Недостаток оборотных активов может привести к сбоям в производственном процессе, к потере ликвидности, а их избыток – к потерям в эффективности производства (средства омертвлены без движения и не приносят дохода).
Анализ и управление оборотными средствами предполагают учет действия случайных факторов, основными из которых являются внешние и внутренние факторы финансовой среды предпринимательства.
Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на ее функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.
Однако набор этих факторов и оценка их воздействия на хозяйственную деятельность различны. Обычно фирма в процессе управления сама определяет, какие факторы и в какой степени могут воздействовать на результаты ее деятельности в настоящий период и на будущую перспективу, выводы проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений.
Внешняя среда организации является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды небезграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.
При рассмотрении внешнего окружения на организацию важно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время связаны с ее факторами.
Классификация факторов внешней среды вследствие их многообразия различна, и в ее основу могут быть положены различные принципы. Наиболее приемлемой для анализа влияния на оборотный капитал является классификация факторов с делением на факторы прямого и косвенного воздействия.
Факторы прямого воздействия на предприятие составляют микросреду – среду, которую создают поставщики материально-технических ресурсов, потребители продукции (услуг) предприятия, торговые и маркетинговые посредники, конкуренты, государственные органы, финансово-кредитные учреждения.
Факторы косвенного воздействия на предприятие составляют макросреду, влияющую на предприятие и его микросреду. Она включает природную, демографическую, научно-техническую, экономическую, экологическую, политическую и международную среду. Предприятие должно ограничивать негативные воздействия внешних факторов, наиболее существенно влияющих на результаты его деятельности, или, наоборот, более полно использовать благоприятные возможности.
Выделяя факторы влияния макросреды на анализ и управление оборотным капиталом, следует отметить:
1) законы и государственные органы. Взаимодействие между покупателями и продавцами каждого вводимого ресурса, каждого продукта или оказанной услуги подпадает под действие многочисленных правовых ограничений. Организации обязаны соблюдать не только федеральные и местные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона. Почти все местные сообщества требуют от предприятий приобретения лицензий, ограничивают возможности выбора места для ведения дела, облагают предприятия налогами. Но в этом случае предприятие бессильно в противостоянии этому фактору, так как оно обязано подчиняться существующим законам, платить налоги и т. д.
Например, в законодательном порядке устанавливаются нормы и нормативы по оборотным активам предприятия, а управление заключается в соблюдении данных норм путем применения политики нормирования оборотных средств;
2) технология. Развитие науки и техники открывает для предприятия новые возможности. Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации. Компьютеризация на предприятии позволяет автоматизировать технологию учета, а также планирования и управления оборотных средств, позволяет более эффективно анализировать состояние оборотных активов для принятия управленческих решений;
3) состояние экономики. Руководство должно также уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние экономики влияет на стоимость всех активов, их ликвидность, т. е. способность быстро обращаться в деньги. Например, прогнозируется инфляция, руководство может счесть желательным увеличение запасов поставляемых организации ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда, с тем чтобы сдержать рост издержек в скором будущем. Оно также может решить привлечь заемные средства, поскольку при наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле и тем самым будут частично скомпенсированы потери от выплаты процентов. При этом деньги будут вложены в оборотные активы, следовательно, расширится сфера деятельности предприятия. Если же прогнозируется экономический спад, организация может предпочесть путь уменьшения запасов готовой продукции, поскольку могут появиться трудности ее сбыта, сократить часть работников или отложить до лучших времен планы расширения производства;
4) политические факторы. Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей особое значение. Один из них – настроение администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. С другой стороны, если в стране наблюдается политическая нестабильность, смена строя, войны – это крайне отрицательно влияет на деятельность предприятия: у покупателей значительно снижается интерес к каким-либо товарам, работам, услугам, следовательно, обороты предприятий снижаются, оборачиваемость активов замедляется. Также большую угрозу составляет наличие криминальной обстановки в стране.