Если же у вас нет возможности попасть именно в это помещение, найдите комнату, максимально похожую. Воспроизведите те условия, в которых вам придется проводить презентацию.
Рекламное агентство «В» готовилось к проведению презентации новых рекламных возможностей. Аудитория – постоянные и новые клиенты компании. Время проведения – август – канун начала роста деловой активности на рекламном рынке, пятница. Место проведения – конференц-зал на одном из VIP-пляжей на Москве-реке. Контекст презентации – после ее окончания состоятся шоу, концерт, розыгрыш призов и барбекю. Разумеется, устроители понимали, что время, место и контекст не дадут им возможности проводить презентацию весь день. Максимальное время, которое следовало уделить собственно презентации, – один час. И это правильно. По плану перед рекламодателями должны были выступить четыре спикера – четыре топ-менеджера компании. Соответственно, на каждого приходилось по… двенадцать минут. Автор книги высшую математику не изучал, но с арифметикой знаком: если разделить шестьдесят минут на четырех спикеров, получается именно по двенадцать минут, потому что еще двенадцать надо заложить на организационный момент в начале и в конце презентации, стыки между выступающими и возможное небольшое превышение регламента кем-то из них. Накануне презентации в офисе рекламного агентства проводилась генеральная репетиция. Первый спикер бодро и интересно, как учили, вел презентацию, показывал слайды, пошучивал. Когда же его выступление закончилось, я предложил ему самому определить, сколько он был на сцене. Он понял, что превысил регламент и предположил, что выступал двадцать пять минут. Тогда я показал ему секундомер, который запустил, как только спикер произнес первое слово. На секундомере было пятьдесят три минуты. Таким образом, своим трем коллегам этот менеджер времени для выступления не оставил. Они присутствовали на репетиции, и оказалось, что превышение регламента не единственная проблема. Один из них заметил: «Послушай, Влад, ты сказал правильные вещи, но ты залез не в свою тему и рассказал то, что собирался рассказывать я». А второй добавил: «И ты привел устаревшую аналитику, я в своем выступлении тоже собирался аналитику давать, только из более свежих источников, так что тебе лучше эту часть убрать». Влад развел руками: «А о чем же мне тогда говорить?» Стало очевидно, что эти люди, опытные менеджеры и бывалые спикеры, только сейчас, накануне ответственной презентации, принялись выяснять, о чем же, собственно, каждый из них должен говорить. Разумеется, все было бы иначе, если бы они приступили к репетициям заранее. Впрочем, может, у них на это просто не было времени? Я спросил: «Скажите, когда вы узнали об этой презентации – вчера вечером или сегодня утром?» И получил ответ: «Триста шестьдесят четыре дня назад, она у нас ежегодная».
Шаг шестой и последний: «Заслуженный отдых»
Если вы учились в музыкальной школе, то наверняка запомнили, как педагог рекомендовал вашим родителям за сутки до экзамена или академконцерта закрыть инструмент на ключ и ни в коем случае не давать вам играть. Это позволит избежать эффекта «запиливания» или «заигрывания», когда чрезмерные репетиции могут навредить. Подобные рекомендации дают тренеры спортсменам перед ответственными соревнованиями. В последние сутки перед презентацией оставьте ее, отвлекитесь. Займитесь чем-нибудь другим. Сходите в баню (с потом выходит адреналин, и вы будете меньше волноваться), займитесь спортом, побывайте на природе. Голова освободится от всего лишнего, и вы сможете выступить легко и непринужденно. К тому же участники презентации меньше всего хотят видеть перед собой усталого, бледного человека с потухшими, красными от недосыпания глазами.
Возможно, кто-то из вас скажет, что проводит презентации почти каждый день и не может реализовать весь этот алгоритм подготовки. Конечно, мои рекомендации относятся к ключевым, ответственным презентациям. Но и повседневные можно готовить более эффективно, несколько сократив алгоритм, но сохранив его суть. Со временем вы увидите, что подготовка проходит у вас с каждым разом все проще. Недостаток времени вполне компенсируется ежедневно обновляемым опытом.
Баланс в презентации
Рекламное агентство «Йо-Йо» (название изменено, с оригиналом его объединяет только количество букв) подготовило презентацию своей концепции рекламной кампании для участия в тендере, объявленном Красноярским заводом холодильного оборудования. Российский рынок заполнен бытовыми холодильниками итальянских марок.
Идея завода – вернуть российским потребителям отечественные холодильники. Это должно было стать идеей рекламной кампании и презентации. Теперь представьте: дирекция завода и владельцы предприятия сидят на презентации. Перед ними разыгрывается действо, положенное на песню Глюкозы «Невеста». И называется презентация «Сбежавшая невеста». Действительно, в презентации принимает участие парень, одетый в свадебное платье и фату. По сценарию невеста убегает, после чего ее общими усилиями возвращают. Креатив заключается в том, что, дескать, холодильник белый, как и одеяние невесты. А побег невесты символизирует то, что отечественные холодильники исчезли с рынка. Вернем невесту – вернем холодильники россиянам. В ходе презентации, конечно, до слушателей были доведены основные положения предстоящей рекламной кампании. И даже проект медиаплана. Но в установленный срок заказчик объявил, что решил разместить заказ у местного рекламного агентства. А то, что региональное рекламное агентство, если не передаст заказ по субподряду, оставив себе небольшие комиссионные, вряд ли справится с рекламной кампанией федерального масштаба, – разговор отдельный. Менеджеры агентства «Йо-Йо» были убеждены, что подготовленная ими рекламная кампания – лучшая из всех представленных в тендере. Значит, ошибка в презентации. Но ведь и презентация была наилучшей. В чем же причина проигрыша? Менеджеры решили, что несколько переборщили с шоу-эффектами.
На тренингах я всегда рекомендую участникам разбавлять сухие презентации эмоциями. И тут возникает опасение, что перебор в эмоциях может навредить презентации, превратить ее в балаган. Как найти баланс между эмоциональными и рациональными факторами воздействия? Как не превратить презентацию в цирк и как не «пересушить» ее?
Сейчас вы получите простую схему, которая позволит по пяти параметрам определить долю эмоциональной и рациональной составляющих в презентации.
Как человек принимает решение? Если говорить упрощенно, то правое полушарие мозга отвечает за эмоции, левое – за рациональное поведение. Так вот, в момент принятия решений правое полушарие работает в несколько раз активнее левого. Это идет вразрез с общепринятым мнением, что лучшие решения – обдуманные. Человек принимает решение, как ни странно, сердцем. А что же происходит потом? Неужели левое полушарие мозга остается недозагруженным, ведь вся наша жизнь – сплошное принятие решений? Дело в том, что левое полушарие начинает обрабатывать и оправдывать принятое решение. Оно ищет рациональные доводы, которые могли бы убедить нас, что решение принято правильное. Другими словами, левое полушарие ищет основания, чтобы убедить нас, что мы не опростоволосились. Если таких доводов недостаточно, человек может пожалеть о принятом решении. Или передумать, если еще не поздно. Подобный процесс происходит, когда мы смиряемся с неизбежным. Отключили воду, кончился бензин, магазин закрыли перед носом – во всем этом можно найти положительные моменты. Сначала настроение портится, а потом появляются рациональные доводы: «Отлично, пойду мыться к брату. Мы как раз давненько не виделись». Или: «Вот и хорошо, а то мог бы купить дорогую и ненужную вещь. А так случай отвел!»