Компания пригласила консультанта, применившего о теорию сложности к процессу рассмотрения заявок на страхование. Он выяснил, что заявка проходит через двадцать две пары рук, и каждый сотрудник проверяет и одобряет какую-то отдельную ее часть, прежде чем форма ляжет на стол того, кто вынесет окончательное решение. Весь процесс как раз и занимал шесть недель. Однако реальное время, затраченное на полис, сводилось к одному часу.
Вооружившись данной информацией, компания разительно упростила работу с полисами. Первый двадцать один шаг теперь поручался одному-единственному человеку. Второй сотрудник просто перепроверял проделанную работу. В результате они смогли сократить время на одобрение заявки с шест недель до двадцати четырех часов. И вот результат: их бизнес увеличился более чем на миллиард долларов.
Отдел кредитов под залог недвижимости «Citibank» в Нью-Йорке пошел практически тем же путем. Первоначально от момента получения заявки на кредит из-за необходимости проходить многочисленные инстанции до решения о выделении ссуды уходило пять-шесть недель. К тому времени потенциальный покупатель недвижимости уже работал с другим банком.
Уменьшив число шагов, «Citibank» уменьшил время работы с заявками с шести недель до двадцати четырех часов. Благодаря такой головокружительной скорости «Citibank» вскоре стал самым популярным ипотечным заимодателем среди всех финансовых учреждений и увеличил свой «кредитный портфель» до сотен миллионов долларов, не снижая при этом качества работы.
СЕМЬ ПРИЕМОВ ПРОЦЕССА УПРОЩЕНИЯ
Используйте один или несколько предложенных приемов для упрощения и рационализации любого аспекта жизнедеятельности.
□ Пересмотр. Если вы вдруг обнаруживаете, что на вас повисло слишком много дел, а времени практически не остается, остановитесь и подумайте о работе. Спросите, а есть ли другой путь, лучший.
Это особенно актуально в тех случаях, когда вы встречаете сопротивление или различного рода трудности. Не суетитесь, не напрягайтесь. Вместо этого поставьте себя на место стороннего наблюдателя. Представьте, что вас пригласили оценить собственную ситуацию и предложили объективный совет по ее урегулированию. Будьте открыты и восприимчивы. Не исключайте возможность того, что ваш подход может оказаться неверным.
G Переоценка. Получив новую информацию, остановите часы и возьмите тайм-аут. Переоцените всю ситуацию с учетом поступившей информации. Джек Уэлш, президент корпорации «Gene ral Electric», называет это «принципом реализма».
Принцип реализма требует абсолютной честности по отношению к самому себе и умения оценивать ситуацию такой, какая она есть на самом деле, прямо сейчас, а не такой, какой вам хотелось бы ее видеть или какой она могла бы быть в прошлом
Каждое совещание или обсуждение возникшей проблемы Джек Уэлш начинает с вопроса: «Что мы имеем в настоящий момент?» И вы должны делать то же самое. В книге «Дневник дьявола» Амброз Бирс писал: «Фанатизм есть удвоение усилий тогда, когда цель уже забыта». Не позволяйте этому случиться с вами.
□ Реорганизация. Цель реорганизации жизни и работы состоит в получении большего количества прибыли от вложенных средств того же количества и качества. В условиях постоянных стремительных перемен вы обязаны постоянно проводить реорганизацию. Как сказал один специалист по высоким технологиям, «в этом бизнесе вы спокойно можете выбрасывать в мусорную корзину свои предположения каждые три недели».
Будьте готовы к реорганизации рабочего места, к изменению графика в течение дня, а также порядка и приоритетности дел. Никогда не исключайте возможность существования лучшего способа выполнения работы, чем тот, который вы используете в настоящий момент. Всегда пребывайте в состоянии его поиска.
□Реструктурирование. При реструктурировании всю энергию, время, деньги и ресурсы вы направляете на 20% деятельности, которые приносят наибольшую выгоду и наибольший доход. Компании производят реструктурирование, сосредоточивая большую часть своих ресурсов на продуктах, услугах или деятельности, которые выше всего ценят клиенты. Одновременно они отказываются от деятельности, которая не заботит клиентов и не приносит никакой прибыли.
