти и другим признакам.
По характеру деятельности организации делятся на хозяйственные и общественные. Хозяйственные организации создаются для удовлетворения материальных и социальных потребностей людей и получения производственной либо предпринимательской прибыли. Общественные организации – это добровольные объединения граждан, создаваемые для удовлетворения их духовных и иных нематериальных запросов. Деятельность организаций может осуществляться в самых разных сферах: экономической, политической, социальной, военной, спортивной и др.
По отраслевой принадлежности различают промышленные, сельскохозяйственные, транспортные и иные организации.
По отношению к власти организации могут быть правительственные и неправительственные. Первые создаются органами власти для решения их специфических задач. Они имеют официальный статус, соответствующие права и обязанности. Это могут быть, например, научно-исследовательские учреждения, комиссии, делегации и т. п. Неправительственные организации создаются по инициативе физических или юридических лиц для решения частных задач. Официальными правами они обычно не обладают.
По своему назначению организации могут быть производственные, учебные, исследовательские и др.
Любая организация может быть представлена как система, встроенная во внешний мир: на входе организация получает ресурсы из внешнего мира, а на выходе возвращает во внешнюю среду созданный ею продукт. Поэтому деятельность любой организации включает три основополагающих процесса:
– получение «сырья» из внешнего окружения. Образовательное учреждение получает из внешнего окружения абитуриентов;
– изготовление «продукта». Учебное заведение готовит специалистов;
– передача «продукта» во внешнюю среду (передача выпускников предприятиям).
Все три процесса являются жизненно важными для организации. Если хотя бы один из них прекращается, организация не может существовать. Ключевая роль в поддержании баланса между тремя этими процессами, а также в мобилизации ресурсов организации на осуществление этих процессов принадлежит менеджменту. Решение именно этих задач является предназначением менеджмента.
Организации, осуществляющие образовательную деятельность, называются учреждениями. Термин «учреждение» (от англ. institution, agency, office, establishment) принято рассматривать в двух различных смыслах:
– орган, выполняющий функции государственного управления;
– организация, выполняющая функцию хозяйственного, социально-бытового или культурного характера и не имеющая управленческих функций, является некоммерческой организацией.
Большинство образовательных учреждений финансируются преимущественно или полностью из средств государственного бюджета, т.е. являются бюджетными учреждениями (от англ. budget establishment).
Образовательному учреждению присущи все черты, характерные для любой организации. Оно учреждается и действует на основании Закона «Об образовании», имеет статус юридического лица и реализует в соответствии с лицензией образовательные программы.
Основными составляющими учебного учреждения, независимо от его размера, сферы функционирования и задач, которые оно решает, являются люди (преподаватели, аспиранты, студенты (учащиеся, ученики), обслуживающий персонал, руководители), задачи, для решения которых данное образовательное учреждение предназначено, и управление, которое формирует, мобилизует и приводит в движение потенциал учебного заведения для решения этих задач.
Как любая организация образовательные учреждения имеют в своём составе структурные подразделения: филиалы, факультеты, отделения, кафедры, опытные участки и станции, учебно-опытные участки (хозяйства), производственные (учебно-производственные) мастерские и комбинаты, полигоны, другие учебно-производственные объекты, клинические базы, научные и другие подразделения, обеспечивающие реализацию задач учреждения образования.