Все материально ответственные лица аптек и отделов должны регулярно с периодичностью, установленной руководителем аптеки или главным бухгалтером, составлять товарные отчеты по форме № А-2.28.
В приходной части отчета нужно записать все документы, которыми оформлено поступление товаров.
Товары по их поступлению и списанию по документам, кроме выручки, показываются в товарном отчете по розничной и оптовой стоимости, а тара и вспомогательный материал – по учетным ценам. К товарному отчету нужно приложить реестр о движении денежных средств, инкассации выручки.
Что касается расходной части отчета, то в ней нужно указать общую сумму продажи лекарств. Чтобы это сделать, следует использовать показатели счетчиков кассовых аппаратов.
Другие виды расходов (отпуск в порядке внутренней переброски, отпуск лечебным учреждениям, включая и бесплатный или частично оплачиваемый отпуск лекарств больным некоторых категорий, уценка, списание по актам, справкам и т. п.) отражаются на основании соответствующих документов по каждому документу раздельно.
Товарный отчет надо составить в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами передается в бухгалтерию или учетно-контрольную группу под расписку счетного работника на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица.
Обнаружив ошибку в товарном отчете, бухгалтер делает исправление в своем варианте отчета. Причем это исправление должно подтвердить материально ответственное лицо. После этого бухгалтер должен исправить и товарный отчет, который остался у материально ответственного лица.
Несколько слов нужно сказать о товарных отчетах в мелкорозничной сети (аптечные пункты, киоски и т. д.). Материально ответственные лица, которые работают в такой сети, должны составлять товарный отчет мелкорозничной сети по форме № А-2.26. Работники аптечных пунктов должны составлять такой отчет не реже одного раза в месяц. Сотрудники киосков и отделений должны делать этот отчет за декаду и половину месяца.
Учет готовых лекарственных средств, отпущенных населению, ведется на основе натуральных измерений в денежном выражении по кассовым контрольным лентам. В конце рабочего дня (смены) в аптеке на общую сумму выручки выписывается приходный кассовый ордер.
При отпуске лекарственных средств лечебно-профилактическим учреждениям выписывается Требование-накладная (форма № А-2.20). Этот же документ применяется при внутриаптечной передаче медицинских товаров (аптечным пунктам и киоскам, организованным как структурные подразделения аптечной организации).
Общая сумма реализации медицинских товаров указывается в расходной части Товарного отчета (форма № А-2.28) на основании подсчета кассовых чеков и сверяется с показателями счетчиков кассовых аппаратов, здесь же на основании документов указывается сумма наличных денег, сданная в кассу, на почту или старшему кассиру. Отпуск товаров лечебным учреждениям отражается в отчете на основании соответствующих документов по каждому документу раздельно.
Нормы естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях
В целях снижения непроизводительных потерь и повышения ответственности за сохранность товарно-материальных ценностей независимо от организационно– правовой формы и формы собственности аптеки согласно приказа Министерства здравоохранения РФ от 20 июля 2001 г. № 284 могут использовать нормы естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения.
Нормы естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения.
В связи с использованием на аптечных складах (базах) новых технологий и организации хранения лекарственных средств, а также в порядке контроля за обеспечением их сохранности Министерство Здравоохранения РФ приказом от 13 ноября 1996 г. № 375 утвердило предельные нормы естественной убыли (производственной базы) лекарственных средств на аптечных складах (базах), которые необходимо применять при учете материалов.
Согласно подпункту 2 пункта 7 статьи 254 главы 25 НК РФ к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ.
Фармацевтические заводы и аптеки в процессе осуществления своей деятельности несут определенные потери изделий медицинского назначения. Эти потери возникают на определенных этапах технологического процесса. Так, например, фармацевтические заводы несут потери при изготовлении, фасовке и хранении медикаментов, аптеки – при фасовке и хранении медицинских средств.
К естественной убыли относятся:
потери, которые образуются при транспортировке, хранении, а также вследствие распыления ряда порошковых препаратов, их усушки, боя в стеклянной таре. По таким потерям установлены предельные размеры – нормы естественной убыли. В настоящее время действуют, в частности, такие нормы:
– естественной убыли медикаментов и ваты в аптеках;
– естественной убыли медицинских пиявок в аптеках;
– убыли стеклянной аптечной посуды на фармацевтических фабриках (производствах) и аптечных складах (базах);
– естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.
За отчетный период величину потерь можно определить по результатам инвентаризации.
Нормы естественной убыли не применяют к:
– готовым лекарственным средствам промышленного производства и весовым медикаментам (в том числе этиловый спирт), реализованным в оригинальной (заводской, фабричной, складской) упаковке;
– технологическим потерям и потерям от брака;
– бою, браку, порче;
– лекарству с истекшим сроком годности;
– потерям товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке, вызванным нарушением требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации, повреждением тары, несовершенством средств защиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования.
Если потери выявлены при заготовлении, то списывать их нужно такой проводкой:
дебет 10 (41) кредит 94
– списаны потери в пределах норм естественной убыли.
Если потери выявлены при хранении или продаже, тогда списывать их нужно следующей записью:
дебет 20 (44) кредит 94
– списаны потери в пределах норм естественной убыли.
Согласно подпункту 2 пункта 7 статьи 254 НК РФ, бухгалтер может уменьшить базу по налогу на прибыль на потери от недостач или порчи при хранении и транспортировке лекарственных средств в пределах норм естественной убыли. Однако эти нормы должны быть утверждены в порядке, который установлен Правительством РФ. Данный порядок Правительство РФ привело в своем постановлении от 12 ноября 2002 г. № 814. Согласно этому порядку нормы естественной убыли для медицинских организаций должен разработать и утвердить Минздрав России. При этом такие нормы он должен согласовать с Минэкономразвития России.
Пример 16
В январе 2006 года аптека приобрела для реализации вату гигроскопическую в количестве 40 кг по цене 30 руб. (без НДС) за 1 кг.
В апреле 2006 года вата была расфасована по 100 г и реализована. При этом была установлена недостача ваты при расфасовке – 0,3 кг.
Установленные нормы естественной убыли в процентах к стоимости при расфасовке составляют 0,85 процента.
Чтобы списать недостачу ваты, был составлен такой документ:
«____________________» ____________________ 2006 г.
Аптека
____________________
(Наименование организации)
Утверждаю
Заведующая аптекой №
____________________ ____________________
(подпись, расшифровка подписи)
Расчет естественной убыли лекарственных средств и других медицинских
товаров за период с 1 января 2006 года по 30 апреля 2006 года
дебет 94 кредит 41 30 руб.
– отражена недостача ваты;
дебет 44 кредит 94 10,2 руб.
– списана недостача в пределах норм естественной убыли;
дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит 94 19,8 руб.
– списана недостача сверх норм естественной убыли;
дебет 50 кредит 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» 19,8 руб.
– получены деньги от фасовщика.
В налоговом учете потери ваты (30 руб.) не были учтены в составе расходов. В то же время полученную компенсацию потерь сверх норм естественной убыли (19,8 руб.) бухгалтер включил в состав внереализационных доходов.
Основанием для списания в бухгалтерском и налоговом учете убытков от порчи, недостачи сверх норм естественной убыли, когда виновники не установлены, является обоснованное заключение. Кроме того, должны быть решения следственных органов, которые подтверждают отсутствие виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от соответствующих специализированных организаций (например, инспекции по качеству).