Попробуйте записать на своем автоответчике в офисе что-нибудь вроде: "Это (имя). Сегодня вторник, 7 мая, и до второй половины дня я буду находиться на совещании. Пожалуйста, оставьте свое сообщение, и я перезвоню вам, как только вернусь". В этом случае, если вы и не перезвоните клиенту до 16.00, он не будет переживать, что вы о нем забыли или проигнорировали его.
Постарайтесь также придать своему сообщению лаконичную форму. Некоторые люди, хотя и меняют свои записи каждый день, делают их чересчур длинными. У меня был коллега-лектор по имени Дэн, который сладкозвучным голосом навязывал свои мысли всем ничего не подозревающим людям, которые звонили ему.
В прошлом году я работала вместе с Дэном над одним проектом, и однажды мне пришлось звонить ему в течение дня три раза, чтобы оставить важную информацию. И каждый раз автоответчик вещал:
"Привет, я - Дэн, а это мой ежедневный мотиватор". После этого он откашливался перед своим долгим выступлением и продолжал: "Может быть, сегодня кто-нибудь сказал вам что-то, что вас обидело? Ну и что? Это его проблемы". Драматическое молчание. "Кто-то на вас неприятно посмотрел? Ну и что? Это тоже его проблемы". И снова пауза для придания большей важности этой сентенции. "Замените свои мелочные мысли о злости, раздражении и враждебности мыслями о силе своего духа. Расслабьтесь. Возвысьтесь над всеми несущественными жизненными неприятностями. Сфокусируйте свои мысли в направлении реализации потенциальных возможностей и достижении совершенства. Напоминаю, это Дэн". Я удивляюсь, что он не присовокупил ко всему этому телефонного номера своего театрального агента. "Оставьте свое сообщение после звукового сигнала. Желаю вам великолепного мирного дня". Би-и-ип.
Когда я первый раз прослушала "воодушевляющее" послание Дэна, его продолжительность привела меня в легкое раздражение. Во второй раз меня уже порядком трясло в ожидании окончания его невероятно длинной речи. А вот в третий раз его слащаво-сентиментальная болтовня показалась мне бесконечной. И именно по вине его проклятого сообщения я почувствовала, что меня переполняют как раз те "мелочные мысли о злости, раздражении и враждебности", возвыситься над которыми он призывал. Я сочла невозможным для себя "возвыситься над ними" и "сфокусировать свои мысли в направлении реализации потенциальных возможностей и достижении совершенства". Мне просто захотелось дать ему в нос. Исходящие сообщения не являются ни средствами для передачи вдохновляющих речей, ни способом потрясти звонящего своим совершенством.
Другая моя знакомая, писательница, благодаря своему посланию на автоответчике заработала себе звание котенка:
"Здравствуйте, вы позвонили Шерил Смит. Шерил сейчас совершает национальное турне, посвященное раскрутке ее новой книги... - далее пауза, видимо, чтобы звонящий успел получить соответствующее впечатление, - ...которое включает посещение двадцати крупнейших городов страны". (Еще пауза, предназначаемая, похоже, для аплодисментов.) "Она вернется 7 октября". (Какая к черту она? Это же голос самой Шерил.) "Пожалуйста, оставьте свое сообщение после звукового сигнала". Би-и-ип.
Да, Шерил, мы все знаем, что ты известная писательница. Но твое послание от третьего лица, самовлюбленный тон, а также упоминание о двадцати городах заставят любого Светского Льва усмехнуться сквозь усы.
И последнее дополнение: избегайте одного распространенного послания, которым пользуются сейчас многие бизнесмены: "Меня либо нет на месте, либо я нахожусь на другой линии". Подтекст подобного сообщения гласит: "Я - раб, прикованный к своему рабочему столу, и это крайне удивительный факт, что я отошел на секундочку". Однажды мне пришлось работать ночью. В четыре часа утра я решила отправить сообщение на рабочий телефон моей коллеги, чтобы она получила его сразу, когда придет на работу в 9 часов утра. "Привет, - отозвался аппарат. - Это Фелиция. Меня либо нет на месте, либо я сейчас нахожусь на другой линии, но вы можете оставить свою информацию". Би-и-ип. Фелиция, конечно, ты сейчас не на своем рабочем месте - как-никак воскресенье, 4 утра. "На другой линии?" В этот час? Надеюсь, что нет!
Вы, естественно, не в силах предугадать, какой эффект ваше исходящее сообщение произведет на каждого звонящего. Просто возьмите за правило делать его нейтральным, дружелюбным, постоянно меняющимся, коротким и сдержанным. Никакого хвастовства, никакого свиста и колокольного звона.
