Жизненный цикл делят на фазы, фазы на стадий, стадии на этапы. Общепринятого подхода, определяющего четкий регламент в терминологии, количестве фаз, стадии, этапов, не существует, поскольку они определяются особенностями конкретного проекта.
Однако общая логика и содержание любого проекта определяется набором общих правил.
В качестве примера может быть приведена концептуальная схема жизненного цикла проекта по созданию нового промышленного объекта (рис. 9.2.).
Рис. 9.2. Концептуальная схема жизненного цикла проекта [2]
Процесс осуществления проекта протекает во времени. Он имеет начало и окончание, требует в течение этого времени определенных затрат «усилий». На рис. 9.3. представлена типичная зависимость «время-усилия», характеризующая как динамику процесса развития проекта по фазам жизненного цикла.
На рисунке изображены четыре различные фазы проекта, которые предусматривают жизненный цикл правильно выполняемого проекта: концепцию, планирование, выполнение, окончание. Здесь же указаны типичные виды деятельности, необходимые на каждой фазе. Естественно, каждая фаза может иметь свои стадии и этапы, число которых зависит от особенностей проекта. Однако названные четыре фазы являются присущими всем типам проектов и имеют жизненно важное значение для прогрессивной концепции разработки и планирования успешной реализации проектов.
Рис. 9.3. Четыре фазы жизненного цикла проекта
Первые две фазы часто рассматриваются как предварительные разработки, когда есть возможность создать проект на бумаге. Третья и четвертая фазы содержат более детальные разработки, спецификации и физическое воплощение проекта. Заметим, в частности, что разрешение на продолжение требуется в конце двух первых фаз, а разрешение на производство и окончание – перед окончанием двух последних фаз. Таким образом, каждая фаза является мини-проектом со своими целями и ограничениями и соответственно рассматривается и управляется.
Необходимо учитывать определенный набор факторов:
1. Четко поставленные цели. Начиная уже с философии проекта приверженность проектной группы заявленным целям.
2. Компетентность руководителя проекта. Грамотный, коммуникабельный руководитель, имеющий необходимый технический и административный опыт.
3. Поддержка со стороны руководителей высшего звена. Все заинтересованные стороны должны знать об этой поддержке и видеть ее проявления.
4. Профессиональная подготовленность членов проектной группы. Успех проекту обеспечивает грамотная и подготовленная группа исполнителей.
5. Достаточное ресурсное обеспечение. Финансовые, кадровые, материальные и другие ресурсы в достаточном количестве.
6. Адекватное информационное сопровождение. Наличие необходимой для реализации проекта информации о его целях, статусе, изменениях, организационных условиях и потребностях клиентов.
7. Механизмы управления. Механизмы управления происходящими событиями и выявления отклонений от плана.
8. Обратная связь. Все заинтересованные стороны должны иметь возможность изучать положение дел и вносить соответствующие предложения и коррективы.
9. Отзывчивость по отношению к клиентам. Все потенциальные пользователи проекта получают информацию о состоянии дел по проекту.
10. Механизмы поиска и коррекции отклонений. Система мер по поиску проблем и устранению их причин.
11. Неизменность состава участников проекта. Кадровая составляющая проекта на весь срок его реализации должна в максимально возможной степени оставаться постоянной. Частая смена кадров может привести к «распылению» накопленного группой опыта.
Для обоснования целесообразности и осуществимости проекта на этапах его разработки, для анализа основных аспектов проекта в период его реализации и для заключительной оценки степени достижения целей проекта и сравнения фактических результатов осуществления проекта с тем, что было запланировано, используется ряд характеристик проекта.
К важнейшим из них относятся технико-экономические и другие показатели результатов проекта:
– объемы работ;
– сроки выполнения;
– стоимость, затраты, себестоимость, прибыль, качество;
– коммерческий риск, надежность;
– жизнеспособность проекта;
– конкурентоспособность;
– социальная общественная значимость проекта и др.
В процессе анализа и оценки проекта на протяжении его жизненного цикла основные характеристики проекта должны помочь оценить следующие основные аспекты его осуществления:
Технические аспекты:
Является ли проект технически обоснованным и используются ли в нем лучшие из имеющихся технических альтернатив?
Коммерческие аспекты:
Является ли проект перспективным, т. е. имеется ли достаточный платежеспособный спрос на продукцию проекта?
Финансовые аспекты:
Является ли проект жизнеспособным в финансовом отношении? Возмещаются ли затраты на реализацию проекта? Какова рентабельность проекта, финансовый риск и др?
Экологические аспекты:
Какое влияние оказывает проект на окружающую среду? Является ли он экологически согласованным? Достаточны ли принимаемые меры по снижению воздействия проекта на окружающую среду?
Организационные аспекты:
Имеется ли ответственная в целом за проект организация, и как она выполняет возложенные на нее функции по подготовке, реализации, эксплуатации и управлению проектом на всем его жизненном цикле?
Социальные аспекты:
Отражает ли проект местные условия? Совместим ли проект с обычаями и традициями заинтересованных участников? Оказывает ли проект отрицательное воздействие на некоторые группы населения?
Экономические аспекты:
Является ли проект экономически оправданным? Превышают ли положительные результаты проекта затраты на его осуществление и эксплуатацию? С какими рисками сопряжен проект? Можно ли увеличить выгодность проекта? Включает ли проект адекватные стимулы для различных участников проекта?
Каждый из перечисленных аспектов может рассматриваться как множество факторов воздействия на проект на протяжении его жизненного цикла – положительного или отрицательного.
При управлении проектами особая роль отводится руководителю проекта. Его основная задача как менеджера проекта – обеспечить достижение целей проекта, при этом он выполняет следующие основные функции:
планирует проект;
контролирует его выполнение;
упорядочивает сложность;
снижает уровень неопределенности;
организует обмен необходимой информацией;
обеспечивает проект ресурсами;
распределяет ресурсы между задачами;
управляет неопределенностью посредством прогнозирования, планирования и решения проблем.
Руководитель проекта должен обладать пятью основными качествами:
1) иметь опыт в сфере реализации проекта;
2) быть лидером и обладать стратегическим видением, позволяющим ему при работе над деталями видеть проект и его среду в целом;
3) обладать техническими знаниями, необходимыми для принятия решений по реализации проекта;
4) уметь работать с людьми, общаться, поощрять, мотивировать, возглавлять, улаживать споры и решать политические вопросы;
5) иметь за плечами опыт реализации проектов.
9.4. Методы планирования при управлении проектами
При реализации управления инновационными проектами должна быть сформирована многоуровневая система планирования, включающая концептуально-стратегический (текущий) и тактический (оперативный) уровни. Каждому из них соответствуют свои планы.
На концептуально-стратегическом уровне намечаются цели и задачи проекта, рассматриваются альтернативные варианты действий по достижению этих целей с оценкой негативных и позитивных сторон каждого варианта, определяется примерная продолжительность осуществления и стоимость проекта. Уже на этом уровне планирования устанавливаются внутренние и внешние связи, цели и задачи для каждого участника команды проекта, фиксируется внимание на промежуточных этапах, каждый участник получает задания и планирует работу по их выполнению.
На тактическом уровне осуществляются текущее планирование, с помощью которого уточняются сроки выполнения комплексов работ, потребность в ресурсах, устанавливаются объемы работ в течение года и кварталов, за выполнение которых отвечают исполнители, и оперативное с детализацией задания на более короткий отрезок времени – месяц, неделю, сутки, смену.