Будет она признательна и в том случае, если вы не совершите ни одного из десяти смертных грехов презентатора. Если и совершите, то потом, конечно, исправитесь. Но вот той самой презентации будет уже не изменить.
Корпоративные стандарты проведения презентации
Многим компаниям известно, что такое корпоративные стандарты. Особенно ярко они проявляются в принципах обслуживания клиентов. В стандартах указано, как нужно приветствовать клиента, о каких конкурентных преимуществах своей компании упоминать, как реагировать на возражения. Есть и отдельный пункт о том, как вести себя при конфликте с покупателем. И даже как объяснить дорогу к офису. Те, кто занимается продажами, подтвердят мои слова о том, что корпоративные стандарты обслуживания очень помогают в работе. На первый взгляд они лишают творчества. Но это не так. Творчество может быть лишь там, где мастер владеет базовой техникой. В любом случае каждый контакт с клиентом остается уникальным и неповторимым. Но есть базовые принципы, которые необходимо соблюдать, и тогда мы сможем более уверенно себя чувствовать. И более уверенно творить.
Возможно, вы знаете, что на ряде радиостанций новичка-ведущего обучают с правильной интонацией произносить название станции. Вспомните сцену из фильма «Части тела». Эту картину снял Говард Стерн – культовый радио-диджей. Он издевается над маркетологами, заставлявшими его раз за разом с нужной интонацией повторять: «Дабл-Ю-Эн-Би-Си». А это было необходимо. Существует даже такое понятие – «звуковой логотип». Как логотип компании должен выглядеть везде одинаково, так и название компании всегда должно звучать одинаково. Вспомните рекламные ролики. В них слова «Panasonic» или «It's a Sony» всегда произносятся одинаково. Вспомнили?
Теперь вернемся к презентации. Интересно, какие чувства испытывают сидящие в зале, когда слайды сотрудников одной и той же компании оформлены абсолютно по-разному? Цветовые решения настолько разнятся, что можно подумать, будто эти люди выступают от разных организаций. Я уже молчу о шрифтах, типах диаграмм и таблиц. А одежда? Часть выступающих в строгих костюмах, часть – кэжуал.
Какие же параметры должны быть зафиксированы в корпоративных стандартах проведения презентаций?
– Уникальные конкурентные преимущества компании.
– Другая информация о компании, обязательная к упоминанию.
– Типичные возражения и ответы на них.
– Другая информация.
– Принципы оформления слайдов:
а) размер и местонахождение логотипа;
б) содержание первого и последнего слайдов;
в) варианты шрифтов;
г) типы диаграмм, таблиц и тому подобное.
– Как представляться.
– Как прощаться.
– Ограничения по количеству слайдов.
– Требования по снабжению участников распечатками.
– Принципы ответов на вопросы.
– Дресс-код.
– Другое.
Должен признать, что многие компании уже осознали необходимость стандартизации проведения презентаций. Но те, кто осознал необходимость, и те, кто эту необходимость реализовал, похоже, не знали, зачем это нужно. И, что греха таить, в большинстве компаний сегодня корпоративные стандарты не помогают, а мешают проводить презентации.
Чего стоит, например, требование готовить презентацию на один час с количеством слайдов не менее ста! Это означает, что скорость подачи слайдов – два в минуту. Это скорострельный пулемет, а не презентатор. Если учесть, что в ходе презентации возможны заминки, то выйдет иной раз и по три слайда в минуту. Любопытно, а что успевают разглядеть сами участники, эти стандарты вводившие? Или вот требование выкладывать на слайд все показатели таблицы. Их бывают десятки или даже сотни! Кто сможет хоть что-нибудь разглядеть на этом полотне? На этом «восточном ковре», вытканном цифрами? Никто и ничего. Никто ничего и не разглядывает. А презентатор потратил часы высокооплачиваемого времени на рисование этой никому не нужной таблицы.
Зачем вводится требование раздать (или разослать) каждому участнику слайды накануне презентации? При этом их содержание должно быть настолько полным, что вам уже нечего говорить. Зачем тогда вообще проводить презентацию, ведь все уже ознакомились и с выводами вашими, и с аргументами? Ан нет, слушают. И внимательно. А почему? Мой личный опрос показал, что, несмотря на строгое соблюдение стандартов и контроль за тем, чтобы они соблюдались, только каждый двадцатый участник хотя бы заглядывает (!) в присланные ему накануне слайды. Большинство же приходит на презентацию и начинает изучать слайды во время ее проведения. Зачем же это нелепое правило?
Увы, некоторые корпоративные стандарты сложились исходя не из принципа целесообразности, а из укоренившейся традиции. Никто не может объяснить, почему презентации в такой-то компании нужно проводить именно в этом зале за круглым столом и никак нельзя в другом, более подходящем, где все участники будут сидеть лицом, а не спинами к ведущему и экрану. Непонятно, почему презентация должна начинаться с серии уничтожающих вопросов к докладчику, после чего тот сможет сказать «последнее слово». Так повелось. Так любил делать прежний шеф. Это правило нигде не записано, но оно нерушимее всех.
Многие подобные традиции призваны заставить презентатора чувствовать себя школьником, отвечающим урок. Причем школьником, по мнению учителя, урока не знающим.
Школьником, попавшим в число «нелюбимых». Какой будет презентация? Кто и что выиграет от этого? Возможно, сидящие в зале получат извращенное наслаждение при виде мук, которые испытывает стоящий на сцене. Но разве для этого мы готовим и проводим презентации?
Замечено, что в армии солдаты, которые в начале службы подвергались самым сильным издевательствам и клялись, что никогда не будут вести себя так, как их обидчики, дослужившись до привилегий, становятся самыми злыми и беспощадными «дедами». Замечено также, что ранее унижаемый сотрудник, дорвавшись до должности босса, начинает унижать уже бывших своих друзей и однокашников. Вчерашний презентатор, подвергшийся обструкции со стороны публики, сев в зал, становится самым злым и непримиримым слушателем. Он всячески демонстрирует невнимание к выступающему и презентации, громко разговаривает с соседями, бросает реплики, издает звуки, выражающие сомнение, громко зевает или притопывает ногой. Узнаете? Таким образом, пагубные традиции проведения презентаций в компании постоянно усугубляют проблему. Увеличивается количество человеко-часов, уходящих не просто впустую, а во вред и компании, и ее сотрудникам. Растет число затаенных, невысказанных конфликтов, фраз, сказанных про себя: «Все, надоело, ухожу!» Тот ли это эффект, которого мы ждали от презентаций?