Деловые контакты. Управленческая деятельность — цепь разнообразных форм делового общения: коммуникативных (словесный обмен), интерактивных (непосредственное людское взаимодействие) и перцептивных (визуальное восприятие). Все они жизнедеятельны благодаря вербальному и невербальному языкам обмена информацией.
В зависимости от информационного взаимодействия людей различаются вербальное (словесное) и невербальное (моторно-наглядное) общение. В соответствии с этим существуют два потока информации: вербальная — все многообразие словесности, невербальная — образная (геометрические фигуры, рисунки, фотографии, предметы и т. д.) и телесно-выразительная (позы, жесты, мимика).
Необходимо умело использовать различные приемы вербального и невербального языка в управленческом общении. Ранее были рассмотрены его виды: субординационное, служебно-товарищеское и дружеское общение. В каждом из названных видов управленческого общения активно используются как вербальные, так и невербальные приемы взаимодействия с людьми. При этом разумно соблюдать гибкость и такт в обращении к этим приемам.
"Так, при субординационном общении руководителю не обязательно иметь "номенклатурный" вид и желательно осторожнее пользоваться мимикой и жестами. Бернард Шоу утверждал, что есть пятьдесят способов сказать слово "да" и пятьсот способов сказать слово "нет". А.С. Макаренко говорил о возможности сказать слово "спасибо" с десятками эмоциональных оттенков.
В служебно-товарищеском общении руководителю полезно помнить о его паритетном характере, а потому не злоупотреблять своим словословием. Кроме того, следует иметь в виду, что данная форма делового общения предполагает активное использование дискуссии и полемики. Подчиненные, как правило, близко к сердцу воспринимают уважительное отношение к себе руководителя, тем более, когда он его демонстрирует в виде дружеского общения.
Информационный пул руководителя. Все возрастающее значение в управленческой деятельности приобретает умение менеджера способствовать решению реальных и виртуальных деловых проблем подчиненными. Так возникает "эффект информационного пула", для задействования которого решающее значение имеет подбор форм коммуникационного общения руководителя со своими подчиненными и сторонними специалистами-консультантами, эксполами, футурологами.
В практике управления используются два вида информационных пула:
— малый информационный пул, который образуется благодаря наличию управленческой команды руководителя, состоящей из руководителя и группы его советников (консультантов), постоянно с ним работающих;
— большой информационный пул, который образуется при проведении руководителем служебных совещаний, различных управленческих игр ("мозговая атака", разбор ситуаций, метод Монте-Карло и др.), деловых переговоров.
В современных условиях профессиональный успех сопутствует тем руководителям, которые талантливо организуют названные пулы (надо уметь подобрать интеллектуальных работников и удержать их при себе), обсуждая на них разные проблемы, искусно дирижируют их проведением.
Руководитель отрабатывает свои умения активизировать интеллектуальный потенциал подчиненных, укрепляет доверие к себе в деловой беседе.
Деловая беседа — продуктивная форма управленческого общения. Она может быть официальной или неофициальной, индивидуальной и групповой, кратковременной или продолжительной, полезной или бесполезной, добровольной или вынужденной, со своими работниками или людьми со стороны.
Это видовая характеристика деловой беседы. Содержательное ее назначение — расположение ее субъектов к предметному рассмотрению конкретной проблемы, выяснение точек зрения, доверительный обмен мнениями и аргументациями, совместный поиск оптимального решения проблемы и вариантов служебного поведения. "Золотым правилом" проведения деловых бесед является известная фраза — "не жечь мостов общения". Сохранение доброжелательных отношений (деловых и личных) всегда желательнее для менеджера, чем обострение отношений с подчиненными.
С точки зрения управленческой риторики основой успеха деловой беседы является четкая логика ее подготовки и проведения. Логика построения деловой беседы — это своеобразное русло ее протекания. Ее составными компонентами являются дебютная, основная и завершающая стадии.
Дебют. С чего и как начать беседу — имеет важное значение для успешного ее осуществления. Нередко многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться.
Почему?
Во-первых, не был обеспечен "эффект первых фраз".
Во-вторых, не установлен эмоциональный контакт с собеседником.
В-третьих, не выдержаны сроки коммуникационной адаптации обеих сторон к личному имиджу участников беседы, манере говорить и слушать.
В-четвертых, не соблюдены специфические риторические приемы "правильных дебютов". Назовем некоторые из них: визуальная презентация своего доверия и симпатии сопредельной стороне, ясное и яркое изложение сути проблемы, жесткое соблюдение временного режима обмена информацией.
Основная стадия. Это деловой разговор по существу проблемы. Здесь полезно использовать "квантовый выброс" аргументации, чтобы развить свою позицию и обосновать. Необходимо сбалансировать "умение слышать" и "умение слушать". Помнить совет Цицерона: "Разговор — это не собственная вотчина, из которой позволительно выгонять других". Постоянно следить за поведением сопредельной стороны, прежде всего за ее эмоциональной реакцией. Стимулятором ведения беседы являются хорошо продуманные по содержанию и особенно по форме вопросы. Например, "Доказательно ли представлена нами суть рассматриваемой проблемы?", "Правильно ли мы поняли ваше предложение?", "Будьте любезны, повторите ваш вопрос". Никаких императивов и назидательности, раздражительности и небрежности в общении не должно быть. Мимика — лояльная и выражающая готовность совместно работать.
Завершающая стадия. "Конец — делу венец". На данной стадии осуществляется подведение итогов обсуждения. Происходят состыковка точек зрения каждой стороны, выявление вариантов построения взаимоприемлемой позиции. Есть смысл руководствоваться древними истинами: "Только беспристрастность излучает свет мудрости. Только бескорыстие рождает авторитет". При этом честное поведение сторон не исключает допустимость использования различных риторических приемов каждой из них.
Служебные совещания. Чем выше управленческий статус менеджера, тем больше времени (по некоторым исследованиям — до 80 %) он проводит на различных служебных совещаниях. Без них практически не обойтись ни одному руководителю-администратору, но и злоупотреблять ими тоже не следует. Вспоминая слова Вольтера, что счастлив человек, которого смерть застает за любимым занятием, приходится констатировать, что есть немало руководителей, которые чрезмерно увлекаются служебными совещаниями во вред своему здоровью вплоть до инфарктных состояний. Управленческая ценность служебного совещания обусловлена двумя обстоятельствами: во-первых, оно выступает в качестве оперативно создаваемого информационного пула; во-вторых, оно создает морально-психологическую поддержку руководителю для его конкретных служебных действий.