Теперь он выиграл (14,5+12+14) 40,5 часа в неделю на свои «инвестиции». Это больше чем полноценная рабочая неделя! Только представьте, сколько всего он может сделать: у него есть время на писательство, отношения, физические нагрузки, развлечения и другие вложения. И насколько счастливее, наполненнее станет его жизнь.
4.7. Тайм-менеджмент, шаг 1: планирование
В идеале превращение из ПТМ в ХТМ должно происходить как часть упорядоченного процесса с четко определенными целями. Наконец после шести разделов «философствования» мы подходим непосредственно к тайм-менеджменту, состоящему из пяти шагов.
Планируйте время согласно целям, установленным для каждой категории инвестирования (то есть миссии)48.
Составляйте график на неделю согласно бюджету времени.
Соблюдайте график и отслеживайте, как расходуете время.
Подсчитайте временные затраты в конце недели и сравните с бюджетом. При необходимости пересмотрите бюджет и график. Повторите шаги 3 и 4 на следующей неделе.
Наблюдайте, как вы становитесь продуктивнее!
Первый шаг — планирование, — безусловно, самый трудный. Он предполагает непростой выбор. По поводу 60% участников семинара, которые не остановились помочь во время эксперимента с «добрым самаритянином», Дарли и Бэтсон отмечают:
Почему они торопились? Потому что для экспериментаторов, которым помогали исследуемые, было важно, чтобы они быстро добрались до определенного места. Другими словами, участники семинара оказались перед противоречивым выбором: остановиться и помочь страждущему или продолжить путь, чтобы помочь ведущему эксперимента. И это часто случается с тем, кто торопится: он спешит, потому что есть человек, для которого важно, чтобы он успел вовремя. Скорее внутренняя борьба, а не бессердечие объясняет тот факт, что они не остановились.
По сути планирование — это способ разрешить максимум противоречий и принять как можно больше трудных решений заблаговременно. А это гораздо лучше, чем делать все на бегу. Планирование состоит из трех этапов, которые кажутся простыми, но это обманчивое впечатление: 1) составление списка своих инвестиций; 2) выделение для каждого дела определенного времени в течение недели и 3) корректировка расписания, чтобы уместить все в 112 часов бодрствования.
Разберемся по порядку.
Составьте список всех своих вложений, включая здоровье и хорошую физическую форму, личностный рост и развитие, образование, планирование и менеджмент, отношения, общественную деятельность, творчество, восполняющий отдых и серьезные увлечения. (Исключите из этого перечня категории, которые не имеют к вам отношения.)
Разбейте каждую инвестицию на подинвестиции. Если вы рассчитываете на выдающуюся писательскую карьеру, то должны вкладывать время не только в писательство, но и в редактирование, маркетинг, продажи и управление бизнесом (раздел 8.7).
В области здоровья и спорта среди подкатегорий могут быть упражнения, медитация и походы к специалистам в сфере красоты и здоровья.
В отношениях отдельные подкатегории могут представлять супруг, каждый ребенок, родители, другие члены семьи и друзья.
Перечислив подкатегории, вы должны детализировать их еще больше, приведя к подподкатегориям. Например, после «писательства (маркетинга)» могут следовать обновления в блоге, формирование и рассылка новостей, общение в социальных сетях, звонки наставникам и другим коллегам (разделы 3.10 и 3.11).
Отведите каждой инвестиции (или под-, а также подподкатегории) идеальное количество времени в течение недели — столько, сколько хотели бы ей посвятить. Лучше распределять время согласно значимости занятия для вас или его важности в рамках миссии.
Проделывая эту работу, старайтесь исключать инвестиции и подкатегории, которые возникают нечасто или нерегулярно, потому что они усложняют оценку бюджета времени (и составление графика — раздел 4.10). Если в течение недели возникает такое занятие, скорректируйте бюджет и график, чтобы вписать его, а на следующей неделе возвращайтесь к тому распределению времени, которое было до корректировки.
Когда вы закончите, у вас получится подобие таблицы, приведенной ниже.
«Идеальный» бюджет большинства людей разбухает до 150–200 часов в неделю — что совершенно точно не сработает. У вас есть 112 активных часов в неделю или 119, если вам достаточно семи часов сна. (Спать меньше положенного непродуктивно.) Это приводит нас к этапу 4.
Урежьте бюджет до 112 часов. Это труднейший шаг во всем тайм-менеджменте, потому что наверняка придется пожертвовать тем, что важно для вас или других.
Самый простой способ урезать количество часов бюджета — временно вычеркнуть целые категории вложений. Если вы в данный момент дописываете диссертацию или книгу, то, возможно, это не лучшее время для общественной деятельности. А если у вас серьезные трудности в личной или семейной жизни, быть может, не стоит пока заниматься книгой.
Удаление целой категории инвестирования не только освобождает массу времени, но и дарит огромное облегчение. А чувство облегчения — замечательный индикатор ваших истинных потребностей. Конечно, если вы излишне отождествляете себя с писательством или другой работой, вам трудно оставить это занятие даже на время. Читайте о перерывах в работе в разделе 6.5.
Образец бюджета времени при наличии основной работы и писательства как хобби
Ваши категории и цифры будут отличаться!
Бюджет (час/нед.)
Доля от 112 час/нед. (округленно), %
Примечания
Планирование и менеджмент
Тайм-менеджмент
0,5
Когда бюджет составлен, это время отводится на отслеживание временных затрат и подведение итогов недели
Управление финансами
0,5
Планирование (ведение дневника, медитация)
2
Итого
3
1,56
Столь небольшое вложение времени, чтобы поддерживать порядок!
Забота о себе