им и поручить. А могут они немало: составить отчеты, оценить работу менеджеров по множеству параметров, показать движение и остатки товаров, подсказать, какая их группа приносит наибольшую прибыль, отправить клиентам коммерческое предложение и проект договора, рассчитать производственникам себестоимость единицы продукции, распределить затраты по направлениям деятельности, рассчитать зарплату и многое другое. Автоматизация — мать порядка!
То же касается делегирования, то есть освобождения своего мозга и нервной системы от лишних нагрузок. Оставьте себе главное — видение бизнеса, утверждение планов развития. Будьте экспертами своего бизнеса. Для этого надо взглянуть на него со стороны. Чтобы ощутить вкус борща, надо вылезти из кастрюльки. Пока вы занимаетесь операционной деятельностью, будете вариться с луком, свеклой и картошкой, но не сможете ни соли добавить, ни огня. Главные ваши ресурсы — время и деньги. Экономьте и то и другое, тогда сможете сварить вторую кастрюлю борща, то есть масштабировать свое дело.
Делегировать надо уметь. Для начинающих это реальная проблема. Нанять первых пять сотрудников непросто, но выйти из операционки еще сложнее. Потому что кажется, если вы не будете делать все сами, то процессы пойдут наперекосяк, ведь никто не сможет сделать так же хорошо, как вы. Подобное случается из — за незнания процесса делегирования, непонимания своей роли в собственном бизнесе. Возможно, у вас нет толкового описания ни одного бизнес — процесса, а рабочий день не расписан с точностью до получаса. И вообще денег жалко, зачем платить за то, что сам можешь сделать? Но, если вы хотите реального развития, придется научиться делегировать.
Первый шаг на этом пути — описание процесса, который хотите передать другому человеку. Ответьте на вопрос «Что передаем?». После этого надо разобраться с вопросом «Как передаем?». Передача не означает, что вы отдали человеку все инструкции и он должен самостоятельно понять, в какой срок их изучить, с кем обсудить и кому потом сдать экзамен. Мало того, вы какое — то время ходите за ним и фиксируете достижения и ошибки. И в конце каждого дня вместе думаете над тем, что можно улучшить. Очевидно, чем выше должность, тем дольше продолжается такое сопровождение. Действия уборщицы достаточно контролировать один день, продавца — неделю, за работой исполнительного директора я наблюдала два месяца. Поэтому неудивительно, что те, кто делегирует полномочия устно, потом жалуются: «Как им можно доверять, когда они все равно ничего не делают». Мой ответ всегда одинаков: «Как вы делегировали, так они и отработали». Вот уж действительно, как потопаешь, так и полопаешь. В общем, с делегированием, как и с автоматизацией, все, что можно поручить другим людям, они и должны делать.
Анализируйте
Когда вы начнете автоматизировать бизнес, у вас появятся отчеты. Из них можно столько всего о своем бизнесе узнать! Ваша задача — научиться не только читать отчеты и видеть цифры, но и анализировать их, выявлять причины и строить гипотезы. Например, читая отчет по продажам, нужно понимать, из чего складывается конкретная цифра, почему она больше или меньше, чем в прошлом месяце, в какое время больше всего покупали, что именно брали лучше всего. Читать и анализировать отчеты — хороший навык предпринимателя.
Важно не только анализировать динамику и искать причины, но и принимать решения на основе цифр. Если вы смогли найти причину снижения выручки, утечки денег, бардака в делах компании, то возьмите и устраните или хотя бы минимизируйте их. Если вы видите нечто хорошее, увеличивающее выручку, делающее бизнес прозрачнее и сильнее, то укрепляйте, масштабируйте это.
Живите по средствам и сокращайте расходы
Жить по средствам — значит не создавать долгов. Для этого надо знать основы финансовой грамотности, не покупать ничего лишнего и систематически пополнять резервный фонд. Берете кредит? Это нормально. Только будьте уверены, что сможете вовремя рассчитаться, а не увеличить долг пенями и штрафами. Мой совет таков — не имейте просроченных долгов!
Сокращайте расходы без потери качества. В условиях, когда рост выручки считается чудом, а ее сохранение — счастьем, самое время обратить внимание на расходы. С начальной школы все знают, что чем меньше вычитаемое, тем больше остаток. Пора применить полученные знания. Всегда можно сэкономить примерно 20 % расходов, стоит только этим заняться.
Когда я всерьез обратилась к экономике, то обнаружила много интересного. Например, картонные шпульки от намоточных материалов можно не выбрасывать, а сдавать как макулатуру. И за вывоз мусора меньше платить — еще копеечка в карман капает. Можно установить автоматический выключатель света, настроив его на 3–6 минут, и экономить электричество там, где персонал редко бывает: раздевалка, туалет, склад. Каждый сэкономленный рубль — это заработанный рубль.
Если приглядитесь внимательно к своим расходам, вам откроется скрытый источник доходов. Например, сдать в аренду лишнюю складскую площадь или простаивающую в будни грузовую машину.
Экспериментируйте
Предприниматель — исследователь, который всегда готов к эксперименту. То есть к изменениям, новшествам ради добычи истины, в данном случае — прибыли. Он постоянно стремится получить еще один источник экономии времени и денег. При том, что время — невосполнимый ресурс, а деньги — восполнимый. Задача заключается в том, чтобы в кратчайший срок получить их побольше. То есть одно из двух: быстрее вытачивать деталь, обслуживать клиента, продавать и те же деньги получить за меньший период либо за то же время, что и раньше, больше заработать или меньше потратить средств на получение этой прибыли. Для осуществления подобного надо пробовать что — то новое. Поэтому консерватизм бизнесу противопоказан. Гоните внутреннего бурчащего старика прочь. Пусть он где — нибудь в другом месте считает, что раньше все было хорошо. Бизнес подобен велосипеду, который устойчив, пока седок крутит педали. Перестал крутить — не просто остановился, а упал. Не бойтесь меняться и менять, бойтесь перестать быть самим собой и остановиться в развитии.
Мыслите возможностями
О том, что из доставшегося вам лимона можно сделать лимонад, знают, наверное, все. Это называется обладать позитивным мышлением, которое предпринимателю действительно необходимо. Встречаются люди примерно с такими размышлениями: «Ой, лимон в этом году еще горче, чем в прошлом, кожура толстая, перепонки как из резины — с ума сойти!» Это, скажу прямо, не бизнес — мышление. Вот ход мысли настоящего предпринимателя: «Отлично, в этом году будем отдельно собирать лимонный сок, из шкурок сварим обалденное варенье. Толще шкурки — больше варенья. Мальчикам на 23 февраля — консервированный сок для маринования шашлыка, девочкам на 8 марта варенье к чаю подадим». Что здесь главное? Дело не в лимоне, а в том, какими глазами вы на него смотрите и как относитесь к проблемам.
Помните,