Прием 66: Постоянно меняйте исходящие сообщения
Если вы хотите, чтобы вас воспринимали сознательным и надежным человеком, оставьте в качестве своего исходящего сообщения короткое, профессиональное и дружелюбное приветствие. Без музыки. Без шуток. Без вдохновенных проповедей. Никакого хвастовства, никаких свистков и колокольного звона. И основной секрет: меняйте его каждый день. Ваше сообщение отнюдь не должно быть безупречным. Легкое покашливание или запинка сделают ваш текст живым и непосредственным.
Глава 67. Решающие десять секунд.
Сле-е-едущий!
Продюсеры больших бродвейских мюзиклов частенько бывают жестокими во время прослушиваний. Взволнованный желающий стать звездой, после долгих недель репетиций своей песни для прослушивания выходит, наконец, "на подмостки". Он открывает рот, чтобы запеть. Но после всего лишь нескольких нот бессердечный продюсер орет: "Спасибо. СЛЕ-Е-ЕДУЩИЙ!" Мечты о звездном будущем разбиваются вдребезги за какие-то десять секунд!
Профессиональные мечты бизнесменов тоже могут быть разрушены в первые десять секунд их "прослушивания". Этим прослушиванием является ни что иное, как сообщение, оставленное ими на чьем-то автоответчике.
Компетентные деловые люди никогда не додумаются послать деловое письмо, написанное корявым почерком, на дешевой бумаге с жировыми пятнами, какой-нибудь важной персоне и ожидать после этого ответа. Они прекрасно понимают, что получатель просто-напросто отшвырнет подобное бумаготворчество в мусорную корзину. Тем не менее, некоторые из тех же самых людей могут оставить тусклое сообщение на автоответчике важной персоны и ждать ответного звонка. Просто этим беднягам никто не говорил, что Успешные Люди рассматривают оставленные для них звуковые сообщения с абсолютной критичностью вышеупомянутых бродвейских продюсеров. Если вы звучите хорошо, у вас есть шанс. Если нет, они со скоростью света вышвыривают вас из своей жизни.
Торговые агенты, просители, кандидаты и конкуренты, которые оставляют четкие, грамотные, бодрые сообщения на автоответчике, дожидаются ответных звонков. Неудачники, оставляющие тускло звучащие непрофессиональные изречения, никогда не услышат звонка от мистера или миссис Счастливый Случай. Убедитесь, что ваше сообщение соответствует трем основным конкурентным требованиям: Уверенность, Ясность и Надежность. Кроме того, оно должно соблазнить, привлечь или заинтересовать слушателя. Плоское "Это Джо, перезвоните мне" не пользуется успехом у Успешных Людей.
Оставайтесь настроенными на...
Ведущие радиопрограмм всегда используют особые трюки, чтобы держать слушателей постоянно настроенными на их волну. Преуспевающие торговые агенты применяют похожие приемы, чтобы заинтересовать потенциального покупателя и заставить его сделать ответный звонок. Вот один прием, заключающийся в прерывании сообщения на самом интересном месте. Для уверенности в том, что слушатели не переключатся на другую волну во время рекламного блока, диктор произносит нечто мистическое: "А сразу после выпуска новостей мы назовем номер победителя лотереи... Это может быть любой из вас... Оставайтесь с нами!" Когда вы оставляете свое сообщение на чьем-либо автоответчике, постарайтесь использовать этот трюк: " Привет, Гарри, это Эндрю. Я нашел ответ на вопрос, который ты задавал на прошлой неделе". Или "Привет, Диана, это Бетси. У меня есть несколько новостей по поводу того проекта, который мы с тобой обсуждали". Теперь у Гарри и Дианы действительно есть повод перезвонить Эндрю и Бетси.
Придайте индивидуальности вашему сообщению. Нарисуйте в своем воображении человека, который будет его прослушивать. Скажите что-нибудь, что разожжет его любопытство или заставит его улыбнуться. Сообщение, которое вы оставляете на автоответчике, - ваше десятисекундное прослушивание. Сделайте его удачным.
Прием 67: Решающее десять секунд
Прежде чем набирать номер, откашляйтесь. Если отвечает автоответчик, представьте, что "Би-и-ип " - это бродвейский продюсер, произносящий "Сле-е-едущий". Теперь ваш выход. Это ваше "Десятисекундное прослушивание", которое позволит определить, достойны ли вы быстрого ответного звонка.