В) ФОРМУЛИРОВАНИЕ ПРОБЛЕМЫ есть СОПОСТАВЛЕНИЕ имеющегося с желаемым и определение того, чего не хватает, что мешает.
Это самый сложный, и потому системно не структурированный, этап мышления.
В результате сравнения желаемого с имеющимся появляется возможность определить, чего же не хватает для достижения цели или что мешает ее достижению. В этом и есть суть проблемы. Но суждения, выражаемые глаголом с частицей НЕ (не хватает, не дает), не инициируют нас на активную деятельность (в лучшем случае только на сетования). Поэтому необходимо выработать цели деятельности.
Выработка древа целей.
Цель – идеализированный результат и выражается глаголами: быть, стать, получить, достичь! (Подчеркнем, цель – не результат деятельности, цель ни когда не равняется результату, в процессе движения к цели ситуация меняется, меняются субъекты, меняется микро и макросреда. Если бы цель могла совпасть с результатом, то стало бы возможным и тотальное планирование экономики Советского союза.)
На этом этапе решения проблемы необходимо выявить цели, достижение которых устраняет (решает) проблему (т. е. то, что устраняет нехватку или помехи).
Исходным для размышления материалом являются сведения (умозаключения, посылки, суждения) выработанные при анализе ситуации плюс описание проблемы (а в ней уже заложена основная цель).
Как правило, для достижения основной цели (скорректированной формулой проблемы) требуется достичь нескольких вспомогательных, обеспечивающих и промежуточных целей.
Все эти цели должны ранжироваться по различным критериям: по срокам (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные); по соподчиненности и очередности в отношении друг друга; по приоритетности (главные, важные, первостепенные, второстепенные).
Таким образом формируется древо целей – система, в которой цели связаны друг с другом в зависимости от очередности, важности и срочности.
Постановка задач – что нужно сделать для достижения целей?
Вне зависимости от того, сколько выявлено целей, необходимо определиться с помощью выполнения каких именно задач эти цели будут достигнуты. Под задачами обычно понимаются пути и способы достижения целей. Каждая цель достигается благодаря выполнению нескольких задач.
Схематично это выглядит так:
Следует учитывать и то, что каждая задача может представлять из себя целый комплекс более мелких, частных задач и тогда более общая задача становится по отношению к ним целью. В практике именно этот нюанс часто вызывает смятение. В дальнейшем, когда мы рассмотрим схему многоуровневой матрицы, станут ясны причины этой «путаницы».
Выработка вариантов решения задач– перебор всех возможных и мыслимых способов, методов, путей выполнения задач – дает ответ на вопрос как можно выполнить задачи.
Это, пожалуй, наиболее простой этап. Самое главное на этом этапе – не ограничивать перебор «очевидно допустимыми» способами и путями, а дать простор фантазии. Фильтрация будет производиться на следующем этапе. (Стоит напомнить хрестоматийный пример: во время Второй мировой войны США должны были максимально быстро построить огромное количество морских судов. Одним из «диких» предложений было строительство корпусов судов из железобетона. После детального анализа именно это предложение было с успехом реализовано.)
Оценка выработанных вариантов решений, отвечает на вопрос какие варианты реализуемы и может проходить по следующим шагам:
а) выявление (установление) рамок – ограничителей по ресурсам, этическим нормам и т. п.;
б) сопоставление выработанных вариантов с ресурсами
(временными, кадровыми, финансовыми и т. д.);
в) сопоставление вариантов друг с другом;
г) прогнозирование – наложение на наличную ситуацию
закономерностей развития составляющих ситуации;
д) прогнозирование развития ситуации под влиянием
реализации вариантов решения;
е) исключение неприемлемых вариантов и их сочетаний;
ж) компанование близких к оптимальным сочетаний
приемлемых вариантов.
