Чем конкретнее симптомы, тем легче понять, когда нужно назначить встречу, посвященную «Пяти “Почему?”». Скажем, вы хотите использовать «Пять “Почему?”», чтобы понять причины жалоб клиентов. В этом случае, назначьте дату, после которой все жалобы станут автоматическим сигналом о том, что пора провести встречу. При этом объем жалоб не должен быть слишком большим. Это позволит проводить встречи «Пяти “Почему?”» каждый раз, когда это потребуется. Если жалоб слишком много, выберите отдельный класс жалоб, на котором можно сосредоточиться. Правила, которые определяют, какие виды жалоб будут сигналом о том, что пора провести встречу «Пяти “Почему?”», должны быть простыми и неизменными. Например, можно рассматривать все жалобы, связанные с оплатой кредитными карточками. Это несложное и понятное правило. Не выбирайте правила, которые можно трактовать по-разному.
Сначала может возникнуть соблазн ввести радикальные изменения сразу во всех системах расчетов и во всех процессах. Не делайте этого. Лучше проводите короткие встречи и выбирайте относительно простые изменения для каждого из пяти «почему». Со временем, когда команда начнет лучше понимать метод «Пять “Почему?”», изменения могут становиться более серьезными, можно включать все больше типов жалоб, а затем перейти к другим проблемам.
Специалист по «Пяти “Почему?”»
Чтобы ускорить процесс обучения, назначьте специалиста по «Пяти “Почему?”» для каждой сферы, в которой используется этот метод. Этот человек будет модератором на каждой встрече, посвященной принятию решений о том, какие профилактические меры нужно принять, и будет давать задания ее участникам. Специалист по «Пяти “Почему?”» должен занимать высокую должность, чтобы иметь достаточно полномочий и гарантировать, что задачи будут выполнены, но при этом у него должно быть время для того, чтобы присутствовать на встречах. Специалист по «Пяти “Почему?”» – главный человек с точки зрения ответственности, он – основной проводник изменений. Он может оценить, успешно ли проходит встреча и эффективны ли действия компании, направленные на устранение обнаруженной проблемы.
«Пять “Почему?”» в действии
IGN Entertainment, подразделение корпорации News Corporation, разрабатывает онлайн-видеоигры. У ее игр самая многочисленная аудитория геймеров в мире: она составляет больше 45 млн человек. Компания IGN была основана в конце 1990-х гг., а в 2005 г. ее купила News Corporation. На сегодняшний день в ней работает несколько сот человек.
Недавно у меня была возможность пообщаться с командой разработчиков IGN. В последние годы компания работала вполне успешно, но, как и все крупные компании, с которыми мы встречались в этой книге, хотела ускорить процесс разработки новых продуктов и активизировать инновации. Она объединила команды разработки, продукта и дизайна, чтобы обсудить способы использования системы «экономичный стартап».
Эту инициативу поддерживали руководители IGN, в том числе генеральный директор и глава подразделения разработки продукта. Прежние попытки использовать в компании метод «Пяти “Почему?”» не принесли особых результатов. Проблемы, которые нужно было решить, были самыми разными – от несоответствий в веб-аналитике до неэффективных партнерских баз данных. Первая встреча, посвященная анализу «Пяти “Почему?”», длилась около часа. На ней возникло несколько интересных идей, но в целом ее нельзя было назвать удачной. Никто из тех, кто был связан с проблемами и больше всего знал о них, на ней не присутствовал. Раньше компания никогда не проводила таких встреч, поэтому участники не придерживались формата и постоянно отклонялись от темы. Это нельзя было назвать пустой тратой времени, но не дало того эффекта, которым так ценен этот метод.
Не пытайтесь решать с помощью «Пяти “Почему?”» хронические проблемы
Компания IGN уже пыталась решить все эти проблемы. И это не удавалось ей в течение многих лет. Такие хронические проблемы носят эндемический характер и поэтому естественным образом выходят на поверхность во время анализа пяти «Почему?». Эту возможность можно использовать для того, чтобы начать постепенно решать их. Если же такие проблемы не всплывают сами собой во время анализа, возможно, они не так важны, как кажется.
В попытках использовать метод «Пяти “Почему?”» IGN упустила из виду три важных момента:
1. Чтобы ввести в организации этот метод, необходимо проводить новую встречу каждый раз, когда возникает новая проблема.