Реструктуризируя свою деятельность, вы постоянно фокусируете внимание и энергию на нескольких вещах, обеспечивающих большую часть результатов, концентрируетесь на самых важных заданиях.
□ Переустройство. Это один из самых важных приемов упрощения жизни и работы, при котором все ваше внимание направлено на усовершенствование процесса. Вы постоянно ищете новые, лучшие, более дешевые и простые способы исполнения заданий и достижения желаемых результатов.
Переустройство жизни начинается с составления перечня шагов того или иного рабочего процесса - с самого начала до конца. Далее вы ставите в качестве цели уменьшение числа шагов на 30%. Вас поразит то, как легко выполнить это задание.
Шесть способов переустроить жизнь и работу
Объединяйте несколько заданий в одно.
Поручайте несколько заданий одному сотруднику, а не распределяйте их между несколькими людьми.
Передавайте определенные задания компаниям или от дельным профессионалам, специализирующимся в данной области.
Поручайте дела другим сотрудникам или другим отделам.
□Отказывайтесь от занятия определенными делами, выяснив, что они неактуальны или несущественны.
□ Меняйте порядок выполнения заданий, чтобы снизить число возможных трудностей и повысить эффективность.
Анализируйте любое сложное задание, состоящее из последовательности шагов, и ищите новые дуги его переустройства. Упрощайте его для быстроты и эффективности выполнения.
□ Открытие заново. Вы полностью восстанавливаете себя В условиях стремительных изменений вам необходимо заново открывать не только себя, но и свою работу, причем делать эта следует каждые шесть-двенадцать месяцев Постоянно используйте прием «мышление с нулевого уровня». Постоянно спрашивайте себя: зная то, что вы знаете сейчас, и начни вы все сначала, делали бы вы это снова?
Представьте, что вы начинаете спою карьеру заново. Чему бы вы посвятили больше времени? Чему меньше? Что из того, чем не занимаетесь сейчас, начали бы делать? Что прекратили бы делать совсем"
Вы собираетесь заниматься самыми разнообразными видами деятельности и занимать самые различные должности в течение жизни. Смотрите вперед и думайте о том, чем бы вам хотелось заниматься. Спрашивайте себя: «Какая работа у меня будет следующей?» Чего вы ожидаете от нее?
Затем спросите себя: «Каково будет мое следующее достижение?» К чему вы стремитесь? Если вы сами не в состоянии ответить на эти вопросы, может появиться кто-нибудь посторонний и ответить на них за вас.
□ Обретение контроля. На данном этапе вы устанавливаете новые цели и составляете новые планы. Принимаете новые решения и посвящаете себя новым занятиям. Несете полную ответственность и осуществляете контроль над своей жизнью. Вы не ждете у моря погоды, не ждете, пока в жизни появится что-то хорошее. Вы работаете, и сами приносите хорошее в свою жизнь. Вы контролируете и свое время, и свою жизнь.
ОПРЕДЕЛИТЕ СВОИ ЦЕННОСТИ
В процессе фокусирования определение ценностей - это первый шаг на пути упрощения жизни. Что для вас имеет смысл? Какие ценности и принципы в личной жизни волнуют вас больше всего?
Вот кое-что из того, что вы можете ценить: мир, простота, спокойствие, удовлетворенность, удовольствие, счастье, любовь и радость. Выберите пять ценностей, наиболее важных для вас, и расположите в порядке приоритетности (см. приложение).
СОЗДАЙТЕ ИДЕАЛЬНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ О БУДУЩЕМ
Основываясь на выбранных ценностях, создайте такое представление о будущем, как если бы ваша жизнь была идеальна во всех аспектах. Представьте, что вы ничем не ограничены, и вы можете выбрать идеальный стиль жизни. Каким он будет?
ОПРЕДЕЛИТЕ ЦЕЛИ
Разобравшись с целями и представлением о будущем, вы устанавливаете конкретные цели, призванные упростить вашу жизнь. Способность выбирать нужную альтернативу и затем принимать твердые решения - это наиболее мощный инструмент для достижения желаемых целей. Если по каким-то причинам вы недовольны сложившейся ситуацией, делайте новый выбор и принимайте новые решения касательно того, чего хотите, а затем приступайте к претворению желаний в действительность.