Очень важен первый шаг – определение ограничителей. Иногда этот процесс называют определением критериев оценки вариантов. Но некоторые авторы предлагают пользоваться только теми ограничителями, которые имеют измеримые количественные показатели (цена, размер, время и т. п.) На наш взгляд это совершенно неверно. Например, при выборе транспортного средства только по стоимости, мощности двигателя, вместимости и скорости, но без учета комфортности и престижности, можно прийти к выводу, что между приобретением БТР и БМВ нет разницы. Еще более существенно то, что среди ограничителей существуют и такие, как корректность, законность, нравственность. Иногда предлагается определить критерии сразу после формулирования проблемы. Но роль критериев оценки вариантов решения играют: и ограничительные условия ситуации, и допустимые условия, и желательные результаты и условия, и сама цель, и все мыслимые ресурсы (время, деньги, люди ...). Следует отметить, что ограничители используются не только для отсева неприемлемых вариантов, но и для ранжирования вариантов по степени приемлемости. Поэтому, выработка критериев – ограничителей происходит на всех этапах до самой оценки вариантов решения, а применяются они в основном при оценке.
После определения ограничителей производится сопоставление вариантов с количественными ограничителями (ресурсами). Практически на этом шаге проектируется ресурсное обеспечение исполнения принятого решения. В результате можно сделать экономическую оценку, но часто только предварительную.
Требуется не только оценивать каждый вариант по приемлемости с позиций ограничителей, но и оценить совместимость вариантов друг с другом. Например, решение одной задачи посредством арбитражного процесса может быть недопустимым в связи с тем, что решения других задач предполагает сохранение дружеских отношений с возможным ответчиком по иску.
Оценка вариантов должна происходить не только в статике, но и динамике. Причем прогнозируется и изменения всех составляющих ситуации во времени при обычном течении событий, и те изменения, которые будут вызваны реализацией решения.
Только после этого можно приступать к фильтрованию выработанных вариантов и отсеиванию неприемлемых.
Конечный шаг – подбор близких к оптимальным сочетаний вариантов решения.
Принятие решения – выбор одного сочетания вариантов из выработанных, т. е. ответ на вопрос какое сочетание вариантов будет реализовываться.
Психологи говорят, что самым тяжелым и неприятным для человека занятием является как раз выбор решения. Можно резвиться, выполняя штабную работу по анализу ситуации, фантазированию результатов, вариантов решения, но когда дело доходит до принятия решения по проблеме, за которым следует уже реализация, а значит риск затрат, потерь, неудачи, банкротства, то приходится брать на себя ответственность и демонстрировать профессиональную состоятельность, прозорливость.
Следует учесть, что найти оптимальный, по всем параметрам лучший вариант решения проблемы, как правило, невозможно. Обязательно приходится искать компромисс между наилучшими, но несовместимыми вариантами решения отдельных задач.
После принятия решения следует этап его реализации, т. е. этап обеспечения исполнения решения.
Что касается содержания процесса обеспечения исполнения, то оно осмысливалось при выработке и оценке вариантов решения (поэтому на схеме управленческого цикла обоюдоострая стрелка между этими этапами). Но при реализации решения мы встречаемся с вопросами механизмов и средств управления, структуры системы управления (иногда это называют «управлением проектом»), поэтому обеспечение исполнения выделяется в обособленный этап управления.
Оценка результатов – сопоставление цели с описанием конечной ситуации.
Идеально оценка результатов реализации решения должна происходить после реализации. Поскольку по определению «цель=идеализированный результат» результат не совпадает с целью, постольку по окончанию деятельности по решения проблемы следует описать вновь создавшуюся ситуацию и сравнить ее с поставленными целями и, главное, выявить наличие или отсутствие проблемы, которая решалась. Кроме этого, следует выявить из описания новой ситуации, какие новые проблемы возникли в результате проведенной деятельности. По результатам такого анализа производится корректирование (частичное изменение) или коррегирование (кардинальное изменение) принятого решения.
Корректирование. Коррегирование принятого решения – если анализ ситуации на определенном этапе не соответствует прогнозу, то процесс управления начинается сначала (во всех составляющих: субъекте, объекте, среде).