2. На сессиях анализа пяти «Почему?» должны присутствовать все, кто имеет отношение к проблеме. Многие организации пытаются экономить время, освобождая слишком занятых людей от участия в таких встречах. Но это вовсе не экономия, как обнаружила IGN на собственном горьком опыте.
3. В начале каждой встречи нужно отводить несколько минут на то, чтобы объяснить, для чего она нужна и какие преимущества анализ пяти «Почему?» даст тем, кто с ним пока не знаком. Если можно, приведите пример подобных успешных встреч из прошлого. Если вы проводите такую встречу впервые, можете использовать мой пример о менеджере, который не считал нужным обучать новых сотрудников. Команда IGN открыла для себя, что лучше всего, если это возможно, использовать примеры, важные для членов команды.
После первой встречи руководство IGN решило дать методу «Пять “Почему?”» еще один шанс. Следуя советам, изложенным в этой главе, они назначили специалиста по «Пяти “Почему?”». Им стал Тони Форд, директор по разработке. Тони был предпринимателем и пришел в IGN, когда она купила его небольшую компанию. Он начал с интернет-технологий и в конце 1990-х гг. стал создавать веб-сайты, посвященные видеоиграм. Так появился стартап TeamXbox, где Тони был ведущим разработчиком программного обеспечения. В 2003 г. TeamXbox вошла в состав IGN Entertainment, и Тони стал разработчиком, а также лидером инноваций и сторонником гибкой методологии разработки и бережливого производства.
К сожалению, с самого начала Тони не удалось выбрать узкую проблемную область, на которой все могли бы сосредоточиться. Это вызвало замешательство и раздражение. Сам Тони рассказывает об этой ситуации так: «Я только недавно стал специалистом по «Пяти “Почему?”» и провел встречу не лучшим образом. Кроме того, мы выбрали для решения слишком сложные проблемы. Поэтому первые встречи не принесли особой пользы. Я был обескуражен и расстроен».
Так обычно бывает, когда мы пытаемся сделать сразу слишком много. Но чтобы овладеть новыми навыками, нужно время. К счастью, Тони проявил упорство: «Я считаю, что очень важно назначить специалиста по «Пяти “Почему?”». Этот метод несложен в теории, но его трудно использовать на практике, поэтому на встрече должен присутствовать тот, кто хорошо с ним знаком, и направлять тех, кто еще мало знает о нем».
Все изменилось, когда Тони провел встречу в связи с одним проектом, который не был закончен в срок. Встреча была увлекательной, на ней родилось множество новых идей и были приняты правильные решения. Тони говорит: «Все прошло хорошо, ведь и у меня, и у других участников было больше опыта. Все уже знали, что это за метод, и я поработал как следует. Я успешно руководил встречей и не позволял участникам отклоняться от темы. Это было самое главное. Это был поворотный момент. Тогда я понял, что «Пять “Почему”» – новый инструмент, который поможет нам работать еще лучше».
На первый взгляд, метод «Пять “Почему?”» хорош для решения технических проблем. Но по мере того, как команды избавляются от ненужных трат, они начинают по-новому воспринимать командную работу. Тони говорит: «Я осмелюсь сказать, что этот метод позволяет не только анализировать причины проблем, но и делиться информацией и мнениями. Это сближает команду, благодаря общему пониманию и общей точке зрения. Часто проблемы разобщают людей, а «Пять “почему?”», наоборот, объединяют их».
Как перейти к работе небольшими партиями
Прежде чем завершить тему создания адаптивной организации, я хочу рассказать еще одну историю. Она связана с продуктом, с которым вы, возможно, знакомы, если вам когда-нибудь приходилось управлять собственным бизнесом. Это QuickBooks, один из ведущих продуктов компании Intuit.
Программа QuickBooks много лет занимает ведущие позиции в своей категории. Поэтому у нее есть большая база лояльных клиентов, и она приносит компании Intuit существенную долю ее дохода. Команда разработчиков QuickBooks обычно выпускала новую версию ежегодно, одним большим пакетом. Так происходило и с другим программным обеспечением для ПК, созданным в последние два десятилетия. И так было еще три года назад, когда в команду пришел Грег Райт, новый директор по маркетингу QuickBooks. Существовало множество процессов, обеспечивавших целостность продукта и его своевременный выпуск. Перед выпуском новой версии команда тратила достаточно времени на то, чтобы выяснить, чего хотят пользователи.